浅谈存货管理问题及对策

浅谈存货管理问题及对策

◆王龙飞　明达职业技术学院

【摘　要】一个企业拥有存货量的多少,反映了资产运作效率,甚至关系到企业的生产与发展。我国许多企业也逐渐地意识到,存货管理对企业的发展是不可缺少的。目前,很多企业在存货管理方面仍存在着问题,我们应该从管理制度、内部控制、信息系统的利用、第三方物流的利用等方面对此采取措施,加强企业的存货管理。

【关键词】存货　管理　问题　对策

存货是一项重要的流动资产,一般情况下,存货占企业总资产的30%左右,其管理、利用情况如何,直接关系到企业的资金占用水平以及资产的运作效率。在不同的存货管理水平下,企业的平均资金占用水平差别是很大的。正确的存货管理方法可以通过降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,最终提高企业的经济效益。

一、存货管理的认识

1.存货的特征。有效需求与民众对经济的信心相关,这属于企业不可控的外部因素。存货理论上则属于企业能够控制的内部因素,但是现实上,对企业来说,存货管理是一个不断地挑战,它的自我膨胀往往是企业本身难以控制的。

存货有时会自我膨胀的特性与以下两个因素关系密切:一是传统的制造方式需要很长的前置时间(从订货到交货的间隔时间);二是企业生产计划部门和市场销售部门之间的职责和目标不一致。

2.存货管理的变革。1953年,日本丰田公司的副总裁大野耐一创造了一种高质量、低库存的生产方式“立即生产”(Just I n Ti m e,简称J I T)。J I T技术是存货管理的第一次革命,其基本思想是“只在需要的时候,按需要的量,生产所需的产品”,也就是追求一种无库存、或库存量达到最小的生产系统。

存货管理的第二次变革的动力来自于数控和传感技术、精密机床以及计算机等技术在工厂里的广泛应用,这些技术使得工厂的整备时间从早先的数小时缩短到几分钟。在计算机的协助下,机器很快从一种预设的工模具形态切换到另一种工模具形态而无须走到遥远的工具室或经人工处理之后再进行试车和调整,整备工作的加快使怠机时间结构性发生了关键的变化,困绕着传统工厂的在制品库存和间接成本也随之减少。

九十年代信息技术和互联网技术兴起之后,存货管理发生了第三次革命。通过信息技术在企业中的运用(如ERP、MRPⅡ等),可以使企业的生产计划与市场销售的信息充分共享,计划、采购、生产和销售等各部门之间也可以更好地协同。而通过互联网技术可以使生产预测较以前更准确可靠。

存货管理经过三次革命性的创新之后,仍然没有解决一个问题,即供应商与制造商上下游之间的信息共享。如果没有企业间的信息共享,那么和不能从根本上消除整个产业链上的存货,只是把存货从一个产业层面转移到另一个产业层面,从一个企业移到了另一个企业。

二、存货管理存在的问题

就目前来说,中国企业的存货管理与国际上领先的企业还有一定的差距。主要表现在以下几个方面:

1.存货管理制度不够完善,缺乏有效地控制。目前,一些公司存货方面管理制度存在以下问题:一是未制定存货管理制度,虽然有这方面的规定,但仅仅流于形式,而未予认真执行;二、是内部控制薄弱。存货的内部控制是企业内控的重要环节,完善的内部控制可及时发现记账错误,有利于防止舞弊。而很多企业或没有良好的内部控制,或虽有但由于种种原因无法真正发挥作用。

2.存货管理未能实现电算化。我们除少数大公司外,大部分企业尚未实现电算化管理。由于存货种类繁多,核算的工作量比较大,大大降低了工作效率。这样极易产生以下不利情况:一是影响存货核算的及时性和准确性,会造成帐面数据与实际库存数量不符,产生大量潜在损失,致使财务报表不能真实反映企业的财务状况;二是在对帐不及时的情况下,如发生偷盗等情况,不易及时发现,不利于加强内部管理,人员不足或未具备一定素质的情况,也会不同程度地影响存货核算的质量。

3.未能充分利用第三方的物流管理。随着市场经济的不断发展,经济社会化和信息化程度不断增强,企业组织形式和经营管理模式均有很大变化,传统的存货管理方法对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。

4.存货的核算不规范,信息失真。《企业会计准则》规定,存货在会计期末应当按照成本与可变现净值孰低计量。企业在确定存货的可变现净值时,应当以取得的可靠证据为基础,并且考虑持有存货的目的、资产负债表日后事项的影响等因素。企业每期都应当重新确定存货的可变现净值。这里所说的可变现净值,是指在正常生产经营过程中,以存货的估计售价减去至完工估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税金后的金额。但是大多数企业,并未做到按照成本与可变现净值孰低来准确体现存货的期末价值。除上面提到的人员方面的问题外,主要还有以下几点原因。一是企业有意粉饰经营业绩,不真实体现存货的跌价损失;二是管理层在此方面未给予足够的重视,对于存货跌价损失准备可提可不提;三是有些存货的当前市价不易确定,或已无可比性,无法确定可变现净值。结果造成库存存货的实际价值未能得到准确体现。

5.存货的积压形成直接损失。一般来讲,大多数企业都在竭力避免因缺货而错过交货期,造成顾客满意度下降,所以存货库存积压过大,也成为大多数企业普遍存在的现象。它不但影响企业资金的正常周转,造成资金的浪费,而且长期滞压,容易发生贬值、毁损、失窃,从而直接形成损失。

三、加强企业存货管理的对策

利用企业物流的先进的管理理论和管理方法,对企业存货管理的全过程进行优化组合和合理配置,使存货管理活动中的订单流、物流和资金流处于最佳状态,以最少的投入获得最大的产出,这是现代企业存货管理的趋势和重点。

1.建立科学高效的存货管理制度。企业应建立起科学高效的存货管理制度,并随着企业的发展不断完善。存货的日常控制方法应采用存货归口分级管理责任制。制定指标部门应参照历史数据,结合本期实际情况,分解存货资金计划指标给企业各有关职能部门进行管理。

在明确存货管理职责的基础上,由财会部门组织制定储备资金、生产资金和成品资金限额(或定额),然后由各部门将限额层层分解落实到基层个人,并进行检查考核、奖惩。加强存货内部会计控制。

2.存货的规划。存货的规划是控制存货水平,降低资金占用,使存货效益和成本达到最优化的存货事前控制方法。做好存货规划,首先应制定经济订货规划,确定好经济订货批量,再订货点,及时补货,避免缺货。其次,要确定存货资金的占用额。通常可以采用以下三种方法:一是根据各种存货平均每天的周转额和其资金的周转日数来确定存货资金数额的周转期法;二是以上年存货资金占用额为基础,分析计划年度各项变动因素加以调整后确定资金数额的因素分析法;三是根据存货资金与有关因素的比例关系来确定资金数额的比例。

3.完善内部控制,确保其行之有效。

3.1做好岗位分工控制。首先,建立存货业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督.其次,授权批准控制,明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任,不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求,对于超越权限的业务有权拒绝办理,并向上级报告;严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次,制定存货业务流程,明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求,做好相应的记录与凭证保管。

3.2取得、验收与入库的控制。外购存货应符合内部《采购与付款》的有关规定;抵顶债务及其他原因入库的存货应有有关部门、人员的审批,其价值与质量状况应符合双方协议;严格验收制(上转61页)

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