企业行政管理人员培训课程
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结果，一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特 色、草草而就的文件。因此，尽管小林几年来一直兢兢业业、埋 头苦干，但工作却起色不大，职位也一直没有得到升迁。
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
（一） 文书的含义及作用
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记 载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式 的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证 性工具。
段落、层次、过渡、照应、开头和结尾
路漫漫其悠远
3、撰稿： 写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。
（秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短） ▪ 前面这三步是最辛苦的。
路漫漫其悠远
4、审核 办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改， 有改到面目全非的，有推倒重来的。 在审核修改文章过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿 人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。
企业行政管理人员培训 课程
路漫漫其悠远 2020/3/27
课程目录
一 企业行政管理基础知识 二 行政实务（行政接待、电话接打）
三 会务工作
四 文书工作
五 保密、印信及办公室管理工作
路漫漫其悠远
六
档案管理
培训目标
▪ 提升技能 ▪ 通过考试 ▪ 结交朋友
路漫漫其悠远
路漫漫其悠远
案例导入
小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬 亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是 掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又 不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候， 才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出 差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周， 不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天 ，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天 就要起程了，可是他要的报告还未见一字。
求批准和答复审批事项。
▪ 会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。
路漫漫其悠远
（二）文书撰拟的程序
文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰 拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。 1、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文 起草的起点。 （秘书不能想写就写）关键是确立主题 2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草 。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。 关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
文书定义包含以下几方面基本内容： 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织， 也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和 存载。
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
（二）文书的作用 1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文
2 文书工作的内容和要求
文书工作的内容主要包括三大环节：
文书的形成
文书的处理 文书的管理
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
3、 文书工作机构 文书工作领导机构是各级各类机关、组织的
领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处
理文书事务。 在某些单位，文书工作的某些环节会由某专
门的部门承担。
（1）有无发文的必要 （2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误 （3）内容是否完整、准确，有无缺漏 （4）格式文种是否符合规范 （5）文字表达是否规范，标点符号 （6）审核手续是否完备
路漫漫其悠远
5、签发： 领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是 院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。 签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。
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（三） 文书工作的基本原则
1、准确 2、高效 3、安全 4、精简
2000年的《国家行政机关公 文处理办法》指出：“公文处理 应当坚持实事求是、精简、高效 的原则，做到及时、准确、安全 。”“公文处理必须严格执行国家 保密法律、法规和其它有关规定 ，确保国家秘密的安全。”
路漫漫其悠远
文书工作要讲究高效性
1、文书工作的含义 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理
和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕
，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员 、秘书人员共同参与的一系列工作。
狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的 技术性和事务性的工作。
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
价值
文书工作的时效性：文书的价 值与处理时间成反比例关系。
v+n
v t
路漫漫其悠远
t+n
时间
一、 文书工作概述
（四） 文书工作“四化”
1. 科学化 2. 规范化 3. 制度化 4. 自动化
路漫漫其悠远
二、 文书撰拟
（一）文书的种类
1、公文类 2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。 3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲 裁协议、仲裁申请书等。 4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。 5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评 论等。 6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。
▪ 通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 ▪ 报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或
报送文件。
▪ 请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。 ▪ 批复--适用于答复下级机构的请示事项。 ▪ 函 --适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请
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公文类
▪ 决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。 ▪ 决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与
意见。
