文书档案归档整理办法

文书档案归档整理
文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。

形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。

一、归档范围
1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;
2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;
3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。

具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。

二、文书档案的归档要求
1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文
有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。

2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;
3、归档的文件材料原则上应该是原件;
4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。

三、文书档案的整理方法和具体步骤
目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。

立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索
利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。

村、社区一般采用立卷归档整理方法。

(一)立卷归档整理方法
1、立卷的概念
立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。

立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。

2、立卷的原则
在对文书文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有
机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

3、立卷归档整理方法的操作步骤
(1)立卷
①分年度:
一般文件按文件落款时间来确定归档年度;但是以下几种特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度:第一、文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等;第二、文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度;第三、跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。

②分问题:可以按文件的内容、时间、作者和体裁等任何一种要素进行,将相同问题的文件归在一起,
尽量做到问题单一。

同一问题的文件太少不够组成一个案卷时,可将多个问题的文件合并一起组成一个案卷。

例如:将本村(居)委会一年中各部门和各项工作的计划和总结归在一起组成一卷,这是按内容和体裁来分;将镇(区)一年中下发的一般性文件归在一起组成一卷,这是按作者来分。

③分期限:永久、长期、短期
在按问题进行组卷时应结合考虑文件的保管期限,尽量将属于同样或相近保管期限的文件材料组合在
一起立卷。

当一个案卷中的文件材料保管期限不尽相同时,按较长的期限来确定整个案卷的保管期限。

④拟写案卷题名
案卷题名的一般格式为:作者+时间+问题+体裁,其中任何一部分如内容较多的话,不必全部列出,只须
列出最主要的三、四个即可,要求做到名实相符,简练准确,结构完整。

例如:×××居委会2005年关于社区教育、精神文明建设、妇女工作、侨情调查等的登记表、调查表;内容较单一的案卷可进一步简化,如:×××居委会2005年各部门工作总结。

总之,组卷时一般先按年度分类,然后再在同一年度里按问题分类,按问题进行分类时要结合考虑保管
期限,直至最后确定案卷。

在分类组卷时应遵循“先易后难,先简后繁”的原则,即先将内容比较单一和系统成套的文件材料组好卷,然后再对那些内容较杂和零碎散乱的文件材料按问题结合保管期限进行组卷,少数
情况特殊的文件材料可跨年度、跨问题组卷。

(2)案卷的排列
按年度——期限,每年小流水号排列。

(3)案卷的编号:全宗号+目录号+案卷号
全宗号:通常指立档单位的代号。

目录号:一般由大类代字+保管期限代码+年度号三部分组成。

大类代字通常为“A”;保管期限代码永久为“1”,长期为“2”,短期为“3”,不再和编;年度号即归档年度。

案卷号:目录内案卷的顺序编号,同一保管期限内每年从1开始编案卷号,在同一个案卷目录内不允许
出现重复的案卷号。

例如:小榄镇的全宗号为119,其辖下某社区居委会永久保存的2007年第一卷文书档案的编号
为:119.10/A1.2007/001。

注:我市村、社区文书档案以往的目录号由大类代字+保管期限代码+目录顺序号构成,其中永久长期合
编为“12”,永久、长期、短期合编为“0”,每年或多年一个顺序号。

新编号方法直接用年度号代替目录顺序号,每年从1开始编案卷号。

已整理完成的档案保持不变,未整理的档案可按新的编号方法进行整理。

(4)案卷的整理
①卷内文件排列:按时间、内容、作者、体裁或幅面大小等特征对同一案卷内的文件进行排列。

②编页码:每一个案卷均从第一页开始编流水页码,凡有内容的页面均需编页码,正面编于右上角,反面编于左上角,为避免与文件内容相混淆,提倡用打码机编制页码。

③制作卷内文件目录:按卷内文件的排列顺序逐份在卷内文件目录上进行登记。

《卷内文件目录》是检索案卷内文件的工具,主要项目包括顺序号、文号、责任者、题名、期限、页号、备注等(见附表1),《卷
内文件目录》各项目的含义及填写要求如下:
顺序号:每本案卷内的文件排列号,一本案卷只能编一个连续的顺序号。

文号:文件制发单位的发文字号,一般由单位发文代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,要求照实抄录,填写完整齐全,没有文号的文件此栏可不填。

责任者:对该份文件负有责任的单位或个人,即文件的署名者。

责任者名称过长可填写规范化的简称。

题名:文件的标题,要求照实抄录。

文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的,应为其加拟或补充标题,并将加拟或补充的标题置于“[ ]”内,以区别于原来的文件标题。

若将附件标题也一并标注,查找利用将更加快捷、方便。

日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时要求用八位阿拉伯数字填写,可省略年、月、日三个字,用“.”代替。

