文书立卷整理方法
文书立卷实施细则
文书立卷实施细则一、立卷范围确定立卷范围是实施文书立卷工作的首要任务，立卷范围应以档案室的职责范围为基础。
具体来说，应包括学校、组织、企业等单位在其职能活动中形成的各种文件材料，如行政管理、教学、科研、基建等活动中形成的文件。
文书立卷工作应遵循"谁形成，谁立卷"的原则，确保各部门的文件材料得到及时整理和归档。
文书立卷的范围还应根据相关法律法规进行确定，确保所有具有保存价值的文件都得到妥善管理。
对于一些特殊类型的文件，如照片、音像资料等，也应纳入文书立卷的范围，确保档案的完整性。
在确定立卷范围时，还应考虑到各单位的特点和实际情况，确保文书立卷工作能够满足单位的需求。
二、立卷原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，这是文书立卷的核心原则。
不同部门、不同活动中形成的文件之间都有一定的联系和规律，应按照文件的形成过程进行整理和归档。
在保持文件联系的基础上，应将相同类型的文件组合在一起，以便于后续的查找和利用。
遵循文件的重要程度，将重要的文件材料优先进行整理和归档。
在文书立卷过程中，应注意保护文件的原始性和完整性，不得随意改变文件的内容和形式。
定期进行文书立卷工作的检查和评估，确保工作质量符合标准。
三、立卷分工确定立卷分工是实施文书立卷工作的重要环节。
各单位应根据实际情况，明确各部门在文书立卷工作中的职责和任务。
办公室是文书立卷工作的主要责任部门，应负责组织、协调和监督各部门进行文书立卷工作。
同时，办公室还应承担一部分具体的立卷任务，如行政管理类文件的整理和归档等。
各职能部门应负责本部门活动中形成的文件的整理和归档工作。
各部门应指定专人负责此项工作，确保文件得到及时整理和归档。
对于一些大型项目或重要活动形成的文件，可由项目负责人或相关人员负责整理和归档，以保证文件的完整性和系统性。
分工中应注意协调合作，各部门之间应相互配合，共同完成文书立卷工作。
四、立卷方法采用适当的立卷方法是实施文书立卷工作的关键。
文书立卷的步骤
文书立卷的步骤文书立卷的步骤文书立卷是指对一定范围、一定时间内的文件进行整理、汇编、分类，并按照一定的顺序编制成册，以便于查阅和使用。
文书立卷是机关、企事业单位日常工作中必不可少的环节，它不仅有助于保障机关、企事业单位正常运转，还能够为领导决策提供必要的参考依据。
下面将详细介绍文书立卷的步骤。
一、准备工作1.明确范围：在进行文书立卷前，首先需要明确整理的文件范围。
例如：某个部门、某个项目或某个时间段内的文件等。
2.分析归类：对于明确了整理范围后，需要对文件进行分析归类。
将其按照性质、用途等因素进行分类，并确定每类文件所需准备的材料。
3.统计数量：在分类完成后，需要统计每类文件的数量和页数，以便于确定所需材料和编制册数。
二、整理文件1.取件归档：根据文件分类情况，将其从原来位置取出并归档到相应位置。
对于新建档案室或者新增加档案柜的情况，需要进行编号、标识并登记。
2.整理分类：将文件按照分类的要求进行整理，例如：按照时间顺序或者文件性质等进行排序。
3.检查核对：在整理分类完成后，需要对文件进行检查核对。
确保每个文件都归类到正确的类别中，并且没有遗漏或重复。
三、编制目录1.制定目录：制定目录是编制文书册子的基础工作。
根据文书立卷的范围和内容，确定目录的层次结构、主题和格式等。
2.填写目录：将已经整理好的文件按照目录结构填写到相应位置。
在填写时需要注意每个文件的名称、页数和存放位置等信息。
3.审核修改：在填写完毕后，需要对目录进行审核修改。
确保每个文件都被正确地填写在相应位置上，并且信息准确无误。
四、编制册子1.确定册数：根据统计出来的数量和页数，确定所需编制的册数。
一般情况下，一页纸为一张，每册不宜过厚或过薄。
2.编排顺序：按照目录顺序进行编排。
在编排时需要注意每个文件所需页数和存放位置，并且要保证每一页都有页码和文号等信息。
3.装订封面：在编排完成后，需要为每册编制封面。
封面应包括文书册子的名称、编制单位、时间范围等信息，并且要注明册数和页码范围。
文书立卷归档整理办法
文书立卷归档管理办法总则为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。
根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。
学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。
凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。
学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
二、立卷单位学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。
学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。
三、立卷要求1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。
