某公司应收账款管理规定(2017最新版)

1. 目的：
为进一步加强应收账款的有效管理和健全客户的信用管理体系，降低催账成本，减少坏账发生，加速公司资金周转。

2. 适用范围：
本暂行规定适用于某某有限公司及下属各子公司应收账款的管理，现销客户的账款管理参照本暂行规定办理。

3. 定义：
3.1 应收账款：是指公司因销售产品、材料、提供劳务等业务而应向购货方、接收劳务的单位或个人收取的款项，形成应收账款的直接原因是赊销。

3.2 呆帐：是指6个月以上既不增加也不减少的无法收回的往来账，并且不能确定将来是否能收回的往来账，应该确定为呆帐。

它作为一项资产反映在各年的资产负债表上，而且也不需计提坏账准备。

3.3 坏帐：是指公司确定无法收回的应收账款。

按照有关规定，坏帐损失通常是指因债务人破产或死亡，以其破产财产或其遗产清偿后，仍然不能收回的应收账款，或者因债务人逾期未履行偿债义务超过两年仍然不能收回的应收账款。

4. 职责：
4.1 客服部门归口负责应收账款的管理，严格按公司要求做好货款的回笼工作，负责主持月度客户评审会议及会议决议的跟踪落实；各销售内勤人员协助市场部根据职责分工负责各自对口联系客户的应收账款的管理。

4.2 市场部负责按公司规定和合同约定向客户催收应收账款。

4.3 财务部负责提醒和监督客服部门、市场部按要求和合同约定回笼货款。

4.4 物流、生产、品质、采购、法务等部门配合做好应收账款的监控管理工作。

4.5 分管领导、总经理依各自权限负责应收账款有关工作的审批。

5. 管理细则：
5.1 总则：
5.1.1 应收账款管理原则：实事求是，客观友好，全程负责，催收成本。

5.1.2 应收账款管理目标：
（1）有效控制在途应收账款的额度，实现合理铺货，加快资金周转。

（2）降低应收账款的管理成本，提高销售利润。

5.2 应收账款管理范畴：
5.2.1 即期应收账款，是指自公司发货之日起，按合同约定N个月（N=1，2，3，具体以双方签订的合同为准，下同）内应回款的应收账款。

5.2.2 逾期应收账款，是指超过合同约定期限仍未回款的应收账款，按期限分为N+1个月、N+3个月、N+6个月、N+1年及以上。

5.2.3 其他应收账款，包括坏帐损失、质量损失、短缺丢失等。

5.3 应收账款的有效凭证：
5.3.1 收帐依据：
合同/协议/订单、送货单（回单联，若客户收到货后无回执单，客服部门要发出收货确认书）、销售发票（收票回执）、财务对帐（询证函）、还款协议书/承诺书等都属于有效的收款依据。

以上收款依据要求是原件，要有客户授权代理人员的有效签名或盖章。

原件一律由财务部统一保管归档，销售内勤、业务人员和应收账款管理人员可以使用复印件，以作为向客户收款的债权依据。

5.3.2 结算清单：
应收账款管理人员（可以专兼职）应制作清晰的收款清单交由业务人员，结算清单应注明债务人名称、结算依据（送货明细）、结算日、到期货款、逾期货款、客户授信额度和授信期限等信息。

结算清单通过业务人员面访时交由客户付款责任人，不便面交的也可用邮寄或传真方式直接送达付款责任人，结算清单（及时结清的除外）应请求客户财务人员签字并加盖公章或财务专用章，结算清单根据客户付款结算情况随时提供。

5.3.3 对账单：
客服部门对账员负责制作对账单，财务对账单应分为对帐部分和回执部分。

财务对账单注明客户在对帐日前的所有欠款余额，包括已发货未开票的余额，回执部分请客户采购部和财务部进行账目核对，并将核对结果填写清楚，由负责人签名并加盖财务专用章或公章后邮寄至我公司（必要时原件扫描后发电子邮件亦可）。

