文件格式规定1

文件写作格式规定

一、目的：

为统一公司文件格式，使公司文件管理工作规范化，提高文件处理的质量与效率，特制定本规定。

二、适用范围：公司各部门文件书写之全过程。

三、文件分类：

按性质特点可分为：制度规范性、事务性、会议公文、对外公文。

制度规范性：制度。即由人力资源部发文的各类制度、管理办法等规范性文件。

事务性：请示及公示类文件，如通知、通报、公告、各类报告。

会议公文：会议记录等。

对外公文：所有对外的行文。

四、文件构成：

文件统一由页眉、标题、正文、落款及页脚等构成。

五、文件通行规定：

（一）页眉、页脚

公司内部所有文件必须使用统一页眉、页脚，文件页眉由公司Logo以及公司名称构成，以公司统一规定为准，不可自行更改。

页眉

页脚

（二）文件编号

1、公司内部所有规范性、事务性文件编号必须保持编号的唯一性和统一性。

2、文件类别代码：

规范性、事务性文件的代码分别为G、S。

3、编号由部门代码和数字代码两部分组成。

①、部门代码：由3位大写字母组成，各部门代码及简称如下（如因公司架构调整，需增加或改变代码

的，由总经理办公室统一制定）：

■各部门

②、数字代码由7位阿拉伯数字组成。前4位阿拉伯数字是文件完稿的年份，后3位是本年度文件的流

水序号。以总经办文件编号为例，即若本年度部门发文的第一份事务性文件编号是ZJBS2010001，则发文的第二份事务性文件编号即是ZJBS2010002，以此类推。

以总经办事务文件编号为例：ZJBS2010001

ZJB：总经办的部门代码

S：事务性文件代码

2010：年份

001：本年度发文序号

（三）标题：文件标题应简洁、贴切、鲜明地反映文件主题。

（四）正文要求：

行文风格：准确、简洁、顺畅

准确——用词准确，避免任何可能引起的歧义；

简洁——用词简洁，去除一切空话、套话，可有可无的字、词、句一律删除；

顺畅——语句通顺，条理清晰，避免文理不通。

六、文件专用格式规定：

（一）、规范性文件格式

1、标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间，行间距依实际情况自行设定。

2、文件首页文头包含：发文单位、发文日期、文件编号、受文单位、抄送单位、生效日期、页次、版

次。所有规范性文件必须以大写字母A——Z注明版次；规范性文件修改时，版次顺序为：A版、B版、C版……。（B版表示该文件第一次修订、C版表示该文件第二次修订，依此类推）；

3、文尾包括：落款（发文单位、发文时间）、作成、审核和批准。字体统一用五号宋体加粗；文件编

号由总经办统一编制。

4、正文由标题、条款内容构成。标题统一用宋体五号字加粗，条款内容统一用宋体五号字。

（二）、事务性文件格式

请示、指示、批复类格式

（1）标题字体统一用宋体加粗，字号介于二号与四号之间。

（2）文头包含发文单位、发文时间、文件编号；字体统一用宋体五号加粗。

（3）正文由批示人（单位）、受文单位、内容、批示等组成，文件起草部门的部门负责人应在正文落款处签名确认；正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。

（三）、通告、通知、通报类格式

1、标题统一用宋体加粗，字体介于小二号与四号之间。

2、文头包括发文单位、发文时间、发文编号、批示人（单位）和受文单位；字体统一用宋体五号加粗。

3、正文内容字体用宋体，字号介于小四与五号之间。

4、文尾包括落款（部门名称、发文时间）与相关人员的签字。

（四）、函、合同等对外发文格式

对外发文格式文档使用公司统一规定的页眉、页脚。

（五）、会议公文格式

1、会议公文不作要求。

2、会议记录尽量采用表格形式，但各部门亦可根据实际情况采用其他格式，本附件仅作为参考格式。总经理办公室负责本规定的解释与修订；本规定自2010年7月19日起生效执行。

总经理办公室

2010年07月17日