3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。
4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。
卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。
文书立卷知识
文书立卷知识一、文件材料的收集（确定文书立卷范围）确定文书立卷范围，是立卷工作首先要解决的实际问题。
因为一个机关在工作活动中形成和使用的文件材料很多，有本机关制成的，有上级、同级和下级机关送来的，有重要的，也有一般事务性的，有单份的，也有重份的等等。
在整理时，并不是说所有的文件材料都要进行立卷归档。
确定立卷的范围，也要从本单位的实际情况出发，具体分析，区别对待。
需要立卷归档的文件材料，既要保证收集齐全完整，防止“有档不归”；又要注意不能将没有保存价值的文件立卷归档，防止“有文必档”。
由此，对立卷范围的正确认识应当是：反映本机关主要职能活动和工作特色的文件材料是收集的重点。
文书立卷的范围一般有以下方面：▲与本机关的工作有密切联系的上级文件材料，如上级机关召开的需贯彻执行的会议的主要文件材料，上级机关颁发的属于本机关主管业务并要求执行的文件，普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件，党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示、讲话和有特殊保存价值的录音、录像、照片等材料，上级机关转发本机关的文件等。
▲本机关在工作中形成的，反映本机关主要职能活动的有关文件，如各种会议文件，本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制本，重要文件的修改稿，本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件，本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告，反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料，本机关检查下级机关的工作所形成的文件材料等。
▲同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件，同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的文件材料等。
下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件，直属单位报送的重要的科技文件材料等。
上述只是大致列举了立卷的基本范围。
立卷时还应注意以下方面：首先，不能把是否“红头文件”作为判断立卷范围的尺度。
第八章文书立卷归档和档案工作
秘书学概论
节目录
归档的范围
凡是反映本机关工作活 动、具有查考利用价值的文 件材料均属于归档范围。包 括上下级机关、同级机关和 非隶属机关的某些文件材料。
秘书学概论
节目录
归档的时间
实行定期归档。定期归档，就是办 理完毕的文件材料由文书部门或业务部 门整理、立卷后定期向档案室移交。移 交的时间一般在第二年上半年，一些专 门性文件或驻地分散的个别业务单位的 文件可推迟至第二年的下半年。
问题特征
秘书学概论
点目录
将属于同一时间 （同一年度、同一季 度、同一月度）的文 件集中组案。其优点 是便于查考一个单位 在不同发展阶段的情 况。按时间特征组卷， 对跨年度的文书应视 不同情况采取灵活变 通的方法。
秘书学概论
时间特征
点目录
将文件名称相同 或相近的集中立卷。 文件名称往往是文件 效能和作用的反映。 把名称一致、保存时 间相近的文种统一立 卷，其实用价值更佳。
从这起误销档案事件中，还应当记取另一个深刻的教训，就 是销毁任何应该销毁的档案时，一定要严格依法办事，即在销毁 档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案 编造档案销毁清册；经机关领导人审核、批准后才可以销毁。任 何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止 那些不该销毁的档案误被销毁。
秘书学概论
节目录
工作环节
具体工作（内容）
收集
将分散于各个机构内部的文件收集起来，集中保存
整理 鉴定 保管 统计
将收集来的文件资料加以条理化、系统化，进行认 真整理、分门别类
新旧交替过程中，要对档案的实际利用价值去粗存 精，已无保存价值的要注销
为了更长远地利用档案，需要对档案采取保护性措 施，延长其寿命，以免遭到突发性破坏
文书的立卷工作ppt课件
通过对文件进行立卷，便于文件 的保管、检索、利用和移交，同 时能够反应出一个机关、组织或 单位的职能活动和历史面貌。
工作流程
收集与整理
将分散的文件材料集中 起来，依照其形成规律 和内容性质进行分类整
理。
鉴定与挑选
对文件进行价值判断， 确定哪些文件需要立卷 ，哪些文件可以剔除。
