秘书学课件——秘书工作方法
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秘书学第1版-第八章-PPT课件
运用行政命令、决定、规定等手段，实
现领导目标的方法为行政领导方法。它以权
力、权威和服从为前提，对被领导者具有直
接性、单一性、强制性等特点。这种方法在 领导活动中是必要的，是实现领导目标的重 要手段。
（二）秘书对行政领导方法的理解
领导者在采用行政方法的领导活动中，同样需要秘
书的辅助和服务。为此，秘书应注意：
综合分析。
领导工作中从群众中来到群众中去的过程，就是及 时、准确、全面、有效地收集处理各方面信息，定 科学的代表人民群众根本利益的决策过程。 从群众中来到群众中去，一般号召与个别指导相结 合都是不断往复开拓进取的过程，秘书只有在实践 中不断地开拓进取，才能适应领导工作的需要。
二、秘书与行政方法
（一）
（一）组织目标为秘书选用工作 方法指明方向
秘书选用的工作方法，必须为实现组织目
标服务。
秘书选用工作方法要做到：
必须坚持组织功利目标； 必须与组织发展目标相一致； 必须根据组织目标，针对客观实际需要， 具体情况具体分析，灵活选用。
（二）组织规范为秘书选用工作 方法提供依据
组织规范是统一和制约组织成员行为的
用后才能取得有价值的成效；不符合组织管
理需要的工作方法，很难产生积极的实际价 值，甚至可能产生负面影响。
（四）组织管理方法适用于秘书工作
组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管 理；
秘书工作实务中要运用组织管理方法；
适应和配合有关组织管理方法的实施，服务
二、秘书工作方法与领导工作
（一）为领导工作做铺垫的方法
（二）秘书对基本领导方法的理解
从“领导与群众相结合”，认识到群众是
开展领导工作的基础；
从“一般号召与个别指导相结合”，秘书 要正确理解和把握领导活动基本方式； 从“从群众中来到群众中去”，秘书要正 确理解和把握领导活动的基本思路和基 本线索。
《秘书学》全套课件完整版
可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
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目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
6 秘书工作的方法ppt课件
8
2
秘书工作的基本原则
一、准确周密 二、迅速及时 三、安全保密 四、实事求是
9
秘书小王草率对待标书
思辨题 1．王秘书犯了什么错误？ 2．秘书应该怎样注意保守秘密? 3．从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员 工加强什么方面的教育?
10
3
秘书工作的方法
一、秘书的一般工作方法 调查：个别访谈法；开会调查法；直接调查法；间 接调查法；统计调查法；普遍调查法 研究：分类剖析法；层层剥笋法；分析综合法；归 纳演绎法 协调：文件式协调；会议式协调；商榷式协调；沟 通式协调；程序式协调；相机式协调
5
秘书工作的指导思想：“三服务”
二、“三服务”的基本要求 （一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点 工作； （二）对服务对象情况了如指掌； （三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设 置及其负责人状况，还要具有强烈的公共关系意识； （四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。
6
秘书工作的改革要求：“四转变”
2
秘书工作的方法
3
1
您好！请问您是××吗？
2
我是××单位××部门的×××
3
打电话的主要目的是……
4
请问您现在说话可方便？
4
1
秘书工作的指导思想：“三服务”
一、“三服务”指导思想的确立 1985年1月，全国秘书长座谈会指出，中央办公厅
的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好“ 三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、 自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据 “85·1”座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导思 想表述为：做好“三服务”，即为领导、领导机关 服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人 民群众服务。
2
秘书工作的基本原则
一、准确周密 二、迅速及时 三、安全保密 四、实事求是
9
秘书小王草率对待标书
思辨题 1．王秘书犯了什么错误？ 2．秘书应该怎样注意保守秘密? 3．从本案例中，我们认为组织应该注意对自己的员 工加强什么方面的教育?
