电子表格Excel基础知识

5.2 Excel2003的基本操作
5.2.1 工作簿的创建 启动Excel 2003后，自动生成 Book1.xls工作簿文件，选择“文 件”→“保存”，在“另存为”对话框中 选择好“保存位置”，在“文件名”中输 入文件名后，单击“保存”按钮。
Hale Waihona Puke Baidu
5.2.2 工作表数据的输入 可以直接在活动单元格中输入数据，也可以在编 辑栏中输入数据。 ● 直接在活动单元格中输入数据。输入完成后，可 以用以下方法进行确定： ⑴ 按Enter键。 ⑵ 按Tab键。 ⑶ 单击编辑栏中的“输入”按钮√。如果要取消输 入，则单击编辑栏中的“取消”按钮×。 ● 在编辑栏中输入数据。先选定要存放数据的单元 格，然后将插入点定位在编辑栏中，输入数据。 输入完成后，确定的方法同上。
⑴ 新建工作簿 ● Excel启动后，会自动建立一个名为Book1的空工作簿， 并预置三张工作表(分别命名为Sheet1、Sheet2、 Sheet3)，其中将Sheet1置为当前工作表。 ● 选择“文件”→“新建”菜单项，在任务窗格中选择“空 白工作簿”或“本机上的模板”，选择一种模板后，单击 “确定”按钮。 ⑵ 打开已有的工作簿 ● 双击工作簿文件，即可启动Excel并打开该工作簿。 ● 选择“文件”→“打开”，选择一个Excel文件后打开。 ⑶ 保存工作簿 选择“文件”→“保存”（或另存为）命令。如果是第一次 保存工作簿，系统弹出“另存为”对话框。在“另存为” 对话框中选择要保存工作簿的位置，并输入保存的文件名， 最后单击“保存”按钮。“另存为”对话框中的其他功能 的意义如下： ● 保存为模板：在“保存类型”中选择“模板”，保存位置 自动为“Templates”文件夹。 ● 加密保存：单击“工具”下拉菜单中“常规选项”，在 “保存选项”对话框中输入“打开权限密码”或“修改权
第5章 电子表格软件 Excel
Excel 2003是Microsoft Office 2003系列软件之 一，是用于显示和管理数据，并能对数据进行各 种复杂的运算、统计的表格处理软件，掌握Excel 电子表格处理软件，可以成倍地提高工作效率。 通过学习本章内容，应该能够掌握： ● 了解Excel 2003窗口的组成及特点； ● 掌握Excel 2003表格的编辑操作和表格数据的 编辑操作； ● 掌握图表的设置； ● 掌握函数、排序等数据统计分析的方法； ● 了解数据透视表的应用。
1. 输入常量 所谓常量是指数值保持不变的量。常量有3种基本类 型：数值、文本和时间日期。 ⑴ 输入数值常量：数值常量就是数字。一个数字只能由 正号（+）、负号（-）、小数点、百分号（%）、千位 分隔符（，）、数字0-9等字符组成。 如果输入的数据多，单元格中只能显示数字的前几位， 或者以一串“#”提示用户该单元格无法显示这个数据，可 以通过调整单元格的列宽使其正常显示。 数值常量默认的对齐方式是右对齐。 如果要输入正数，则直接输入数字即可。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”或者 给数字加一对圆括号。例如，输入“-1”或者“（1）”都 会得到-1。 如果要输入百分数，可直接在数字后面加上百分号%。 例如，要输入50%则在单元格中先输入50，再输入%。 如果要输入小数，直接输入小数点即可。 如果直接输入某个分数，系统有时可能会识别为日期， 例3/4，识别为3月4日。可在输入3/4前加一个空格。
5.1 Excel2003概述
5.1.1 基本功能 Excel表格处理软件可以创建和修改工 作表、数据图表，可以进行复杂的数据计 算与分析，其强有力的数据库管理功能、 图表功能、丰富的宏命令和函数，可以最 大限度地把人们从枯燥乏味的数据处理工 作中解放出来。因此该软件在财务、金融、 审计、经济、统计及其他部门和领域都得 到了广泛的应用。
