电算化下的内部控制

浅谈会计电算化下企业的内部控制

一、会计电算化与内部控制相关内容

（一）、会计电算化的含义

会计电算化，是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。广义上来讲与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。

会计作为一种社会活动,从其数据处理技术上看,会计信息系统经历了三个阶段的发展：手工会计信息系统阶段、机械会计信息系统阶段和电算化会计信息系统阶段。伴随会计信息系统的发展过程,会计的内部控制系统也经历了一个发展演变的过程。1954年美国通用电器公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账以及代替部分由大脑完成的对会计信息处理、分析和判断的过程，会计电算化已经发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学四位一体的新型科学和实用科学[1]。

会计电算化实现后，会计处理技术发生了质的飞跃，这种变化不仅影响到会计实务，也对某些传统的会计理论产生了很大影响。现在随着会计电算化事业的不断发展，其含义也得到了进一步的延伸。它不仅涉及会计信息系统，包括会计核算、会计管理、会计决策在内的理论与实务研究，而且还对企业内部控制产生着深远的影。

（二）、内部控制的含义

内部控制是一个为保护财产的安全完整，确保会计及其他数据的正确可靠,保证既定方针、政策的贯彻执行,对组织内部的活动规定了一系列协调一致的方法、措施、手续,形成的一个紧密的控制机制。内部控制按其实施环境的不同,分为应用控制和一般控制。应用控制是指运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的内部控制。内部控制按其本身的性质和实施的目的又可分为管理控制和会计控制[2]。管理控制是指为了保证计划、预算和定额任务的完成,提高经济效益而实施的内部控制。会计控制是指为了维护会计数据准确可靠和保护单位财产完整而实施的内部控制。内部控制关系到企业财产物资的安全完整、关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必需建立起一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地发展。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。近年来，我国十分重视健全内部控制的建设，并发布了一系列规范和指导意见。但是随着会计电算化的应用，内部控制又迎来了新的问题和挑战。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理环境发生了很大的变化，一些非法行为可能不留痕迹，难以发现，给企业和国家造成重大损失，如果会计电算化系统遭到破坏，企业的日常活动会受到

巨大影响。因此，对会计电算化的内部防范和控制制度的建设显得尤为重要。

二、会计电算化在实际工作中的优势

会计电算化的应用把财会人员从繁重的手工核算报表中解脱出来, 核算使用计算机处理与传统手工方式相比有以下特点。

（一）、数据处理一体化。在手工方式下, 从编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表, 要经过很多人的手工才能完成, 增加了数据处理差错的可能性; 而计算机则不同, 数据一旦进入系统, 记账、对账、汇总编制会计报表等, 都是在一个一体化中完成的。（二）、信息存放磁盘化。在手工方式下, 一切信息都记录在会计凭证、账簿、报表等媒介上; 而计算机方式下, 除原始凭证, 其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质( 硬盘、软盘) 中, 同时, 随时可以根据需要, 将信息打印到纸介质上。磁盘可以进行拷贝, 使会计数据的保存和使用更加方便。

（三）、查询高速自动化。在手工方式下, 要查询一个数据, 特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢, 而用计算机查询, 可以设定查询的条件, 计算机可立刻对各种数据进行处理, 很快地查到所需要的结果, 并利用已知的数据和模型做出判断、推理, 在查阅时还可根据需要归类, 打印查询结果。

电算化会计信息处理的特点更能充分地说明电算化财会的及时性、准确性、全面性。

( 1) 以电子计算机为计算工具, 速度快、精度高。电算化会计是以电子计算机代替手工会计下用人工来记录和处理数据。它采用对系统原始数据编码的方式, 以缩短数据项的长度, 原始会计凭证经确认、计量, 随即转化为分录数据进入数据库, 产生各类资料, 并形成综合会计信息。在这样的会计核算过程中, 总账核算与明细账核算、序时核算与分类核算、日常分散核算与期末汇总核算, 以及与此相关的记账和结账规则、核算和试算平衡方法等均不复存在。从而提高了会计数据处理的速度和精度。

( 2) 数据处理人机结合, 系统内部控制程序化、全面化。电算化会计虽然以计算机为计算工具, 但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据( 信息) 的处理是通过程序来进行的, 系统内部控制方式均要求程序化。比如, 对操作权限的限制有密码程序, 验证借贷金额是否平衡有校验程序等。由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化, 使得系统控制达到全面化。其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制, 控制的内容涉及人员分工, 职能分离和计算机软、硬件的维护。从单纯的对会计核算的控制到会计档案的保存和保管。从会计信息方面看, 将从处理确定的、单维的传统会计信息领域发展到能同时处理不确定的、多维的经济信息领域; 从时间方面看, 形成了对过去的核算、对现在的控制、对未来的预测, 形成了一套完整的财务管理系统。

( 3) 会计核算方法合理化、精确化。电算化会计的发展为选择更科学的会计核算方法创造了条件, 使会计核算更加合理化和精确化。在传统会计中, 受人工计算能力的限制, 在考虑具体的会计计量和计算方法时有许多求简、求粗的做法。如零售商场的商品成本核算, 在手工操作条件是很难实现连续系统的实物数量核算方法的。在固定资产折旧方法的选择上也多选择综合折旧率或分类折旧率等计算方法。电算化会计为选择更科学合理精确的会计核算方法创造了条件, 如在存货的进、销( 发出) 、存核算中可选择单品移动加权法, 实时计算存货和销货( 发出存货) 的实际成本; 又如固定资产折旧可选择个例折旧法, 视具体情况确定各项设备的折旧方法。

( 4) 数据处理自动化, 账务处理一体化。电算化会计信息处理过程分为输入、处理和输出3 个环节: 将分散于各个核算岗位的会计数据统一收集后集中输入计算机; 计算机对输入数据自动进行过账、转账和编表处理; 最后由计算机根据指令将所需信息以账表形式打印输出。中间环节在机内自动操作, 而需要的任何中间资料则可通过查询得到, 实现了数据分类