组卷与排列
将有内在联系的文件组 合成卷，并依照一定的
保护档案隐私
对于涉及个人隐私的档案，要采取 适当的保密措施，确保个人信息不 被泄露。
确保档案的完全性
收集完全资料
在立卷进程中，要确保所有相关资料都已收集齐 全，避免遗漏重要信息。
分类整理
对收集到的资料进行分类整理，依照一定的逻辑 顺序排列，以便于后续的查阅和使用。
编制档案目录
为每个卷宗编制详细的目录，包括文件名称、页 数、时间等信息，以便快速查找所需内容。
页数等，以便于检索和辨认。
制作档案封面
档案封面是档案的外包装，它能够保护档案，同时也能展示档案的内容和重要信息 。
档案封面应包括档案的名称、档案编号、档案形成时间等基本信息，以便于辨认和 管理。
制作档案封面时，应选择质量好的材料，注意封面的美观和整洁，以提升档案的整 体形象。
装订档案
装订档案是将零散的文件装订 在一起，形成一个完全的档案 ，便于保存和利用。
文书的立卷工作ppt 课件
汇报人：
202X-12-30
目 录
• 文书立卷工作概述 • 文书立卷的准备工作 • 文书立卷的操作流程 • 文书立卷的注意事项 • 文书立卷工作的未来发展
01
文书立卷工作概述
定义与目的
定义
文书立卷工作是指将具有内在联 系的文件材料，依照一定规律组 合成为特定卷宗的进程。
文书档案的立卷归档方法及要求
文书档案的立卷归档方法及要求一、收集重点：（一）本公司或本部门形成的文件材料；（二）上级机关及其它机关与本公司主管业务有密切联系的文件材料。
二、收集范围：文件收集的范围应是收文与公司、部门形成的文件，收集文件时可参照文书部门下发的收、发文登记，有重点地进行。
三、整理原则：文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、质量要求：（一）归档的文件材料应为原件。
因故无原件的应归档有效复印件。
（二）文件材料归档后不得更改。
（三）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
（四）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。
（五）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
（六）对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
（七）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。
五、整理方法：（一）件的确定原则：1、文件材料原则上每份自然件为一件。
2、正文（正本）与定稿为一件。
3、正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。
4、正文与文件承办单为一件。
5、转发文与被转发文为一件。
6、报表、名册、图册等每本（册）为一件。
（二）文件材料归档年度的确定：1、计划、总结、统计等材料归入文件内容针对的年度。
2、请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。
3、跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。
4、会议文件归入会议的开幕年度。
5、合同（协议）归入执行完结的年度。
（三）文件材料的装订：文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物。
1、文件页数多的采取三孔一线的装订方法。
2、文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。
（四）文件材料的排序：1、同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。
2、不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
文书档案立卷归档制度(5篇)
文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手，写作无忧。
]为保证公司档案的完整性，加强文书档案立卷工作，特制定本制度。
一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按年度分别立卷归档。
二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。
结案后及时交专(兼)职档案人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。
各部门均应指定专(兼)职档案人员，负责管理本部门的归档材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知公司档案室。
2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门收集归卷。