5.4 应收账款的收款流程：
5.4.1 到期前提醒：
应收账款到期前5日业务人员或经办内勤员负责电话或邮件提醒客户，要求客户货款到期时安排付款。

应收账款管理人员负责提醒业务人员和客户经办人。

5.4.2 到期日催收：
应收账款到期日是一个非常重要的时点概念，是判断应收账款质量的临界点，也是账款催收的敏感点。

研究表明在应收账款到期日收帐的催款效果最好，此时客户有强烈的还款意愿和道德责任，业务人员必须在账款到期日抓紧催帐。

为保证催款成功率，应收账款管理人员负责提醒业务人员或经办销售内勤员到期催款。

5.4.3 逾期催讨：
客户未能在付款日前后按时付款，造成账款逾期，逾期一月以内由业务人员或经办销
售内勤员负责催收，催款函件可用电子邮件、手机短信或邮寄方式送达，也可同时采取多种方式送达，必须注意保留相关的送达证据。

应收账款逾期1月以上的，应收账款管理人员除督促业务人员或经办销售内勤员继续催款外，还将直接发出严重逾期催款函件，向客户采购部门催款。

5.4.4 呆滞账款追索：
逾期3个月后的应收账款的收款责任（经公司领导批准尚处于正常合作期内的客户除外）由公司法务部门负责，业务人员或经办销售内勤员和应收账款管理人员自觉配合法务部门追款，并按上述方式发出呆滞帐款追讨函件。

5.4.5 呆滞账款清理：
逾期6个月后，追款责任交由公司委托的律师负责，公司法务部门和应收帐款管理人员负责协助律师整理相关债权文件，准备起诉材料，同时由律师发出律师函告知客户。

5.4.6 起诉与执行：
律师介入后客户仍拒不自觉还款的、且应收账款逾期1年以上的，报请公司领导审批后，由委托的律师向有管辖权的人民法院起诉。

5.5 应收账款监控管理：
5.5.1 对即期应收账款，业务人员或经办内勤员须自公司发货之日或开票之日起N个月内回款；不能按时回款，应及时向公司客服部门提交书面报告，报公司领导审批。

5.5.2 对属逾期应收账款，业务人员或经办内勤员须向公司客服部门提交逾期书面报告，同时提供有关客户详细材料，包括客户名称、地址、法人代表姓名、联系电话、逾期应收账款情况等。

5.5.3 其他应收账款，包括坏帐损失、质量损失、短缺丢失等，如属公司的责任，由公司承担；如属业务人员或经办内勤员的责任，由责任人员按出厂价承担赔偿。

5.5.4 日常管理：
（1）加强应收账款的日常监控。

应收账款管理人员每周对所有客户全部接近到期的应收账款记录进行分析一次，并提出相关处理意见。

每周制定《重点应收账款监控对象跟踪表》，跟踪承诺的回款日期，及时反馈情况，由客服部门或市场部负责人（以下简称“业务负责人”）作重点跟踪。

（2）做好月度催收汇报工作。

由应收账款管理人员编写催收书面报告单，交部门负责人审查，营销分管领导审核后，呈报公司总经理。

（3）由业务人员或经办销售内勤员负责做好客户基本信息的收集（另见资信调查表），法律凭证（要求一切原始凭证，主要是合同、送货单回执联、对账单等，因为涉及以后法律纠纷，要求客服部门有一份留档）的收集等。

（4）发货之日起7日内，经办销售内勤员应及时做好客户收货情况的核查工作，并做好台帐记录，月度归档管理。

（5）往来账目核对工作。

每月底，客服部门对账员应与客户对当月发货情况进行对帐核实，发出对账单，及时确认签章后寄回或传真至公司客服部门。

5.5.5 在途款的管理：
（1）在途款跟踪负责人：销售内勤；未达在途款最终责任人：责任业务人员；
（2）未达在途款逾期3天以上，销售内勤开始核对跟踪处理；
（3）每周两次由客服部门发布未达在途款逾期7天以上的明细，同时由应收账款管理人员跟踪该笔应收款，若对方客户仍未处理，则停止对其进行信用赊销；
（4）确认未达在途款逾期有坏帐倾向，则按逾期款相同处理。

5.6 信用冻结、黑名单制度：
在业务往来中当发生下列情况之一时，即冻结对其信用支持，一律款到帐发货后发货（客服部门有权直接控制，除总经理书面批准外，任何人无权干涉）：（1）超期30天以上，或当期应收账款延期2个月以上方付清；
（2）非我方原因一个季度内期票延期入账次数2次，承诺改正后再次发生；
（3）使用伪造票据，以达到不付款或拖延付款目的；
（4）拒绝对帐，或无正当理由拖延对账，或超过对帐要求反馈日期30天仍无法解决对帐差异；
（5）确认客户经营状况出现问题，资金困难已无偿债能力。