4．填充输入 利用Excel提供的自动填充功能，可以向表格 中若干连续单元格快速填充一组有规律的数据， 以减少用户的录入工作量。Excel可以自动填充日 期、时间和数值的序列以及数字和文本的组合序 列。一般的文本型常量分为两种，一种是由数字 和文本组合而成的具有增、减序的数据，如 “1991年”、“4月”和“星期一”等。另一种 是无数字，不具有增、减序的数据，如“工程师” 等。 可以用不同方法实现数据填充操作。
●使用填充柄 ① 在某个单元格或单元格区域输入要填充的数据内 容。 ② 选定已输入内容的单元格或单元格区域，此时区 域边框的右下角出现一个小黑块，即填充柄。 ③ 鼠标指向填充柄时，鼠标指针变成黑色“+”形状， 此时拖动填充柄经过相邻单元格，就会将选中区 域的数据按照某种规律填充到这些单元中去。 另外，文本类型的内容也可以使用同样的方法 快速填充。值得注意的是，自动填充效果利用复 制方式是达不到的。
⑷ 重命名工作表 ● 右击要重命名的工作表标签，在快捷菜单 中选择“重命名”命令。 ● 双击要重命名的工作表标签，键入新名。 ⑸ 移动、复制工作表 ● 在工作簿中移动工作表，可以拖动要移动 的工作表标签。 ● 在工作簿中复制工作表，要按住Ctrl键的 同时，拖动工作表。
3. 单元格 由行和列交叉的区域称为单元格。单元格的命名是由它所在的列 标和行号组成。单元格名列标在前，行号在后。例如C6为第6 行第C列交叉处的单元格。 要输入数据或对数据进行操作，必须先选定该单元格或单元格区 域，以下为选取单元格或单元格区域的方法。 ① 单个单元格：单击某个单元格，该单元格就被粗黑边框包围， 表示已被选定。该单元格被称为活动（或当前）单元格。并且 对应的单元格名称会出现在名称框中。 ② 单元格区域：是一组连续单元格，若想选定工作表中的单元格 区域，除了使用鼠标拖动以外，还可以单击所选区域的左上角 单元格，然后按住Shift键，再单击该区域右下角单元格。此时 名称框内显示的是区域左上角单元格的名称。 ③ 选定离散的单元格或单元格区域：选定第一个单元格或单元格 区域后，按住Ctrl键，再单击其它所要选定的单元格或单元格 区域，即可选定多个离散的单元格。 ④ 选定整行或整列：单击某行或某列所在的行号或列号即可完成。 若用鼠标拖动，可选择连续的整行或整列单元格。 ⑤ 选定工作表：单击工作表左上角的“全选”按钮，可以选定整 个工作表。
5.1.2 启动和退出 Microsoft Office 2003安装好后，可以通过 以下几种常用方法启动Excel 2003： ● 选择“开始”→“程序”→“Office 2003”→“Excel 2003”。 ● 双击桌面上“Excel 2003”快捷图标。 ● 双击Excel编辑的电子表格文件，系统会先启动 Excel 2003，再打开该文件。 关闭Excel 2003，可以采用下列常用方法中的一种： ● 选择“文件”→“退出”命令。 ● 单击Excel 2003窗口标题栏右端的“关闭”按 钮。 ● 双击Excel 2003标题栏左端的控制按钮； ● 按Alt+F4组合键。
5．设置数据有效性 在Excel中，使用“数据有效性”功能可以减少输入数据 的错误率。数据有效性的设置方法和操作步骤如下。 ⑴ 打开“数据有效性”对话框。选定需要设置的单元格， 选择“数据”→“有效性”命令，打开“数据有效性”对 话框，如图5-4所示。
⑵ 设置数据有效性条件。选择“设置”选项卡，在“允许” 下拉列表框中选择该单元格允许的数据类型，例如“整 数”。在“数据”下拉列表框中选择“介于”，在“最小 值”文本框中输入0，在“最大值”文本框中输入100。 ⑶ 设置单元格的输入信息。选择“输入信息”选项卡，在 “标题”文本框中输入“数据输入限制”，在“输入信息” 文本框中输入“数字应在0~100之间”。 ⑷ 设置单元格的出错警告信息。选择“出错警告”选项卡， 设置样式为“停止”，标题为“输入出错”，错误信息为 “数据超出范围”。 ⑸ 检测有效性设置情况。在单元格中输入“360”，然后按 Enter键，查看有效性的设置情况，如图5-5所示。

填充操作完成后，在区域框右下角出现的一个智 能标志。单击下拉箭头，会弹出填充功能的4项选 择功能，可以根据填充格式的需要进行选择，如 图5-2所示。
