信息化技术在行政办公中运用

信息化技术在行政办公中的运用
摘要：随着我国经济的不断发展，同时带动着计算机技术能力的迅速提升。

特别是信息化技术已经得到了广泛的运用，例如行政办公、企业管理、高校教学等方面起到了提高办事效率、政务公开、资源共享、阳光行政等作用。

在行政办公的过程中，采用信息化技术不但可以做到科学决策、信息共享，更重要的是可以提升我国信息化建设整体水平在国际中的地位，因此研究信息化技术在我国行政办公中的运用具有重要的意义。

本文首先对行政办公中运用信息化技术所取得的成果进行了分析，同时对现阶段在行政办公中信息化技术利用的过程中存在的问题进行了阐述，并提出了有待完善的建议。

关键词；计算机；信息化；行政办公
中图分类号：tp311
1 行政办公中采用信息化技术的效果
1.1 提升行政办公效率。

在行政办公的过程中，由于传统的办公模式导致资源浪费现象比较较严重，因此必须通过信息化技术来对行政办公所需要的信息进行整合。

在工作中运用信息化技术，可以对信息的传递速度、传递效率进一步的提升。

此外，还可以从侧面减少工作中的相关人员重复工作的现象发生，进而达到减少不必要的环节，提升办公的效率。

1.2 共享行政体系资源。

另外，在对信息的传递速度与效率提升的基础上，信息化可以从日常的政务信息处理过程中，有效的对目
的信息进行迅速的提取、整理以及分析等行为。

由于对信息的提取是一项非常繁琐的任务，那么采用信息化的方式就会大幅度减少工作量。

更重要的是通过信息化的方式将行政体系的内部计算机相连接，就可以将信息形成资源共享的模式，并对其进行内部整合、优化。

1.3 减少资源耗损。

所谓损耗，就是物品在使用的过程中存在着自然或者人为损耗的现象。

也就是说我国传统的行政办公的主要方式是通过纸制品来当作信息传递的媒介。

但是使用纸制品办公的方式除了成本费用较高外，还存在着不容易保存、调取不方便的缺陷。

特别是意外情况下损坏了数据就无法挽回。

通过办公信息化技术的实施，就可以减少不必要的损耗和浪费。

2 信息化在和行政办公中存在的问题
2.1 行政机关网站缺乏有效的信息。

由于各行政机关网站中的有效信息存在着严重的不足，并且其信息的更新速度也比较缓慢。

现阶段我国的机关单位中有70%左右的部门都存在着信息资源有限的现状。

特别是一些县级单位以及较贫困的地区仅仅有简单的公文，而群众想了解的信息却没有在各行政部门的网站中公布出来，特别是各机关单位的工作人员对于信息的资源开发力度有待提升，无法对数据进行深层的挖掘。

另外，很多行政机关还存在着不愿意向公众公开发布信息的习惯，其中的主要原因是内部存在利益关系，但是这种行为严重的影响了市场经济以及政务公开的透明性。

此外，有很多机关单位网站的首页栏目都是空的，即使栏目分类很多但是
点击之后根本没有内容，更有一些单位的网页，有效的公开信息并不多，反而商业性的广告却越来越多。

2.2 行政机关的信息化建设中存在着安全隐患。

随着计算机网络技术的不断发展，在此背景下其信息受到攻击的可能性也就越来越大。

并且网络在全球范围内都是通用的。

因此黑客很容易通过电脑网络对机关各部门的网站信息进行拦截并对其进行攻击。

更值得注意的是行政机关中的信息一旦遭到破坏，就会存在着两方面重大的负面影响。

其一是黑客对机关网站进行攻击网后，就会对网站的信息数据进行篡改，那么领导的决策的方向很可能就会被篡改。

其二是机关网站受到不良网络系统侵入后，很有可能使机构中的重要信息泄露，这种情况下必然会导致国家信息的安全出现隐患。

2.3 行政机关工作人员的素质有待提升。

通过对行政机关工作人员的素质进行分析后可以看出，很多机关工作人员没有进行专业培训，他们针对于计算机网络应用的方面的知识掌握不足，无法很好的适应政府信息化进程的实际需求。