黑名单客户在应付款到账后或现款操作3个月以上，可由业务人员或经办销售内勤员提出恢复正常客户的申请，公司相关部门评审通过并报营销分管领导审核、总经理批准后方可解冻，给予正常信用金支持。

5.7 坏账管理制度：
5.7.1 业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收，应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每个月不得少于1次），访问客户时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写《问题客户报告单》，并建议应采取的措施，呈请业务负责人审查后提出处理意见。

凡确定为坏帐的，须报经营销分管领导、总经理按权限批准后按相关财务规定处理。

5.7.2 业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失至少50%以上的金额。

5.7.3 客服部门和市场部应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收账款，应将未收款的理由详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，对大额的逾期应收账款应特别书面说明，并提出清收建议。

否则，此类账款将来因故无法收回形成呆帐时，业务人员应负责赔偿30%以上的损失金额。

5.7.4 业务人员或经办内勤员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报业务负责人，及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商抵价物价值，妥为处理以避免更大损失发生。

在没有担保的情况下，不得再次向该客户发货。

否则相关损失由业务人员或经办内勤员和客服部门经理负责全额赔偿。

5.7.5 《坏帐申请单》填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实、不能收回的原因等，做简明扼要的叙述，经业务负责人审核、营销分管领导审核、总经理批准后，连同对账单或差额票据转交客服部门处理。

5.7.6 凡发生坏帐的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，于当月份核算业务人员或经办内勤员销售提成奖励时，应按坏账金额的20%先予扣减业务人员或经办内勤员的销售提成奖励。

5.8 应收账款交接制度：
5.8.1 业务人员或经办内勤员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。

凡业务人员或经办内勤员调岗，必须先办理包括应收账款在内的工作交接，交接未完的不得离岗，交接不清的责任由交出者负责，交接清楚后责任由接替者负责；凡离职的，应至少提前60日向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和提成奖励不予发放，由此给公司造成损失的，还将依法追究其法律责任。

离职交接以最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。

5.8.2 业务人员或经办内勤员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的书面承诺担保，若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职。

5.8.3 离职业务人员或经办内勤员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。

理赔不因经手人的离职而无效。

5.8.4 《员工工作交接表》一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，并由监交人签字后，保存在移交人、接交人各一份，公司档案存留一份。

5.8.5 业务人员或经办内勤员接交时，应与客户核对对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向业务负责人反映，未立即呈报有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。

5.8.6 公司各级业务人员或经办内勤员移交时，财务部应于完成移交手续并经分管领导认可后，方可发放该移交人员最后任职月份的薪金。

未经分管领导同意而自行发放，相关责任和损失由管理部、财务部负责。

5.8.7 业务人员或经办内勤员办交接时由业务负责人监督。

移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，应限期赔偿；情节重大时，应依法追究其法律责任。

5.8.8 应收账款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的账款由接交人负责接手清收。

财务部应随机对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员或经办内勤员手中账单的真实性。

交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签字后即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接、监交人负责。

5.9 责任追究：
5.9.1 公司业务人员或经办内勤员及与业务开展有关的人员，如有损公肥私或涉嫌截留、挪用货款，或私立账户，或与利益关联单位串通一气损害公司利益等违纪行为，则以其违纪金额为基准，对该责任人员处以3～5倍的罚款，并视其情节轻重，公司有权给予调离岗位、免去全年应有提成奖励或开除处分；情节特别严重的，将移送公安司法机关追究其法律责任。

5.9.2 凡违反本暂行规定上述条款规定的，一经查实，视情况处罚责任人20～100元/次；造成损失的，索赔全部损失。

5.9.3 如果客户货款延期支付的，公司可对相关责任业务人员或经办内勤员采取暂缓发放工资或部分发放工资、行政处分或经济处罚等措施。

5.9.4 相关工作人员玩忽职守给公司造成重大损失的，除索赔损失外，予以开除处理。

5.9.5 凡违反本暂行规定的其它行为，由管理部按公司规定对责任人进行处理。

6. 附件：
6.1 相关流程：
无
6.2 支持性文件：
无
6.3 相关记录表单：
《对账单》
《催款函》
《重点应收账款监控对象跟踪表》
《问题客户报告单》
《坏帐申请单》
《员工工作交接表》。