页号:卷内文件所在的页号,只填写文件开始的页号即可,但最后一份文件的起止页号都要填写。

备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况(如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等)可在此栏填写。

《卷内文件目录》一般要求一式三份,一份装订时置于卷首,即案卷封皮的后面,其余两份用来做《档案目录》。

④填写封面、备考表
案卷封面具有保护案卷内文件并揭示案卷有关内容的作用,一般用软牛皮纸按照国家统一标准与规格
制作(见附表3)。

填写案卷封面时要求使用耐久材料书写或打印,便于长期保存,字迹要端正规范、大小适中,便于查阅。

案卷封面的栏目及填写方法如下:
全宗名称:填写村委会或社区居委会名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。

类目名称:填写立卷时分类的类目名称,如:文书档案。

案卷题名:填写拟好的案卷标题,字体可稍大些,排列匀称,位置适中。

时间:填写案卷内文件的起止年月。

卷内文件数及页数:填写案卷内实有文件的总件数和总页数。

保管期限:填写立卷时划定的保管期限。

归档号:部门立卷后,将案卷移交档案室时填写的部门登记号,未实行部门立卷的村、社区不用填写。

全宗号、目录号、案卷号(参见案卷编号部分)。

备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表(见附表4),一般印在卷皮(封三)置于卷末。

备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目,其含义及填写要求如下: 本卷情况说明:说明本案卷内的文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。

有些由立卷人填写,如文件的缺损情况,有些由档案室填写,如文件的修复、补充、移出、销毁等情况。

要求照实填写。

立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名,可用手签,也可以用私人印章,以示对本案卷立卷情况负责。

检查人:填写案卷质量审核者的姓名,如果是部门立卷,检查人为档案室人员,如果是档案室立卷,检查人也是立卷人,要求照实填写。

立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。

⑤装订
案卷装订时的排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底(含备考表)。

去除钉书针、回形针等金属物,以A4大小为标准,向左和向下取齐,过大或过小的文件须进行折叠或托裱,未留装订线的要补贴加边;采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读;案卷厚度以不超过一公分为宜。

⑥制作《案卷目录》
按案卷的排列顺序逐份在《案卷目录》上进行登记。

《案卷目录》是按照案卷排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找档案的最基本的检索工具,也是进行档案统计、移交、检查的重要依据,主要项目包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等(见附表2),《案卷目录》各项目的含义及填写要求如下:
案卷号:简称卷号,即案卷的排列顺序号,一本一个案卷号。

分档案室编和档案馆编两种,只需填写在档案室编一栏即可。

题名:即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录。

年度:填写案卷的归档年度。

页数:案卷内文件的总页数。

期限:案卷的保管期限。

备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。

《案卷目录》一般要求一式二份,用来制作《档案目录》。

注:使用档案管理软件的村、社区可将相关数据录入档案管理系统,自动生成相应档案目录和封面格式,并进行打印。

(5)案卷装盒、排架
按档案编号顺序将案卷装入档案盒中,并填写档案盒脊背项目。

装盒时应尽量装满,以充分利用盒内空间,但不应使档案盒鼓胀,不同年度和保管期限的案卷不可装入同一盒。

文书档案装盒时应采用适用立卷整理方法的文书档案盒,其背脊样式见附表5,其主要项目有全宗名称、年度、全宗号、目录号、起止卷号。

其中全宗名称为可选项,根据需要可填可不填,全宗名称、年度、全宗号和目录号的填写方法与案卷封面上的一致,起止卷号项填写盒内所装案卷的起止案卷号。

档案盒背脊各项目可用手填写,填写时字迹要清晰工整,字体可稍大,排列匀称,位置适中。

为使档案盒外观美观,建议用字粒章(含数字和字母)涂油墨后盖印。

在排架时可按“年度-保管期限”排列,即先排年度,同一年度内再按保管期限的长短排列,最后按案卷号排列。

(6)编制《档案目录》
《档案目录》包括以下三个部分:
①立卷说明
包括三部分内容:一是本单位基本情况,说明本单位的名称、性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况;二是组织机构设置与变化情况,以及党政主要领导人任职及其变化情况;三是本年度文书立卷情况,说明立卷工作的组织情况,文件材料的完整程度,案卷数量,有何缺陷和问题等。

立卷说明一般一年写一次,在完成上一年度的文件立卷归档工作之后编写。

立卷说明的主要作用在于为本年度的档案形成提供一个大的背景情况介绍,同时也为日后编写村、社区的大事记、组织机构沿革、年鉴、村志等材料积累素材。

②案卷目录
③卷内文件目录
将三部分按“立卷说明—案卷目录—卷内文件目录”顺序用档案目录夹装订起来。

装订方法:案卷数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;案卷数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。

