社会组织业务档案管理制度

社会组织业务档案管理制度

为提高本社会组织档案管理水平，进一步加强业务档案归档的标准化和规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

一、业务档案归档责任主体

业务部门负责制定业务档案管理标准，对业务部门档案归档工作进行指导、检查和培训，业务部门负责各类专业性和具体性业务档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。已经办结的项目，由业务部门归档完毕后按照规定时间上交办公室统一保存。卷盒（夹）等耗材，统一由办公室调配，业务部门申领。

二、归档文件要求

1、归档文件材料内容必须真实、准确。

2、归档文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、正文与附件、正式发文的定稿和签发单、上级来文和承办单、请示与批复以及专项成套材料等必须齐全完整。

3、归档文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。

4、归档的文件字迹要符合长期保管需要，应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用易褪色的书写材料。如：圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝（红）墨水等书写材料。

5、归档文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4纸，必要时可使用 A3纸，但归档应折叠为A4纸大小。

三、整理要求

1、案卷题名

案卷题名要求简练、准确，能够概括揭示卷内文件的内容与成分。

案卷题名构成形式：

1）符合规范的名称+业务类型

2）出让宗地编号+业务类型

3）时间＋业务类型

2、卷内文件排序

1）归档文件目录

归档文件目录是包含卷内文件题名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

2）归档文件

卷内归档文件一般按重要程度或时间顺序排列。

密不可分的文件应依序排列，即正件在前，附件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正式发文在前，签发单在后；上级来文在前、承办单在后；文字材料在前，图样在后。重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后。

3）备考表

备考表是对本盒案卷材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明的文件。

3、案卷装订

1）卷盒

卷盒（夹）采用长×宽为315mm×235mm，其厚度可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm的规格。

卷盒（夹）封面项目应包括：案卷题名、编制单位、编制时间、保管期限、密级、立卷人。

2）案卷装订

案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物（订书钉、大头针等）；

文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好，幅面较大的要折叠整齐；

将归档文件目录、归档档案左下取齐，用铆钉装订机装订牢固，注意不倒置、不散页、不压字。

4、电子文件刻录

归档完成之后，需将案卷文件的电子版本刻录在一次性写入光盘等耐久载体上，光盘标签写明年份和案卷题名，一并装入卷盒（夹）中。