由于缺乏计算机及网格方面的知识，机关工作人员对于办公自动化无法有效的利用。

在计算机网络迅速发展的背景下，网络知识也是随时更新、随时变化的，因此很大一部分机关工作人员掌握的计算机知识有待更新。

我国机关工作人员在信息化建设过程中的信息化能力需要从多方面来进行提升。

由于工作的信息化会使行国家行政机关的各项工作更加透明、规范，这样对机关工作人员行使的工作职责及权限往往起到了一定的
限制并随时受到群众的监督。

所以，有些工作人员就会担心政务信息公开化会损害自身的既得利益，从而对政务信息化建设产生消极甚至抵触的心理。

所以，有些工作人员存在着不配合的问题。

3 完善我国行政办公中信息化建设的相关策略
3.1 对行政信息资源进行有效整合。

首先，需要对机关单位的信息资源加大开发程度，并且对办公流程进行重新整合。

将每个单位的法律、法规及办公程序及工作内容公开化、透明化。

使得人民群众能够及时、准确的获得想要的信息，进而提升政府办事效率。

此外，各机关单位还应该大力宣传政务信息的适用性和便民性，进而更好的引导公众利用网络获取信息的主动性。

其次，需要打破政府机关中各部门对政务信息的垄断和封闭，进而实现信息资源共享，且需要加大对信息资源开发的力度，并对网络信息资源不断的进行维护和更新。

加强各单位通信网络以及宽带网络的建设，同时对我国宽带上网、呼叫中心、无线上网与数字电视等基础设施建设的力度，进而达到逐步建立数字城市以及完善办公信息化网络系统的目的。

3.2 加强对行政信息的安全保护措施。

其中主要包含了两个方面来对行政办公中的信息化的安全进行防护。

其一，需要在行政机关中所有的办公系统建立完善的防火墙，通过建立防火墙就会对所有传输的信息进行检测，进而对恶意的信息进行阻挡。

另外通过系统内的防火墙的建立，可以防止信息的不良泄露，对于一些无法预测的攻击也可以有效的防护。

但是值得注意的是防火墙并不能完全阻
止恶意的攻击，这时就需要工作台人员在日常的工作中通过认证、检测以及维护的方式来保证信息数据的安全。

其二，需要对局域网内部重要信息要加密处理或使用内部网络，进而达到防止重要信息在外网上外泄、扩散，直接被阅读的现象。

此外还需要值得注意的是当办公过程中所有的计算机连接到互联网后，很容易感染到各种各样的病毒，这些病毒轻则会破坏系统的程序以及硬件的设备。

严重的就会对计算机内部信息及数据进行控制。

因此除了要在每台计算机上安装杀毒软件之外，还需要安排专业人员对计算机以及内部结构进行监测和杀毒。

3.3 提升工作人员的个人素质。

机关工作人员在办公信息化建设中起着重要的作用。

特别是在信息知识不断更新，发展速度日新月异的背景下，就更需要机关工作人员不断更新知识内容，改善知识结构，增加知识含量。

所以机关工作人员的个人素质需要不断提升，希望相关部门建立办公信息化的培训机制，全面提高机关工作人员队伍信息化的整体水平。

办公自动化的推行，节省了传统依靠手工工作来处理日常业务所耗费的大量时间和精力，为机关工作员增加了有效工作时间，增强了办公效率。

4 总结
通过信息化技术在行政办公中的运用进行分析之后可以看出，办公自动化的应用，是时代所趋，随着信息技术的不断发展，对于机关工作人员的信息化业务水平同样提出了挑战，因此在以后的政务工作中，更应该从信息技术的外界因素以及内在因素两个方面来得
到提高和完善。

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[4]丁宁，韩福涛，舒刘海.浅谈办公自动化系统的设计与实施[j].治淮，2011，2.
作者简介：任兵（1967.9-），女，学历：大专，职称：高级工程师（副高），研究方向：计算机软件应用、办公自动化、电子信息。

作者单位：四平市信息中心，吉林四平 136000。