会议文件由会议主办部门收集归卷。
四、各部门专(兼)职档案员的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门材料的归档范围，收集管理本部门的归档材料。
2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的档材料及时收集归卷，每年____月份前将应归档材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
3.承办人员借用归档材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用材料登记手续。
五、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。
2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。
3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4、公司____请示与上级机关的批复。
5、公司反映主要职能活动的报告、总结。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。
9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。
文书立卷整理方法概述
卷内排列方法
1、按时间排列。就是按照文件形成 时间的先后顺序依次排列卷内文件，即日 期早的在前，日期晚的在后。
2、按重要程度排列。就是按 卷内文件重要程度的不同排列文件 顺序。
3、按问题排列。就是按照卷 内文件的不同问题排列文件的顺序。 4、按作者排列。就是按卷内 文件的不同作者分别排列文件顺序。
第十一步：案卷的装订
1、拆除文件上的金属物 2、修补 3、折迭取齐 4、装订案卷时一般应采用三孔 一线的方法装订。
第十二步：填写案卷封面
案卷封面项目包括：全宗名称、 类目名称、案卷题名、时间、保管 期限、件、页数、归档号。
案 卷 封 面
自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归档号
二文件材料归档范围与不归档范围三文书立卷步骤一文书立卷的定义与要求1文书立卷的定义文书立卷就是文书处理部门将办理完毕的具有考查保存价值的文件材料按照立卷的原则要求和方法组成案卷而围绕组卷所进行的全部工作就叫做文书立卷工1必须是办理完毕的文件材料才应立卷2必须是具有查考和保存价值的文件材料才应立卷3按照文件在形成过程中的规律和联系组卷2文书立卷的要求遵循文件材料的形成规律和特点保持文件之间的有机联系区别不同价值便于保管和利用
第二步：分作者（责任者）
分作者就是在同一年度内，按 上级、本级、同级机关形成的文件 分开，一般情况下不应混淆。
第三步：划分保管期限
分保管期限，就是将同一年度 同一级别的文件按永久、长期、短 期三种保管期限分开。
国家档案局于2006年12月 发布了新的保管期限表，将原 来的永久、长期、短期三种保 管期限改为永久、定期两种保 管期限，在定期中又分为30年、 10年两种 。
（3）同级单位的文件材料
文书立卷的原则与方法
2、保持文件之间的有机联意定系义；；：便便于于 重期点满保鉴护
与管理永久档案。
3、区别不同价值；
满足档案工作需要
4、便于保管和利用。
最终目 的
2020/3/2
6
质量要求
1、应归 档的文件 材料必须 齐全完整
2020/3/2
是保证案卷 质量最基本 的要求
2、必须注 意保持文 件之间的 有机联系
第三章 文书立卷与归档
制作人：曹琴
2020/3/2
1
学习目的和要求：
掌握归档文件的整理原则与要求，理
解并掌握文件的归档鉴定，正确划分立卷
范围与归档文件的保管期限，掌握立卷的
基本方法和操作技能、了解各种具体立卷
方法的一般情况。认识文件平时归卷、清
退，销毁和暂存工作；掌握编制归卷类目
方法。了解案卷系统化整理与编目的具体
即将内容反映同一 地区的某些文件组 合成一个案卷。
优点：便于反映地区工作情况。
地区 特征
可以是行政区域、 也可以是地理区域
2020/3/2
适用：多用于上级机关针对下属机关的 来文、调查统计资料和某些专门文件的 立卷。 注意：不能和作者特征混淆。
18
2、按文书特征立卷的灵活运用
重要活优动点档：案保，持科了技文档件案之又间分的为有重机大联系；便 工程项于目历档史案检、索重。大科研项目档案等。
问题 特征
使用最频繁 的立卷特征
2020/3/2
注意：1、使用频率虽最高，但并不是 任何文件都能使用（如综合性文件）； 2、应准确划分“问题”。
14
1、“六个特征”立卷法
即将相同名称 的文件组合成 一个案卷。
规范组合案卷或装案卷盒 形成归档文件的目录和备考表
文书立卷的具体方法、步骤
文书立卷的具体方法、步骤第一步收集。
档案员将本单位领导、各股室、分管同志保管的文字材料、图表、声像及其它各种门类和载体的文字材料收集齐全放在一起。
第二步分年度。
将放在一起的文字材料按年度分开，分别堆放。
