如何做好会议前期准备工作

如何做好会议前期准备工作

确定会议发起人：

➢如果是自己，需要安排会议时间地点，准备会议相关资料，拟定会议流程，发送邀请等事宜；

➢如果是其他人，明确自己的角色是否需要support发起人，如需要配合，则积极联系会议发起人，及时没有需要配合的，也需要留意所有会议相关细节，确保准时出席（预先了解会场周围地标及交通路线，综合交通方式、天气及路况等预估到达会场所需时间），对会议流程大致了解；

确定会议内容/主题：发起人

➢会议内容/主题会决定会议参与者范围、会议举行时间及地点（如会议议题较多需要更长的准备时间，建议预留足够多的准备期；如高层会议，则需要找到合适的会议地址，需考虑交通便利性等细节）确定会议目的：发起人

➢同样的会议主题，但当最终目的不同的时候，也会影响前期准备工作，因此需要事先搞清楚会议目的，如比稿/续单/年度回顾/项目回顾/基础培训等。拿回顾举例（如果是年末回顾通常需要准备一些对明年合作的计划；如果是年中则还会涉及下半年的优化方案和建议。）

确定与会者：发起人

➢姓名（搞清楚发音），避免产生错读；

➢性别：性别差异会影响沟通方式甚至开场白

➢职位：评估对方对于会议相关的背景了解程度，以及对于会议的期望值。例如高层通常需要更多的背景介绍，不需要知道项目具体执行细节

➢公司：需要考虑对方所在立场对方想要了解的信息，便于控制一些说话技巧，如客户、代理、媒体等➢会议角色：1）是否与自己站在同一立场；2）是否会参与会议发言；3）是否与对方存在分工，如负责主讲、负责support（回答特定问题：执行细节、技术知识），负责记录会议实录

确定会议时间：发起人

（可在不确定与会者的情况下提前确定）

➢一般让对方先提供方便的时间点，再根据自己工作安排告知我方时间

➢尽量不要在周五下午（尤其有老外时，因为老外很看重casual friday）

➢事先了解与会者公司上下班的时间，开始时间不要过早（上班后1小时后开始），结束时间不要过晚（下班前1小时结束）

确定会议地点：发起人

➢以客户便利为优先，通常主动去客户公司（除非因无会议室等特殊情况再另找）

➢其次，去会议发起人所在公司

➢当然，如客户有兴趣来我方办公室，也可以盛情邀请（如来我方开会，需根据会议目的及参与人数等找到合适的会议室，并了解投影设备借用情况，提前预定）

➢如不在任何会议方所在办公室开会，则需要考虑多方都较为便利的地点

会议邀请发送：发起人

➢发给所有确定参加的人员，不要有遗漏

➢包含会议主题、时间、地点（不同交通工具路线规划等）、流程、注意事项等

准备会议物料：发起人

➢确定会议资料呈现形式（PPT、Word、Excel），如需要较多记录或互动讨论，可准备纸质稿以便阅读细节以及及时笔记和修改，并提前将必要材料进行分发

➢所需工具：名片、电脑，投影仪、笔（如我方为主办方，需准备足够多的笔）、白纸、白板、笔记本转接线、连网设备（3G网卡要）、教鞭、激光笔、名卡等

➢准备基本餐饮（水/咖啡/茶等），如会议时间较长或结束时间在饭点等需要准备正餐，需要提前确认与会者口味偏好。

会议前一天：发起人

➢再次提醒与会者会议时间地点（包括会场具体地理位置，行程路线）以及会议流程

➢提醒对方携带必要物料（如需要实际上机操作要携带电脑）

➢发送相关资料

➢预留现场接待人员手机号

➢确保餐饮能准时达到

会场当天：发起人

➢设备摆放及调配，如确保投影仪影像清晰等

➢餐饮摆放（水/咖啡/茶等，放在入口处或会议桌中间，视现场布置情况而定）

➢安排接待人员并提前告知前台开会事宜，让前台提醒当客户到达时告知接待人员前去迎接

➢安排座位，把最佳屏幕视角预留给客户

➢名片，双手递送，优先客户和高层，其次就近递送，之后整理名片补全对方信息（如对方负责项目、项目话语权等）

开场前：发起人

➢提醒与会者手机静音（会前不要设置为静音，以免与会者联系）

提醒开场人就位