10
3
秘书工作的方法
一、秘书的一般工作方法 调查：个别访谈法；开会调查法；直接调查法；间 接调查法；统计调查法；普遍调查法 研究：分类剖析法；层层剥笋法；分析综合法；归 纳演绎法 协调：文件式协调；会议式协调；商榷式协调；沟 通式协调；程序式协调；相机式协调
5
秘书工作的指导思想：“三服务”
二、“三服务”的基本要求 （一）准确把握领导在不同时期的中心工作和重点 工作； （二）对服务对象情况了如指掌； （三）熟悉本机关及内部组织机构的职能、机构设 置及其负责人状况，还要具有强烈的公共关系意识； （四）一丝不苟地做好大量细致的事务性工作。
6
秘书工作的改革要求：“四转变”
2
秘书工作的方法
3
1
您好！请问您是××吗？
2
我是××单位××部门的×××
3
打电话的主要目的是……
4
请问您现在说话可方便？
4
1
秘书工作的指导思想：“三服务”
一、“三服务”指导思想的确立 1985年1月，全国秘书长座谈会指出，中央办公厅
的指导思想是：围绕党的总目标、总任务，做好“ 三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、 自治区、直辖市服务，为人民群众服务。依据 “85·1”座谈会的精神，可把普通秘书工作的指导思 想表述为：做好“三服务”，即为领导、领导机关 服务，为与本机关相关的各个部门机关服务，为人 民群众服务。
《秘书学》课件4章
过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等
方面，都以不断提高正面效益为目标。
（一） 正面效益原则
（二） 以领导工作为核心原则
以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动， 必须围绕领导工作 展开，按领导工作 的需要提供全面、 周密、及时、有效 的服务。 以领导工作为 核心原则，是由秘 书工作的主要任务 决定的（见图4-6）。 图4-6 以领导工作为核心的表现
（二） 综合协调强化整体功能原则
综合协调强化整体功能原则，指的是秘书
在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和
的原理，充分发挥综合部门的作用，正确使用 各种协调手段，从目标、利益、功能、节奏等 多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协 调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织 协调运转。
（二） 综合协调强化整体功能原则
图4-4 活动的整体机动效应
（九）规范性与随机性
秘书职能活动既有规范性，又有随机性。秘书 只有将工作中的规范性和随机性统一起来，才能保 证其工作主动有序的进行，灵活机动地完成任务。 规范性 秘书有规范的职能活动务。 随机性 秘书职能活动的随机性，能够应付突发事故或 随机事件，使组织运转和领导工作不受干扰，以确 保组织的动态稳定。
整体效益。
秘书工作一般规律的公式
秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程
度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）
等要素间的关系和联系，可用公式表述（见图1）。
用公式表达为： Ｄ＝±K•L•（S+A）
图1 秘书工作一般规律的公式
秘书工作一般规律的公式
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平
（二） 秘书工作一般规律的运用
二、 秘书专项职能活动规律
秘书专项职能活动规律，是秘书工作一 般规律在各项职能活动中的具体体现，它在 各项秘书职能活动的特定领域内起作用。
方面，都以不断提高正面效益为目标。
（一） 正面效益原则
（二） 以领导工作为核心原则
以领导工作为核心原则是指秘书的一切职能活动， 必须围绕领导工作 展开，按领导工作 的需要提供全面、 周密、及时、有效 的服务。 以领导工作为 核心原则，是由秘 书工作的主要任务 决定的（见图4-6）。 图4-6 以领导工作为核心的表现
（二） 综合协调强化整体功能原则
综合协调强化整体功能原则，指的是秘书
在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和
的原理，充分发挥综合部门的作用，正确使用 各种协调手段，从目标、利益、功能、节奏等 多方面促进各子系统、各要素、各相关方面协 调配合，缓化矛盾，强化整体合力，维护组织 协调运转。
（二） 综合协调强化整体功能原则
图4-4 活动的整体机动效应
（九）规范性与随机性
秘书职能活动既有规范性，又有随机性。秘书 只有将工作中的规范性和随机性统一起来，才能保 证其工作主动有序的进行，灵活机动地完成任务。 规范性 秘书有规范的职能活动务。 随机性 秘书职能活动的随机性，能够应付突发事故或 随机事件，使组织运转和领导工作不受干扰，以确 保组织的动态稳定。
整体效益。
秘书工作一般规律的公式
秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程
度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）
等要素间的关系和联系，可用公式表述（见图1）。
用公式表达为： Ｄ＝±K•L•（S+A）
图1 秘书工作一般规律的公式
秘书工作一般规律的公式
由于主辅配合受领导与秘书价值观念和认识水平
（二） 秘书工作一般规律的运用
二、 秘书专项职能活动规律
秘书专项职能活动规律，是秘书工作一 般规律在各项职能活动中的具体体现，它在 各项秘书职能活动的特定领域内起作用。
