谈谈文明单位创建档案的管理

谈谈文明单位创建档案的管理

摘要：文明创建档案产生于文明单位创建过程中，能够全面反映一个创建单位的精神文明建设过程，具有一定保存和查考价值。阐述文明创建档案的收集范围、方法；文明创建档案的分类方法；文明创建档案的整理和保管方法。对当前文明创建档案管理工作的建议。

关键词：档案管理；文明创建；方法

近年来，随着各党政机关和企事业单位对精神文明建设和文明单位创建工作的日益重视，文明创建档案大量产生，文明创建档案的管理是每一个参与文明创建的单位都要面对的重要工作。目前，关于文明创建档案的管理尚没有明确的技术规范、统一标准等。本文试就文明创建档案的管理谈一谈个人看法。

一、文明创建档案的产生和意义

文明创建档案产生于文明单位创建过程中，是记录创建单位班子建设、队伍建设、创建活动、工作业绩、内部管理、综合治理、事业发展等等各方面的原始资料，能够全面反映一个创建单位的精神文明建设过程。以河南省为例，《关于省级文明单位评选和管理办法的规定》（豫文明［2003］13号）规定，省级文明单位考评程序是：（1）组织群众评议。（2）组织考试测验。（3）查阅档案资料。（4）实地考察。因查阅档案资料是文明单位考评程序的重要环节，所以各创建单位对于文明创建档案的收集、整理等工作都比较重视。一个文明单位创建过程下来，会形成大量不同种类、不同载体的档案资料。

从小处而言，文明创建档案不仅是检查考评一个单位文明创建工

作的重要依据，直接关系到文明单位创建能否成功，而且对于创建单位今后的精神文明建设、管理与发展也具有重要参考价值；从大处而言，一个单位就是社会的一个细胞，一个个单位的文明创建档案综合起来，可以反映我们整个社会的精神文明建设历程，对于今后社会研究、编史修志等具有一定查考价值。

二、文明创建档案的管理

1.文明创建档案的收集。根据各级文明单位评选标准，文明创建工作涵盖的内容广泛，包括创建单位业务工作、内部管理等各个方面。因此，文明创建档案的收集范围也包括单位日常工作和管理各个方面的各种资料。当然，涉及到保密的文件资料除外。收集范围主要包括：单位领导班子研究精神文明建设工作的会议记录；成立或调整精神文明创建工作机构和人员的文件；文明单位创建工作有关的规划、计划、总结、简报、制度等；开展文明创建活动的相关文件资料、影像资料等；综合反映单位业务水平、管理水平的文件资料；获得各类奖励、荣誉称号的文件、证书、奖杯、奖牌等。

做好文明创建资料的收集工作，是做好文明创建档案管理的基础。文明单位创建过程中的各类资料，只有及时收集并妥善、规范管理起来，才能形成档案，否则，只能是散放在各个角落的一些资料、文件，时间长了，很可能会毁损、遗失，失去其应有的价值。文明创建资料的收集要立足日常工作，做到及时、全面。比如，在召开会议之后，要及时收集领导讲话的文字稿和录音资料、会议文件资料、会议现场的照片、录像等；举办文体活动前后，要注意收集举办活动的

通知、参加活动人员报名表、活动分组名单、比赛成绩表、表彰文件以及活动时的影像资料等。

2.文明创建档案的分类。文明创建档案从材质上可分为纸质档案、影像档案、音频档案、实物档案等，以纸质档案为主。影像档案、音频档案、实物档案等因数量相对较少，可以作为纸质档案的补充，标清内容、形成日期等要素，单独存放即可，不必再分类。纸质档案的分类，首先按照年度分开，各个年度内可以结合文明单位评选条件及本部门工作实际进行。比如创建省级文明单位的档案，参照省级文明单位的六项评选条件，可以分为“领导班子和队伍建设”、“业务工作管理”、“文明创建活动”、“思想道德建设”、“内外环境建设”、“内部管理和综合治理工作”等六大类，每大类下面，再根据活动和工作开展情况细分若干项，一个年度的每一项就可以作为一卷，年度工作结束后进行整理。如“文明创建活动”类，下面可以再设立“体育比赛活动”、“文化娱乐活动”、“精神文明共建”、“文明科室创建”、“文明家庭创建”等等。如果某一年度中按照上级安排或工作需要开展了一项专题工作（活动），这项工作（活动）形成的档案可以作为单独一项归入相应大类。比如“深入学习实践科学发展观活动”有关档案资料，可以归入“领导班子和队伍建设”类。

3.文明创建档案的整理与保管。文明创建纸质档案可以参照文书档案管理方法进行整理，做到规范整齐，查找便捷即可。每卷内按照重要程度结合时间先后进行排序、打印卷内目录、编页码、装订成卷。有条件的还可以制作档案盒，几卷装入一盒，便于档案的取放，也有

利于档案的保护。文明创建档案有别于文书档案，它是专题反映一个单位文明创建工作的档案，宜作为专题档案进行管理。由于文明创建档案涵盖单位工作和管理的各个方面，在档案内容上可能与文书档案有重复的地方，但为了保持文明创建档案的完整性，有些文书档案中已经存档的文件，文明创建档案中也需要保存。不同种类的档案，因其材质不同，对保管条件的要求也不一样。如影像档案、音频档案等，要注意防磁、防尘、防重压等。实物档案如奖杯、有纪念意义的物品等，要正确放置，保持其原有形态。文明创建档案一般只作为长期卷保管，达到一定年限后，再根据工作需要确定是否继续保存。

三、几点思考

鉴于目前各级各单位文明创建档案日益增多、而其管理方法缺乏统一规定的现状，各级精神文明创建主管部门应联合档案管理部门尽快出台有关文件，对文明创建档案的管理和移交等工作做出明确规定，以防宝贵资料的散失、毁损。各级文明办在每年检查考核结束后，可以选取创建工作成效突出、具有本地区代表性的若干单位的创建档案，作为文明单位管理档案的补充，统一保管；也可以由文明办择优向当地档案管理部门移交，作为反映一个城市或地区精神文明建设工作的重要档案资料。