《档案目录》封面和背脊均需制作标签(见附表6),各项目的填写方法参见案卷封面和档案盒背脊的填写。

《档案目录》一般要求制作一式两份,一份用于日常检查(用硬皮夹装订),一份用于备份(可用软牛皮纸装订作封面)。

(二)单件归档整理方法
1、单件归档的概念和特点
单件归档整理方法是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。

以件为单位整理,是指整理的对象与整理的结果都是件,以件代替案卷作为档案的基本管理单位。

单件归档方法与立卷归档方法相比具有整理方法简单、方便,整理时间、地点灵活,方便利用等特点。

2、单件归档实施的前提
单件归档方法原则上以使用计算机以及优秀档案管理软件管理档案为前提。

3、“件”的确定
归档文件的整理单位。

一般文件一份(包括正本与定稿、正件与附件)为一件,会议记录、报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。

4、单件归档整理原则
遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判断文件的保管期限,适合新技术应用的需要,便于保管和利用。

5、单件归档整理方法的操作步骤
(1)分年度:年度一般为文件的形成年度。

(2)分期限:根据文件的内容按规定分为永久、长期、短期三种保管期限。

(3)排序:对属于同一保管期限的文件的先后顺序进行排列。

在排序时,一般按机构或问题或文号等先后
顺序排列即可,为便于利用尽量将同一事由的文件排列在一起。

(4)盖档号章
采用单件归档整理方法,每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页上方空白处,可稍偏左,以方便手工翻阅查找。

档号章样式如下图所示,档号章内各项目的填写方法如下: 全宗号:通常指立档单位的代号。

类别:填写文书档案的大类代字,一般用“A”来表示。

期限:填写为此份文件所确定的保管期限的汉字或代码,一般永久、长期、短期分别用数字“1”、“2”、“3”来表示。

年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。

件号:填写在一个保管期限内给此份归档文件编制的顺序号。

页数:此份归档文件的总页数。

(5)编件号
分类排序之后,在同一保管期限内编定每份文件的顺序号,即为件号,将其填写于档号章的“件号”一栏中。

每一年的每个保管期限的归档文件均从“1”开始编件号。

(6)编页码
每份归档文件均单独编页码,凡是有效页面都要编页码,正面编于右上角,背面编于左上角,文件本身有正确页码的可不用再编。

提倡用打码机来给文件编页码。

通过编页码即可统计出每份文件的页数,并将其填写于档号章中的“页数”一栏中。

(7)装订
装订要求:每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和长期保管的文件必须去除易生锈的金属物,短期可不用去除金属物。

装订方法:常见的有四种,可根据需要选择使用。

①衣车缝边:用专门的小型衣车(缝纫机)将文件左侧上端三分之一的长度用线缝起来,适用于较薄的单份文件。

②胶剂粘合:用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,也同样适用于不是很厚的单份文件。

③不锈钢钉:用专门的不锈钢钉将文件订起来,永久和长期保管的单份归档文件同样适用。

④三孔一线装订:同案卷的装订方法相同,单份归档文件较厚时适用。

(8)编制《归档文件目录》
按归档文件的的编号顺序逐份在《归档文件目录》上进行登记,,其主要项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等(见附表7)。

使用计算机以及档案管理软件管理档案的单位编制档案目录时,可首先将归档文件的目录信息(主要是用于检索的各个项目)输入档案管理软件,然后按《归档文件目录》的格式将其打印出来,最后汇集装订成册即可。

在输入软件及填写时可参考档号章及《卷内文件目录》中相同项目的填写方法。

《归档文件目录》打印一式三分,其中一份随相应的文件放在档案盒内,其余用于制作《档案目录》。

(9)装盒、排架
将整理的单份归档文件按照编号顺序装入档案盒中并填写档案盒背脊、盒内备考表。

装盒时采用的是适用单件归档整理的文书档案盒,其背脊样式见附表8,其主要项目有全宗名称、全宗号、类别、期限、年度、起止件号。

在装盒时,要求每一个档案盒只能装同一年度同一保管期限的归档文件,即类别、期限、年度三个项目
所填内容均只能唯一。

填写备考表:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件材料情况说明、整理人、检查人和日期(见附表9)。

盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况
排架:在排架时先按年度排列,年度内再按保管期限的长短排列,即先排永久,再排长期,最后排短期。

(10)制作档案目录
档案目录包括归档说明和《归档文件目录》两部分。

归档说明的内容参见立卷整理方法中的立卷说明。

装订方法:归档文件数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;归档文件数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。

档案目录封面和背脊均需制作标签(见附表10),各项目的填写方法参见档号章和档案盒背脊的填写。

《档案目录》一般要求制作一式二份,一份用于日常检索(用硬皮夹装订),一份用于备份(可用软牛皮纸装订作封面)。