▪ 通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则 等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文 ；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员 工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。
书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，
是人们追溯历史的凭证。
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Baidu Nhomakorabea
一、 文书工作概述
文书、公文、文件的关系
文件
路漫漫其悠远
纸质 文件
非纸质 文件
文书
照片文件 电子文件 声像文件
公务文书 私人文书
公文
其他文字 材料
一、 文书工作概述
（二） 文书工作
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一、 文书工作概述
（一） 文书的含义及作用
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记 载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式 的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证 性工具。
段落、层次、过渡、照应、开头和结尾
路漫漫其悠远
3、撰稿： 写的过程。包括资料收集与准备、初稿、自己修改。
（秘书不能想何时写就何时写，不能有话则长无话短） ▪ 前面这三步是最辛苦的。
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4、审核 办公室审核，有时领导审核。重要公文经常是反复讨论修改， 有改到面目全非的，有推倒重来的。 在审核修改文章过程中，审核人与拟稿人之间，修改人与拟稿 人之间，不同审核人之间都有可能有对立认识。
企业行政管理人员培训 课程
路漫漫其悠远 2020/3/27
课程目录
一 企业行政管理基础知识 二 行政实务（行政接待、电话接打）
三 会务工作
四 文书工作
五 保密、印信及办公室管理工作
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六
档案管理
培训目标
▪ 提升技能 ▪ 通过考试 ▪ 结交朋友
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路漫漫其悠远
案例导入
小林是某私企经理的助理秘书，几年来，她勤奋努力，事必躬 亲，却发现总被一些琐事包围着。她生性优柔寡断，一件事总是 掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要又 不太懂的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候， 才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出 差，让她起草一份在董事会上的发言报告。她想时间还有一周， 不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天 ，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天 就要起程了，可是他要的报告还未见一字。
求批准和答复审批事项。
▪ 会议纪要--适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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（二）文书撰拟的程序
文书撰拟就是起草文书。文书是管理的基本手段之一。撰 拟是最核心的一个程序。并不是全部程序。 1、交拟：领导交待起草，或根据工作计划安排起草。这是公文 起草的起点。 （秘书不能想写就写）关键是确立主题 2、拟议（构思）：酝酿构思，有时是办公室集体讨论如何起草 。特别重要的文书，领导会亲自组织办公室人员讨论起草。 关键：吃透领导的意图（秘书不能想怎么写就怎么写）
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
文书定义包含以下几方面基本内容： 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织， 也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和 存载。
路漫漫其悠远
一、 文书工作概述
（二）文书的作用 1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文
2 文书工作的内容和要求
文书工作的内容主要包括三大环节：
文书的形成
文书的处理 文书的管理
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一、 文书工作概述
3、 文书工作机构 文书工作领导机构是各级各类机关、组织的
领导机构及其负责人。 组织中的文秘部门和专职的文书人员负责处
理文书事务。 在某些单位，文书工作的某些环节会由某专
门的部门承担。
（1）有无发文的必要 （2）主送机关、抄送机关和发文机关有无错误 （3）内容是否完整、准确，有无缺漏 （4）格式文种是否符合规范 （5）文字表达是否规范，标点符号 （6）审核手续是否完备
路漫漫其悠远
5、签发： 领导审阅定稿，并签发。只有法定代表人才有权签发。院是 院长、党委是书记。如果一把手不在，要有授权才能签发。 签发中易出现的矛盾主要是领导者的签发意见不一致。
路漫漫其悠远
（三） 文书工作的基本原则
1、准确 2、高效 3、安全 4、精简
2000年的《国家行政机关公 文处理办法》指出：“公文处理 应当坚持实事求是、精简、高效 的原则，做到及时、准确、安全 。”“公文处理必须严格执行国家 保密法律、法规和其它有关规定 ，确保国家秘密的安全。”
路漫漫其悠远
文书工作要讲究高效性
1、文书工作的含义 文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理
和管理而展开的一系列活动的总称。 广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕
，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员 、秘书人员共同参与的一系列工作。
狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的 技术性和事务性的工作。
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一、 文书工作概述
价值
文书工作的时效性：文书的价 值与处理时间成反比例关系。
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时间
一、 文书工作概述
（四） 文书工作“四化”
1. 科学化 2. 规范化 3. 制度化 4. 自动化
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二、 文书撰拟
（一）文书的种类
1、公文类 2、商务管理类：计划、总结、简报、分析报告等。 3、商务业务类：商务函电、商务谈判方案、谈判协议、仲 裁协议、仲裁申请书等。 4、商情调研类：市场、商品、用户、价格调研等。 5、商务宣传类：商务综述、商务报道、商务通讯、商务评 论等。 6、商务信息类：广告、商品说明书、市场信息等。
▪ 通报--适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 ▪ 报告--适用于向上级机构汇报工作，反映情况，答复上级机构的询问或
报送文件。
▪ 请示--适用于向上级机构请求指示、批准的事项。 ▪ 批复--适用于答复下级机构的请示事项。 ▪ 函 --适用于不相隶属单位或部门之间商洽工作、询问及答复问题；请
路漫漫其悠远
公文类
▪ 决定--适用于对公司重大决策或重要事项进行部署和安排。 ▪ 决议--对要求贯彻执行的重要事项、经过会议讨论通过后形成的方案与
意见。
▪ 通知--适用于发布公司的行政和业务规章制度（包括规定、办法、细则 等）；转发上级机构或无隶属关系机构的公文；批转下级机构的公文 ；传达要求有关部门办理、周知或者执行的事项；奖惩有关机构和员 工，任免和聘用人员；变更或撤销公司不适当的决定事项。
书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，
是人们追溯历史的凭证。
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一、 文书工作概述
文书、公文、文件的关系
文件
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纸质 文件
非纸质 文件
文书
照片文件 电子文件 声像文件
公务文书 私人文书
公文
其他文字 材料
一、 文书工作概述
（二） 文书工作