城建档案信息化建设论文

试论城建档案信息化建设

【摘要】城建档案是城市发展建设的真实历史记录。他是在城市规划、建设及管理过程中形成的，既是城市规划、建设及管理的依据，又是科研工作的信息资源。信息化是城建档案工作现代化的现实目标，实现城建档案工作的信息化是建设现代化城市的迫切需要，也是国家档案事业兴旺发达的体现。

【关键词】城建档案；信息化工作；建设

1.关于城建档案信息化工作的指导思想

城建档案信息化就是要实现城建档案管理各环节的自动化，管理方式的网络化，决策的智能化和档案信息利用的电子化。

（1）把城市建设档案信息化建设纳入全国建设事业的信息化建设和各地城市信息化建设、电子政务建设的总格局中。实现城建档案信息化与本省市信息化建设工作同步、协调发展。

（2）城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果，是一个长期的发展过程。城建档案信息化建设工作要与本省、市的经济发展相适应，与本省、市的信息化环境和总体水平相适应，因地制宜，讲求实效，避免不切实际地追求过高的目标。

（3）以为城市建设事业发展和人民群众提供有效的城建档，以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案网络化建设为基础，以信息资源建设为核心，以信息化人才队伍为保障。

（4）以信息网络为基础，以数据库的建设为重点，逐步实现档

案存储数字化、检索自动化、利用网络化。充分重视应用软件开发和信息技术的推广应用，推动城建档案信息化建设工作健康、持续、快速发展。

（5）坚持发展城建档案专业特色，坚持有限目标，突出重点，有所为有所不为，重点突破和解决制约城建档案信息发展的“瓶颈”；，突出专业化服务，增强创新能力和核心竞争力，综合开发城建档案专业信息资源，提高资源使用效率，实现城建档案信息资源共享。

（6）统筹规划，合理布局，分步实施。处理好信息化建设中宏观与微观、速度与效益、市场导向与政府管制、开放与安全相互促选、协调发展的关系。

2.关于城建档案信息化建设的重点

城建档案信息化建设围绕信息化基础设施建设、数字信息资源建设、信息资源整合与开发利用、档案信息化标准规范建设、信息化人力资源建设、城建档案信息安全保障体系建设6个方面，确立了重点实施内容。概括起来，具体体现在以下几个方面：

2.1完善软硬件基础设施

(1)应根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，避免片面追求最新、最高级的技术。

(2)进一步提高城建档案管理软件的技术水平。管理软件除了能够完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作外：还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入

到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。有条件的城建档案馆的城建档案管理系统建设应与上级政府主管部门的办公自动化系统和电子政务系统建设相结合，作为政务系统中的子系统协调发展。

(3)馆藏档案目录数据库是信息化工作的基础，加快城建档案目录数据库建设，提高档案检索质量是当务之急。考虑到全国发展的不平衡，因此要求到“十五”末，50%的市级城建档案馆馆藏档案实现机检，意味必须完成馆藏档案目并在最短的时间实现全国城建档案馆馆藏档案的计算机检索。逐步实现城建档案信息在互联网上的查询检索。

2.2解决信息化的瓶颈

2.2.1信息化人力资源建设

由于多方面原因，信息技术人员的缺乏和档案馆人员信息技术知识和能力的缺乏，是城建档案馆信息化建设的瓶颈之一，解决这个问题必须多条腿走，一是补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。二是积极开展信息技术培训，在按照分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则对相关人员培训的基础上，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

2.2.2应用系统开发和推广应用

多年来，许多城建档案馆开发了档案管理软件，这些软件系统

的开发、应用和推广推动了城建档案信息化的进程。

然而，在众多馆开发和更新管理软件的同时，也存在着一些馆无力开发、一些馆低水平重复开发等现象。因此，必须大力组织推荐一些通过实际使用证明技术成熟、水平较高的管理软件在全国推广，避免低水平重复开发造成资金和时间的浪费。

2.3加速数字化进程

2.3.1开展城建档案馆馆藏档案数字化

各城建档案馆应根据实际需要和经济能力，采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，积极、务实推进城建档案馆馆藏档案数字化工作。

2.3.2积极开展、探索电子档案接收与管理

一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，制订电子城建档案管理办法。另一方面，应加强电子文件归档管理，加大对电子城建档案的接收力度，从源头上解决档案数字化问题，并充分利用电子城建档案的优势，变档案为信息，做好利用服务。

2.4整合资源；优化服务

（1）城建档案信息资源建设是一项长期的工作，要逐步改变传统的城建档案信息形式和提供利用方式，更应加强编研工作，整合城建档案信息资源。通过目录数据库的全面完成，城建档案特色专业数据库的建立，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式。围绕扩大服务内容，改进服务质量，扩大服务范围，提高

效率，提高城建档案信息的开发深度、利用率，提高城建档案信息对社会的贡献率。

（2）组织重点领域的信息资源开发与上网，围绕网上应用，催化出一批新的服务。面向消费者，提供多方位的信息产品和网络服务。使城建档案网站成为宣传城建档案工作、开展城建档案信息服务的主窗口。有计划地上载开放档案目录，并向专业特色的城建档案原文信息服务发展，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥城建档案信息资源服务社会的作用。

3.贯彻落实城建档案信息化工作建设的几点建议

3.1突出重点，发挥优势

“纲要”是覆盖全国的全面的、宏观的、近期和中长期指导性文件，各地区和城建档案馆要根据自身的实际情况，认真总结信息化建设的经验，详细分析面临的发展环境，深入研究服务需求和自身的资源，客观地制定各自信息化的发展目标，合理地确定发展重点，扬长避短，突出优势，避免不必要的重复建设，既要积极进取，又要实事求是。

3.2做好与本地区的国民经济和社会发展信息化的横向衔接

城建档案信息化是国家信息化建设的一个局部，城建档案的信息化与本地区的经济发展、科学技术水平、城市建设状况等等有着密切的关系。因此，无论城建档案信息化规划编制或实施，都需要加强与本地区国民经济和社会发展状况横向衔接。

3.3重视所面临挑战