浅议档案电子化管理存在问题及对策思考

浅议档案电子化管理存在问题及对策思考学号：201001070422姓名：王娇妮班级：行政管理10-02浅议档案电子化管理存在问题及对策思考摘要：本文阐述了档案以及电子档案管理的内涵，从思想观念存在局限性、计算机技术不够完善、电子档案安全性、保密性难以保证以及管理人员素质有待提高等六大方面总结了目前电子档案管理的现状和问题，从而提出了建立完善档案管理制度、加强管理基础设施建设、做好保密工作并提高档案法律效力等针对性措施。

关键词：档案管理；电子化管理；管理体系完善一、档案及电子化管理概述档案是人类社会的原始记录，它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义[1]P1。

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。

档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。

关于档案定义很多学者也有不同的看法，中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

”档案管理，亦称档案工作。

是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。

电子档案就是将档案的内容记录在计算机能够阅读的介质上，包括数字的、图形的及文本的各种信息，并可通过计算机将这些信息进行传输和处理的文件。

随着网络时代的来临，人们对办公自动化的要求也越来越高，促使电子档案成为人们进行信息交流的主要媒介，虽然电子档案不可能完全取代传统的纸质档案，但他为人们提供了纸质档案无法比拟的便利。

现存纸质档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免；但因无备份，每年仍有大量的档案文档损失。

且由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。

电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。

电子档案须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,安全系数加强。

二、档案电子化管理现状及存在的问题分析我国档案信息化经过近三十年的探索、发展，各个方面均取得了很大成绩。

档案信息化建设由局部走向整体，在宏观框架下进行全面规划和组织实施，并与电子政务建设紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。

国家档案局成立了全国档案信化工作领导小组，出台了《全国档案信息化建设实施纲要》，各地也相继出台了本区档案信息化建设方面的规划和规章，一批有关电子文件管理的标准、规范相继出，一些重大档案信息化项目得到立项，各级档案部门在档案机读目录数据库建设、馆藏档案数字化、档案网站建设、数字档案馆建设方面均取得了长足进展，档案信息化建设全面、有序，系统推进。

但是在档案信息化建设中也存在一些问题，需要我们正确的认识。

（一）对电子档案的认识不足，思想观念存在一定的局限性以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。

随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。

然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。

与此同时档案管理新技术的不断应用，必然给档案工作者带来相当大的心理压力。

当前，信息资料的种类日益繁多，信息量不断增加，信息的新技术含量日益增高。

电子文件的产生、积累、归档、传输、存储、保护、利用等一条龙的作业与服务，都会使档案工作者不适应。

思想、思维跟不上新的要求，这种心理的不适应会导致自信心不足，不求上进，甚至与其对立厌恶职业，想转换岗位。

（二）管理软件缺乏统一性，计算机没有大规模应用由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

而且电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

（三）档案管理标准化进程进展缓慢制约档案的整理与归档档案的电子化管理对计算机设备有较强的依赖性，硬件方面，单机版的需要较高的计算机配置，网络版的需要服务器、交换机、等的支撑；软件方面，需要一支非常专业的计算机软件开发队伍，进过对档案深入细致的调研，开发出档案管理软件系统，按照档案管理的要求科学的、标准的、规范的、简洁的完成电子档案的录入、生成、上传、查阅、销毁等。

但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

许多单位因实施现行分类法有一定难度，仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现，档案管理质量有待提高。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

（四）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。

保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。

档案的本质属性是原始记录性。

纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。

计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

（五）电子档案信息安全问题突出，保密性存在问题档案是单位的宝贵财富，档案的保密性和真实性是档案管理人员最为注重的。

档案管理的电子化实现了档案管理的便捷，较大程度上实现了资源的共享，但同时也加大了档案管理的风险。

随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。

电子政务系统中大量的政府公文通过网络发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。

同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。

以办公自动化和网络作为生存基础的电子文件处于这样一种恶劣的网络环境之中，可以想象一个疏忽就可能导致灭顶之灾。

接入互联网所遇到的非法访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

（六）档案信息管理人员素质有待提高实现档案信息电于化。

首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。

甚至有现代文盲现象。

尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

（七）电子档案的法律效力不够明确原始纸质的档案材料经过相关部门的盖章，具有极强的法律效力，在查阅档案或者传达命令时都需要加盖印章的原始档案材料，电子版的档案在现阶段不具有很强的法律效力。

电子版的档案目前只限于信息的通报和会议的通知，对于比较正式的人事任命和处理决定，相关部门还是要出示加盖印章的原始档案材料，电子档案还是不能够得到有关部门的认可，同样它也不具有很强的法律效力。

三、档案电子化管理的针对性对策时代在进步，科技在发展，各行各业都阻挡不住信息化技术前进的脚步，同时在这场信息技术革命中，各个行业都不能置身事外，档案的管理工作是一件技术性和保密性极强的工作，广大档案管理部门和档案管理工作人员要在现有管理技术水平上加强对档案管理电子化的认识，在现有基础上完善档案的电子化管理。

（一）建立电子档案管理制度。

建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

（二）加强电子档案管理基础设施建设首先要从硬件上配备电子计算机，提高企业档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

其次要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。

及时做好硬件设备的更新维护。

由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。

因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。

同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

（三）加强档案信息化人才队伍建设，变革档案管理人员知识结构推进档案信息自动化的关键是人才。

从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有电脑盲现象。

甚至有些企业档案队伍不稳，人才流失严重。

从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。