例如：2000年一堆，2001年一堆，2002年一堆，这是指多年没有整理档案的单位，如果是整理一年的档案，这一步可省略。
第三步分级别。
将每一年（如2002年）的文字材料按照不同来源分成上级、平级、本级、下级，分别堆放。
第四步分价值。
按照保管期限表（汇编P43），将不同级别的文字材料按照凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济、文化、政治和科学研究中需要永久利用的档案，分为永久保管。
它主要是本机关制成的重要文件和上级针对本机关工作的重要文件。
凡是长期需要查考的档案，分为长期保管。
主要是上级机关发来的属于本机关主管业务的工作依据，体现方针、政策或重大问题的文件。
凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件，分为短期保管，它包括上级、下级、本机关工作中形成的临时性、事务性的文件。
为了更好地掌握划分归档文件材料的保管期限，现制作一个表便于记牢：第五步分问题。
分别将每个保管期限的每个年度的文件材料按照档案内容所说明和所反映的问题来分类。
我们县采取的方法通常是：年度结合问题进行分类，即先将年度分开，然后在每一年档案中按问题分类。
这种方法的好处是能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找和利用，在一个全宗单位只能始终采用一种分类法。
下面首先讲一下如县委、县政府以及两办、乡镇等综合性比较强的立档单位的档案员，应根据档案内容把档案分为11大类：1、综合类：党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会、工作会等会议材料；机关综合性工作计划、方案、要点、意见、责任书、总结等；2、党务类：组织、纪检、宣传、统战、信访、档案、保密、史志；3、政务类：编制、机构建立、撤销、启用印章、人事（任免、调动、奖惩）、劳动、工资、福利、办公室、后勤等；4、民主党派、群团类：政协、民主党派、共青团、妇联、工会、科协、文联、残联、农协；5、政法、武装类：公安、检察、法院、司法、武装、民政、综治；6、文教广电类：文化、教育、体育、卫生、计生、广播电视；7、计划、经济类：计划、经济体制、统计、物价、物资、工商、争资跑项、4355项目；8、财税、金融类：财政、税务、金融、审计、保险；9、商贸、服务类：商业、粮食、外贸、旅游、服务业；10、农、林、水类：农、林、水、牧、副、渔、气象、乡镇企业、扶贫、农开项目；11、工交类：工业、交通、邮政、电信、城建、电力、环保。
文件材料立卷 归档 步骤
文件材料立卷归档步骤（一）平时归卷平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放，有条理地管理起来，到年终再做必要的调整，就可以成为正式案卷。
平时归卷的好处在于：第一，有利于把文件收集完整，防止丢失和遗漏；第二，有利于组织平时查找利用，方便工作；第三，有利于分门别类地整理，保证案卷的质量；第四，有利于节省人力和时间，以免年终突击立卷。
平时归卷的要求主要有以下几个方面。
第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。
第二，搞好平时收集，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。
要做到应该办理的文件，办完后即收回归卷，要随办随收，随收随归。
只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。
尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。
第三，归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。
四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。
十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。
要及早发现问题，及时解决，以免到年终不好查找。
（二）案卷整理的要求案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求，将一个年度全部处理完毕的文书材料，在平时归卷的基础上，进一步系统地加以整理，全部立成案卷，以便向档案室移交。
按照立卷类目归入各个卷夹内的文件，在立卷之前，必须逐卷逐件进行检查、整理，若发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后再确定文件的组合而立成案卷，以确保立卷的质量。
立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。
1）检查立卷文件是否齐全、完整文书立卷，必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。
其次，还要检查借阅文件登记本，将借出的文件全部收回。
