产品档案管理制度

深圳市XXXX有限公司

AYMS-A0.017-2018

管理制度

受控状态：□受控□不受控

文件名称：产品档案管理制度

版本号：

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审核：

批准：

分发号：

年月日发布年月日实施说明：本文件只供公司内部使用，其他单位或个人不得将该文件据为已有，更不得复印、拷贝。

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产品档案管理制度

产品档案管理制度

1.范围

本制度明确了产品档案的定义，技术文件材料的收集、整理、归档和借阅等相关规定。

2.定义

产品档案是反映我司产品在研制、生产过程中的，具有保存价值的，并按照一定的归档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表格、文字材料）等都是产品档案。

3.目的

为了使用产品档案文件材料齐全、完整、准确、系统、便于提供使用达到档案管理规范化。

4. 职责

产品档案归品质部统一管理，设计、制造及工艺等相关部门协助管理。

5.管理内容

5.1 文件的收集

5.1.1 产品档案文件由品质部在研发、生产制造工艺、质量控制和经营销售部门

分别进行收集。

5.1.2 项目部收集研发、设计过程中形成的全部文件。

5.1.3 生产制造部、研发部收集生产过程中的工艺文件和工装文件。

5.1.4 品质部收集产品在生产过程中形成的质量记录文件。

5.1.5 市场部门收集该项目形成的立项和经营销售文件。

5.1.6 工程技术部收集产品在安装和售后维护过程中的各项记录文件。

5.2 产品文件以项目为收集单位，建立技术文件收集袋由项目负责人或指定专

用集中管理。

5.3 各类文件按时间形成的先后顺序登记。

5.4 归档范围

5.4.1 立项依据性文件，包括任务书、可行性分析报告、合同或协议、方案论证

报告等。

5.4.2 研制生产文件：包括全套设计文件、工艺文件、质量记录文件、研究实验

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文件及第三方检验报告等。

5.4.3 安装及售后文件：包括设备安装告知、安装调试记录文件、安装阶段的质

量记录文件及第三方的检验报告和竣工验收报告等文件。

5.4.4 经营销售文件：包括经营成本核算报告、销售合同、技术转让合同、商标

注册、反馈信息等。

5.4.5 计算机辅助文件：包括U盘、光盘、磁带等。

5.4.6 其他文件：包括产品创优、评奖、专利申报文件和证书及照片、录音、录

像等。

5.5 归档要求

5.5.1 当项目结束时，由项目组、生产等部门分别对该项目形成的全部技术文件

进行清理、核对、更改组成保管单位，确定保管期限，并编写归档说明，向档案部门移交档案。

5.5.2归档的文件应清楚、完整，原稿不准用铅笔书写。

5.5.3归档的文件不允许修改，如文件已换版，应重新按最新版本归档一份。5.5.4各个部门应及时将文件归档，防止文件的遗失。

5.5.5 归档时间：经过竣工验收的项目应在验收后3个月内归档，其他项应在任

务结束时归档，经营销售应在任务结束时及时补充归档。

6.文件档案的借阅

6.1 本公司人员借阅文件档案，需经资料管理员的批准，办理借阅手续。

6.2 外单位人员借阅文件档案，须经总经理审批，办理借阅手续。

6.3 借出的档案限定在15天内归还，超过日期必须办理续借手续。

6.4 供阅人员应对文件档案的保密、安全和完整负责，不允许将档案带至公共场

所，不得传播，不得遗失、涂改和转借。

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