文件与信息管理程序

文件名称文件与信息管理程序

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文件变更修定履历

序号日期修订记录页次版次修订人审核人1

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分发部门

□总经理□行政部□资材部

□品管部□市场部□开发部

□生产部□采购部

受

控

印

章

批准审核编制编制单位

行政部

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1. 目的:

使本公司各种文件信息作业的标准化，规定本公司各种文件信息的制作格式，使各单位质量管理体系的文件信息制订有所依循。使每个单位均依持有最新发行的文件执行作业，无效或过期作废的文件均能有效的管制。

2. 范围:

本公司质量管理体系中,不论公司内外提供之相关文件与信息均适用。

3. 定义:

3.1 一阶文件:“《质量手册》(QM)”说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件。

3.2 二阶文件:“程序文件(QP)”供管理者管控跨部门作业流程之文件。

3.3 三阶文件:“作业规范(WI)”规范作业者行为工作标准或指导书（指部门内部的具体操作

说明）。

3.4 四阶文件:“质量记录 (FM)”用来记录执行结果之各类表格或报告。

3.5外来文件:为国家、国际标准、客户提供的相关文件及与质量有关的技术性文件数据(不含

工程图纸)。

4. 权责:

4.1 ISO质量负责人：负责监督及裁决一切有关文件标准化的事务。

4.2 行政部

4.2.1 确实掌握公司文件统一发行、回收、分类与存档的事务。

4.2.2 受理文件提案申请及登录。

4.2.3 制订文件制作书写的标准规定及文件编号原则。

4.2.4 文件分类保存并维持整齐清洁的环境。

4.2.5 定期制订【最新文件一览表】，以确保公司文件时效上的统一。

4.2.6 负责外来文件的接收﹑保存﹑登录﹑编号﹑管理。

4.3 各部门负责人：负责相关文件的编制、使用、保管以及提出修改、作废意见。

4.4 质量体系文件的制/修订、审查、批准权责表:

文件类别批准审核制/修订

4.4.1 第一阶文件总经理ISO体系负责人主办人员

4.4.2 第二阶文件总经理ISO体系负责人部门主管

4.4.3 第三阶文件ISO体系负责人部门主管主办人员

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发管制。

5. 作业内容:

5.1 文件制作规范: 本规定限定于一、二阶文件适用(三阶文件的架构依据实际使用确定)。

5.1.1 封面制作规范，封面必须包括：

5.1.1.1 公司名称:“深圳致利德电子产品有限公司”

5.1.1.2 批准、审核、制订人必须签名作实；

5.1.1.3 文件名称:一、二阶文件名称；

5.1.1.4 文件编号:详见文件编号规则(5.5)；

5.1.1.5 版次:详见5.5.5相关内容；

5.1.1.6 页次：所制定之文件页次及总页数

5.1.1.7 生效日期:文件开始生效之时间；

5.1.1.8 “文件变更修定履历”：文件修定变更明细。

5.1.1.9 制订单位:文件制定人所属单位；

5.1.2 内页制作规范，内页制作必须包括:

5.1.2.1 公司名称:位于外框左端第一行，使用20号宋体字加粗；

5.1.2.2 文件名:位于外框左端第二行,使用16号宋体字加粗；

5.1.2.3 文件编号、版次、页次及生效日期:位公司名和文件名右端,使用14号宋体字；

5.1.2.4 正文:

5.1.2.4.1 各书写项目段落的段前间距需设置为0.5行，如设置“范围”与上一段的段前间

距为0.5行，各段落的标题须使用12号宋体字加粗。

5.1.2.4.2 文件内容力求清晰易懂，以12号宋体字由左向右依序书写。段落以固定值，设置

20磅为标准。

5.1.2.4.3 章节条文叙述，依据下列的数字排列方式：

1 .........

2 .........

2.1 .........

2.1.1 ........

2.1.1.1 ........

2.1.1.1.1 ........

1) ..............

5.1.2.4.4 在正文中须引用其它程序文件案名或书名,用“《》”将其注明;引用表单时用“【】”

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5.1.2.4.5 文件书写内容视需要可包含下列各项：

1）目的:重点说明编拟该作业程序之目的与用意。

2）范围:简要说明该作业程序的适用之单位与人员之业务。

3）定义:特殊名词解释。

4）权责:相关单位应执行事项之重点说明。

5）作业内容:说明作业现任之划分、参与作业的人员及工作范围,其内容应描述为达成目的之每一详细步骤,包含人、事、时、地、物等项目。

6）参考文件:详细说明与该作业程序内容有关之文件名称。

7）使用表单:该作业程序中所引出的“质量记录”表单。

8）附件:该作业程序中所提及之流程或相关资料。

5.1.3 边框格式

横打格式：上、下边距为1cm，左、右边距均为1.5cm 。

竖打格式：上边距为1.5㎝，下、左、右边距均为1cm 。

5.2 表单制作规范

5.2.1表头第一行为公司名称“东莞市贝跃五金电子有限公司”，字体采用宋体，22号字加粗。

表单名称，如：【质量记录一览表】，字体采用宋体，20号字不加粗。

5.2.2 “表单编号”采用12号宋体字，置于表单右下端。

5.3 文件制订、修订、废止作业.

5.3.1 文件制订作业

各部门需要制订文件时，由各部门负责人或指定人员起草后,经相关部门会审、权责人

员批准后，交行政部登录、发行，原稿存留行政部。

5.3.2 文件修订作业

5.3.2.1 若文件不符合现状需修订时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】说明修订的

理由，经相关部门会审、权责人员批准后重新发行，修订内容填写于文件封面修订

记录内。

5.3.2.2 修订后文件由行政部发行，只针对文件内有变更的页次。

5.3.3 文件废止作业:

文件废止作业时，由申请部门填写【文件修订/废止申请单】经相关部门会审、权责人

员批准后废止, 原编号列入管制不得重复使用.在保留的作废文件原件上加盖“作废保

留”印章并单独保存。

5.4 文件审核与批准作业:文件制订、修订及废止审核及批准作业依4.4作业。