2）检查卷内文件是否符合归档范围文书立卷归档有一定的范围与要求，在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。
文书档案立卷归档制度
文书档案立卷归档制度
是指对于企事业单位的文书档案进行整理、分类、归档的程序和规定。
该制度旨在确保文书档案的安全保存、便捷检索以及信息的及时传递和保存。
具体的文书档案立卷归档制度通常包括以下要素：
1. 立卷原则：依据文件的性质、用途或时间顺序等，将相关的文书文件整理成册、册联或档案袋等形式，并编号和登记。
2. 分类归档：按照文件的内容和性质进行分类，如行政、财务、人事等，以及按照项目、时间等进行细分，确保归档文件的有序性和重要性。
3. 归档流程：包括文件的整理、标识、登记、装订、装箱、封存、入库等程序，确保文件的完整性和安全性。
4. 归档要求：规定归档文件的格式、尺寸、用纸要求、装订方式等，确保文件的易读性和耐久性。
5. 存储管理：包括档案馆的建设和管理，如温湿度控制、防火防水措施、防盗措施以及存储空间的规划等，确保档案的安全保存和长期保存。
6. 检索和利用：规定档案的检索方式、权限和时限，以及档案的复制、借阅和查询的相关规定，方便用户获取所需信息。
通过建立和执行文书档案立卷归档制度，可以规范和管理文书档案的流程和管理，提高工作效率和科学决策的准确性，同时也确保了文书档案的安全和可靠性，保护了组织的合法权益。
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文书档案立卷归档工作指导
文书档案立卷归档工作指导一、背景介绍文书档案立卷归档是文书档案管理的重要环节，旨在规范化、系统化地整理、保管和利用机关团体、企事业单位的各类文书档案，确保其安全、完整和便捷的检索与利用。
本文将对文书档案立卷归档的工作指导进行探讨。
二、立卷原则1. 全面性原则：要求对文书档案进行完整归档，不能遗漏任何个别文件或资料。
2. 一致性原则：要求文书档案的归档方式和标准具有一致性，以便于文件的检索和利用。
3. 时效性原则：要求档案的归档工作要及时进行，避免出现过多堆积的情况。
4. 安全性原则：要求文书档案在归档时注意安全，避免遗失、毁损或泄露。
三、立卷程序1. 文档筛选：根据文件的重要性和分类，将文件进行筛选，分为需要归档和不需要归档的文件。
2. 案卷分类：将需要归档的文件按照相似性质进行分类，一个案卷通常包含同一种类的文件。
3. 案卷编号：为每一个案卷进行编号，编号系统要与档案管理系统相适应。
案卷编号应按照一定规范进行，并将所需信息记录在案卷封面上。
4. 案卷封面：在案卷封面上注明案卷题名、立卷日期、责任人等相关信息，并按照一定格式进行排版。
5. 文件完整性检查：在归档过程中，要对文件进行完整性检查，确保文件齐全，避免遗漏。
6. 案卷装订：将同一案卷的文件按照一定顺序进行装订，以确保案卷文件的整齐和便于检索。
四、归档标准1. 文件排序：文件排序应依据时间顺序进行，按照文件产生的时间进行排列。
2. 文字表达：对文件进行文字表达时，语句要通顺，简明扼要，不使用复杂的词汇和长句子。
3. 外部标识：在每个文件前后都应贴有外部标识，以方便检索。
外部标识包括文件号、文件标题等信息。
4. 内部标识：对文件进行内部标识，以方便档案管理人员进行查找和整理。
五、归档管理1. 安全保密：文书档案具有重要的机密性，要加强文书档案的安全保密工作，避免泄露。
2. 定期检查：对已归档的档案要定期进行检查和整理，保证档案存放的完整性和及时性。
第六章--文书立卷
❖ 五、按文件的通讯者特征组卷
❖ 通讯者特征，也叫收发文机关特征，是指 收文机关与发文机关双方。
❖ 根据通讯者特征组卷，是指收文机关与某 一机关在处理解决某一问题或几个问题过程中 形成的来往问复文件组成案卷。
❖ 例如：《××学校与湖南省教育厅关于在湖南 部分地市招生问题的来往文书》
组织机构
办公室
计划处
……
1998年 1999年 2000年 ……
1998年 1999年 2000年 ……
……
年度
❖ 年度——问题分类法
年度 1998年
1999年
综合类 计划类 生产类 …… 综合类 计划类 生产类 ……
问题
❖ 问题——年度分类法
问题 综合类
计划类
1998年 1999年 2…00…0年
❖ 思考：通讯者与作者的区别？
❖ 六、按文件的地区特征立卷
❖ “地区”是指文件来源或内容针对涉及 的地区。
❖ 按地区特征组卷，就是把内容针同一地 区的文件或同一地区作者的文件组成案卷。
❖ 例如：《湘南地区公路建设、土壤改良、 气象变化、水力资源的规划、资料、调查报 告》
❖ 思考：这种方法多运用在哪些情况时立卷？
一定的联系。
立卷工作的原则
❖ 6.1.2.1 坚持历史唯物主义观点 ❖ 6.1.2.2 区分文件的保管价值保持文件之间的历史联系。 ❖ 主要表现在4个方面： ❖ 1、文件在来源上的联系。即同属于一个形成者或同
类型的形成者。 ❖ 2、文件在内容上的联系。即文件所反映的活动、事
务、问题、性质等相同或相近。 ❖ 3、文件在时间上的联系。即文件形成于同一时间。 ❖ 4、文件形式上的联系。即文件的载体、文种等相同。
文书档案立卷整理PPT