● 任意步长序列的自动填充 选定相应的单元格，填入数据，然后选择“编 辑”→“填充”→“序列”，在弹出的“序列”对话框中， 选择“序列产生在”的行列、类型、步长值和终止值等， 单击“确定”按钮。 ● 自定义序列 Excel 2003除本身提供的预定义序列外，还允许用 户自定义序列。例如可以把经常用到的时间序列、课程科 目、商品名称等做成一个自定义序列。 在Excel中自定义序列步骤如下： 选择“工具”→“选项”→“自定义序列”，在“输 入序列”编辑框中，填入要填充的新序列， 输入时项与项之间用Enter键换 行间隔，序列内容输入完毕后， 单击“添加”按钮，即可将新序列 加入左边的“自定义序列”列表中， 如图5-3所示，单击“确定”按钮。 单击工作表中某一单元格，输入“计算机基础”，然后向 右或向下拖动填充柄，释放鼠标，即可填充所定义的序列。
2. 工作表 一个工作簿是由若干张工作表组成，在一个工 作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工 作簿的底部，当需要进行工作表切换时，只要用 鼠标单击相应的工作表名称即可。Excel工作表是 由65536行和256列组成的一张表格。行用数字 来表示，称为行号；列用英文字母表示，称为列 标（也可称为列号）。列标的表示从一个英文字 母（如A、B、C、...）开始，超过26列时用两个 字母AA、AB、…、AZ、BA、BB、…、IV表示。 工作表用于组织和分析数据，工作表的默认名称 是SheetX(X是1，2，3…n)。在Excel中工作簿 和工作表的关系就像是日常的帐簿和帐页之间的 关系。一个账簿可由多个帐页组成，一个帐页可 以反映某个项目的数据情况。新建的工作簿中默 认包含三张工作表，可以根据需要插入新的工作 表。
2．换行输入 若在一个单元格中换行输入数据，可以通过两 种方法实现。 方法一：当光标变成Ⅰ型时，按住Alt+Enter 组合键。 方法二：右击单元格，选“设置单元格格式”， 在“单元格格式”对话框中，选“对齐”选项卡， 选中“文本控制”下的“自动换行”复选框。 3．输入相同数据 要在不同单元格中输入相同数据，可以先选中 要输入相同数据的单元格，然后在编辑栏中键入 数据内容，最后按Ctrl+Enter键。
⑵ 输入文本常量：文本常量可以包含汉字、大小写 英文字母、数字、特殊符号等。如果要把数值作 为文本类型处理的话，则要在数字前输入英文状 态下的单引号（‘），例如输入电话号码 5279594，则要输入‘5279594。 如果输入的文本过长，内容将扩展到相邻列显 示。文本常量默认的对齐方式是左对齐。 ⑶ 输入时间日期：在Excel中常用的日期输入格式 有3种：“07-1-11”，“07/1/11”，“11-Jan07”。其中“07-1-11”为默认格式。时间型数据 的输入格式有“9∶25”、“8∶14PM”等。
5.1.3 Excel 2003窗口 Excel2003启动后，出现Excel2003窗 口，主要功能如图5.1所示。
标题栏 常用工具栏 名称框 活动单元格
菜单栏 编辑栏 任务窗格
工作表区
工作表标签
状态栏
5.1.4 工作簿、工作表和单元格 1. 工作簿 Excel文档称为工作簿文件，由工作表 组成；工作表由单元格组成。每次启动 Excel之后，都会自动创建一个新的空白工 作簿，其默认名称是BookX(X为1，2， 3，……n)。Excel的工作簿是由一张或若 干张表格组成，每一张表格称为一个工作 表。Excel系统将每一个工作簿作为一个文 件保存起来，其扩展名为.XLS。
⑴ 选定工作表 工作簿中正在操作的工作表被称为活动工作表， 活动工作表显示在工作簿的最上层，其名称下带 有下划线显示，如图5-1中的“Sheet1”。如需要 改变当前活动工作表，可在要选定的工作表名称 上单击，如在图5-1中单击“Sheet2”。 ⑵ 插入新工作表 ● 单击“插入”→“工作表”。 ● 右击工作表标签（如Sheet1、Sheet2等），在 快捷菜单中选择：“插入”→“工作表”。 ⑶ 删除工作表 ● 右击要被删除的工作表标签，在快捷菜单中选择 “删除”命令。 ● 选择“编辑”→“删除工作表”，删除当前正在 操作的工作表。