电子文件归档办法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

企业管理体系文件

QB/MEDJ-206-04-2006 电子文件归档管理办法

2006-01-01 发布 2006-01-01 实施

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司发布

前言

本制度由公司工程管理部归口管理并负责解释

本办法起草人：苑书林

本办法校核人：苑书林

本办法审核人：靳江崇莉杨浩维王占军本办法批准人：武斌

目次

1.目的

2.适用范围

3.引用依据

4.术语

5.职责

6.管理内容和方法

内蒙古第二电力建设工程有限责任公司

电子文件归档管理办法

QB/MEDJ—206— 04 —2006 1.目的

为了加强公司电子文件的规范化管理，保障电子文件和电子档案的安全和有效利用，更好地为公司各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司企业电子档案的管理。

3. 引用依据

3.1 《中华人民共和国档案法》

3.2 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》

3.3 内蒙古电力（集团）有限责任公司电子文件归档管理办法

4. 术语

4.1 电子文件：是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

4.2 电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存利用价值的归档电子文件。

4.3 电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上（移动硬盘或光盘等），向档案部门移交的过程。

4.4 电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原有的存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

5. 职责：

5.1 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，按照档案工作集中统一管理的原则，公司机关各部门及项目部、各专业子（分）公司形成的电子文件，在归档前由各单位指定专人负责收集、积累、保管、登记。确保电子文件不失真、不损毁、不丢失。

5.2档案管理部门负责归档电子文件的验收及接收后的编目、保管和提供利用以及制作光盘等工作，电子文件形成部门提供协助和支持。

5.3 档案管理部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理人员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位计算机系统操作技能，并积极主动提供服务充分发挥归档电子文件的作用。

5.4 信息管理部门负责从技术上针对自然灾害、突发事件、非法访问、非法操作、人为破坏、计算机病毒等，采取与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等防范对策。

5.5 电子文件形成部门及信息管理部门应积极协助和支持档案管理部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。电子文件形成单位的负责人应对电子档案的真实、完整、有效负责。

6. 管理内容和方法

6.1 电子文件的管理

6.1.1 公司机关各部门、项目部、各专业子（分）公司要把电子文件材料的管理纳入本部门职责范围，应建立规范的制度和工作程序并结合相

应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

（1）登记处理过程中相互衔接的各类责任者。文件起草者、修改者、审核者、签发者等。

（2）登记处理过程中的各类操作者。文件打字者、发文者、收文者、存储管理者等。

（3）登记处理过程中产生的责任凭证信息。批示、签名、印章、代码等。

（4）登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

6.1.2 为保证电子文件的真实性，文件形成单位应在计算机系统中设置安全防护技术措施。

（1）建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制，防止非法侵入。

（2）设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

（3）对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记。

（4）对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

6.1.3 为保证电子文件的完整性，文件形成单位应建立电子文件完整性管理制度，并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

6.1.4 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

6.1.5 每份归档电子文件均应在《归档电子文件登记表》（见附录1、2）中登记，与电子文件同时保存。《归档电子文件登记表》如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

6.1.6 电子文件稿本代码：M---草稿性文件；U---非正式电子文件；F---正式电子文件。

6.1.7 电子文件类别代码：T---文本文件；I---图像文件；G---图形文件；V---影像文件；A---声音文件；O---超媒体链结文件；P---程序文件；D---数据文件。

6.2 收集与积累

6.2.1 电子文件的收集积累是电子文件责任者一项重要内容，应由电子文件形成部门设专人集中管理，不得由个人分散保管。电子文件不同于纸质文件，应在电子文件形成或任务完成后及时进行收集积累，以防止信息内容丢失、损坏。

6.2.2 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

6.2.3 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。