填写每一份文件的首页页码，最后一 份文件要填写起止两个页码。
（1）本卷情况说明：填写卷内文件 缺损、修改、补充、移出、销毁等情 况。案卷立好后，发生或发现的问题 由有关 档案管理人员填写并签名、标 注时间。
（2）立卷人：由责任立卷者签名。
（3）检查人：由案卷质量审核者签 名。
文书档案收集工作的要求
一、归档文件材料应当齐全完整， 并符合长期保管的质量要求
根据国家档案局《机关档案工作业
务建设规范》，确定我区各单位文 书档案分类采用年度——组织机构 分类法。基层单位可采用年度—— 问题分类法。
1、一般文件归入文件形成年度； 2、计划、总结、统计报表归入针对年度； 3、计划、总结写在一份文件中的归入文件主
根据本单位的实际情况制定分类方案、 类目名称。如：综合类、党务工作、 行政工作、财务工作等类。企业可按 工业企业档案分类方案进行分类。确 定的类目应保持稳定。
（一）文件档案的保管期限分为永久、 定期两种。定期又分为30年和10年两 种类型。(永久 定期）
（二）确定文书档案保管期限的原则： 要根据本机关工作的需要和为国家积 累历史文化财富的需要，全面确定档 案的保存价值，准确地划定档案的保 管期限。
（4）立卷时间：填写立卷完成时间。
案卷题名要求结构完整，一般由 卷内文件的责任者、问题、文种 等特征组成（一般不超过50字）。
1、凡是反映机关主要职能活动和基本 历史面貌的，对本机关、国家建设和 历史研究有长远利用价值的档案列为 永久保管。
2、凡是反映本机关一般工作活动，在 较长时间内对本机关工作有查考利用 价值的档案列为30年保管。
3、凡是在较短时间内对本机关有参考 利用价值的档案列为10年保管。
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文书档案的立卷方法
[日期：2013-04-01] 来源：档案局作者：档案局
国家档案局1987年12月发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
主要包括四个部分：
1、本机关制发的文件材料。
这是文书立卷归档的重点。
这部分主要包括：本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件下级机关的请示与本级机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料；
2、上级机关下发的文件材料。
这部分主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关对本机关的批示、批复、人员任免、奖惩；上级机关对本机关的检查、调查材料；上级领导视察检查本机关工作时的指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等。
3、同级机关的文件材料。
这部分包括：同级机关制发的本机关需要执行的法规文件；同级机关与本机关联系、协商工作的互相来往文件；同级机关检查本机关工作形成的各种文件材料。
4、下级机关上报的文件材料。
这部分主要包括：下级机关报送的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
不属于立卷归档范围的文件材料。
主要是指上级机关普发性供参阅的文件；上级机关征求意见未定稿的文件、本机关的重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；同级机关发送的不需要办理的文件；下级机关报送的不需备案的文件。
属于立卷归档范围而又容易疏忽的文件材料主要有：
(1)本机关领导人出席各种会议带回的需要执行的文件材料;
(2)本机关的党支部、行政会议记录；
(3)本机关机构、人事变动、干部任免、奖惩、处分等文件材料；
(4)本机关的党员、干部、职工的名册、介绍信及其统计报表；
(5) 本机关制订的各种规章制度；
(6）本机关出版的各种书刊。
文书档案立卷的基本方法：
1、分类:按年度—保管期限—问题进行分类。
(1)分年度：将文件按其形成年度或内容针对年度分开。
（2）分保管期限：将文件按文书档案保管期限分开。
文书档案保管期限定为永久、长期、短期三种。
（3）分问题：以问题为主，一事一卷。
先分机构，再分问题。
即在一个立档单位里，先按内设机构将各部门形成的文件材料分开，然后再根据每个部门的文件材料的多少，将其合为一卷或按问题分成若干卷。
2、组卷:灵活运用“六个特征”。
就是根据文件所反映的问题、作者、名称、时间、通讯者和地区等六个方面的特征，灵活运用其中的两项或三项来组合文件。
3、拟写案卷题名:案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种,力求简炼、明确。
文书立卷整理的基本步骤如下：
(1)按文件形成的年度分开；（2）按文件承办的不同部门分开；（3）按文件的内容或不同类型分开；（4）按文件不同的保管期限分开；（5）将有关的文件组合成卷；（6）卷内文件系统排列与编号；（7）填写《卷内文件目录》；（8）卷内文件材料取齐、去掉金属物；（9）编制案卷封面；（1 0）案卷装订。