文件资料管理办法

1. 范围

本办法规定了公司文件资料的分类及各类文件的管理要求

本办法适用于公司各类文件的管理

2. 管理职责

办公室负责有关房地产开发必须的国家法律法规、标准的收集和公司经营活动的批文、合同、证书等原件及质量管理体系文件、质量记录的管理。

总工办负责工程图纸的收发、保管以及设计评审、工程图纸审查资料的管理。

工程部负责现场使用图纸、监督检查记录和材料验收记录的管理。

各部门负责本部门文件的管理。

3. 管理要求

文件资料分为以下几类:

质量手册、程序文件、管理文件、作业指导书等。

工程图纸及技术性文件。

必须执行的工程方面国家法律、法规、标准等外来文件。

批文、合同、证书、检测报告等。

文件资料的发放与签收

文件资料应按规定的发放范围发放，建立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编发放号，发放号由发放部门规定。

文件资料的签收，由收文单位领导或资料保管员签收，建立收文台帐并由收文单位领导签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。

文件资料的受控规定

质量手册、程序文件、管理文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需随意修改应按文件资料更改程序办理。

公司使用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由总工办规定，并负责工程图纸的保管、发放、回收，并建立保管、发放台帐。

工程图纸的受控标识为在每张图纸上加盖"有效资料"章。

工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，经总工程师批准后方可更改，更改由总工办设计主管工程师实施，任何随意更改的图纸，均属无效资料。

其他文件资料(包括外来资料)需受控的，均应编好标识。

文件资料的归档与保管

文件资料的归档:

所有的批文、合同(协议书)、证书、检测报告、竣工资料等原件在手续完毕后一周内交办公室归档，机密文件当日归档;

相关部门如因工作需要留档，可保存复印件。

文件资料的保管

文件资料的保管实行按不同文件类型采用分片保管的办法进行管理。

办公室负责保管以下文件资料:

1) 房地产开发必须的国家法律、法规、标准。

2) 前期工作的相关资料。

3) 批文、合同、证书、检测报告、竣工图等原件。

4) 质量体系文件、质量记录以及质量管理体系运行资料的保管，以及公司下发文件的原件等。

总工办负责保管以下文件资料:

1) 工程图纸及发放台帐。

2) 设计方案评审记录、工程图纸审查记录。

3) 变更通知单更改记录。

计划管理部负责保管以下文件资料:

1) 生产管理计划及实施情况资料。

2) 甲供材采购合同，供方评定资料以及甲供材进货、验收、入库等资料。

3) 工程招标资料，工程预、决算资料。

工程管理部负责保管以下资料:

1) 工程施工现场管理的各种记录。

2) 甲供材验收记录，工程验收记录。

3) 部门的工程图纸以及部门文件的发放记录。

4) 质量管理体系相关资料。

销售管理部负责保管以下文件资料:

1) 销售合同(契约)及合同评审资料和销售经营活动相关资料。

2) 销售策划、广告宣传等相关资料。

3) 业主档案、业主信息反馈投诉处理资料及业主满意度调查统计资料。

4) 质量管理体系相关资料。

财务管理部负责保管以下文件资料:

1) 各种财务单据。

2) 用于质量管理体系运作资金保障的相关记录。

3) 质量管理体系相关资料。

文件资料的组卷

各部门保管的所有文件资料由资料员建立文件管理总台帐，分类组卷保管，总台帐至少应有:文件名称、文件编号、发文单位、页数、归档时间和归档袋 (夹)号，以便查阅。

质量手册和程序文件合并组卷为一册，首页为卷内目录。

公司管理文件组卷一册，首页为卷内目录。

工程图纸可分幢归档组卷，总工办至少保管一套完整的图纸备案装订成

册 (一册或多册)首页为卷内目录。

各部门保管的其他资料，可以自行分类、组卷或装订(夹、袋)，首页为卷内目录。

文件资料的借阅与复制

一般文件资料的查阅可在资料室内进行，受控文件的查阅和借出，应填写"借阅档案登记簿"经本部门领导签字，办公室主任批准方可办理。

文件的复制，需按规定填写"资料复印审批表"，办理复制手续。

涉及商业机密相关资料的复制，须经办公室批准方可复制，资料员应做好登记，备查。

文件资料的作废和销毁

各部门资料保管员每年清理一次保管文件资料的有效情况，列出失效文件和作废文件清单。

所有失效文件和作废文件，由相关部门资料保管员及时从所放置或使用场所撤出或收回，加盖"作废"印章，以防止作废文件的非预期使用。

作废文件需销毁时，由相关部门资料保管员填写"文件销毁申请单"，经部门领导确认，交办公室汇总，报总经理批准或总经理授权人批准后，方可销毁。