秘书工作的常用方法(共8张PPT)
”主席台的红色大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。
第3页，共8页。
引入案例
协调工作切忌过分自信 5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开
。开幕这天上午，市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满 了所有的坐椅，领导同志也到休息室等候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定
的大会开幕时间还有15分钟。负责这次大会会务工作的室政府办公室田主 任习惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之处。一位记者走到他 身边提出建议，说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。田主任一 想：“有道理，我怎么原先就没有考虑到呢！”于是他立即将全体会务 人员调到主席台上，要求重新不止主席台，搬走部分鲜花，在主席台背 景两侧各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会就要开幕了，恐 怕来不及改动。田主任却自信地说：“时间是够用，干吧！”主席台的红色 大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。 然而，15分钟已经 过去，主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就 重新布置好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意， 批评了市政府办公室主任。这件事在与会者中也造成了不良影响。
照由A至B再到C的顺序处理。
A类－－紧急且重要 B类－－紧急不重要
C类－－不紧急重要 2．秘书必须有计划地使用时间
3．合理使用零碎时间方法
第7页，共8页。
课堂练习
• 现在是3月5日，公司准备在4月中旬召开董事会。秘书小王有 一个多月的时间准备。（目前，这项工作属于哪类工作？）
• 他觉得这事不急，就没有提前做相应的准备，于是先放在了一边 ，去做那些比较急的事。（这些事情属于哪类工作？）忙了半天，有点空闲 了就总想打打游戏或者和同事出去聚聚放松一下。（那他喜欢的这些事又
秘书工作方法与规律课件
信息收集与处理
收集信息
通过多种渠道收集有用的 信息，如阅读文件、听取 汇报、实地调查等。
处理信息
对收集到的信息进行整理 、分析和归纳，提取有用 的信息，为领导提供决策 参考。
保密工作
对于一些机密信息，要严 格保密，确保信息安全。
03
秘书工作规律
领导意图的把握
准确理解领导意图
秘书要充分了解领导的工作要求 、目标和期望，以便在工作中准
作的及时性和高效性。
03
时间预留
在制定计划时，要适当预留一 些时间，以应对突发情况或进
2
03
建立沟通渠道
协调各方资源
传达指示
及时了解领导的需求和意见，通过多种沟 通方式，如电话、短信、会议等，保持信 息的畅通。
在领导需要与其他部门或人员进行协调时 ，要积极沟通、合理调配，确保工作的顺 利进行。
尊重他人
秘书要尊重他人的意见和建议，以便建立良好的人际关系。
解决问题
在工作中遇到问题时，秘书要积极与他人协商解决问题，以便达成 共识。
04
秘书工作技能提升
文字处理能力提升
总结词
加强文字理解、提高写作能力
详细描述
秘书作为文字工作者，文字处理能力是基本技能之一。提高文字处理能力需要注 重写作技巧、语法和标点使用，同时加强阅读理解训练，提高对文字的理解能力 。
秘书突发事件处理案例
总结词
冷静、果断、机智
详细描述
通过分析秘书处理突发事件的案例，总结出 秘书在处理突发事件时的特点和能力，强调 冷静、果断和机智等关键能力。
秘书人际关系处理案例
总结词
人际关系、团队合作、领导力
详细描述
通过分析秘书处理人际关系的案例，总结出 秘书在处理人际关系方面的特点和能力，强 调团队合作、领导力和有效的沟通技巧等关
秘书学完整版电子课件(2024)
提高工作效率的策略
2024/1/27
合理安排工作时间
根据生物钟和个人习惯，合理安排工作时间，避免在疲劳时处理重要 任务。
减少干扰因素
关闭不必要的通知和提醒，减少社交媒体等干扰因素的影响，保持专 注力。
学会拒绝和委托
对于不重要或超出自身职责范围的任务，学会拒绝或委托给他人处理 ，避免浪费时间和精力。
合理安排工作和生活
合理规划工作时间，保持工作 与生活的平衡，避免过度劳累 。
增强自我认知
了解自己的性格特点、情绪变 化等，有助于更好地应对心理 问题。
2024/1/27
建立良好的人际关系
与同事、领导保持良好的沟通 和合作关系，减轻工作压力。
寻求专业帮助
当遇到难以解决的心理问题时 ，及时寻求心理咨询或心理治 疗的帮助。
工作效率和身心健康。
压力来源分析
02
工作压力可能来源于工作量过大、时间紧迫、人际关系复杂等
多个方面。
压力应对策略
03
积极应对工作压力，如合理规划工作时间、寻求支持、调整心
态等，有助于缓解压力对心理健康的负面影响。
25
常见心理问题及应对方法
1 2
焦虑
表现为过度担忧、紧张不安等。应对方法包括深 呼吸、放松训练、寻求心理咨询等。
应对危机
在危机事件发生时，迅速启动 应急预案，协助领导进行危机 处理，降低负面影响。
公关技巧
与媒体和公众保持良好的沟通 和合作关系，及时发布准确信 息，维护公司形象和声誉。
反思与改进
对投诉和危机处理过程进行反 思和总结，提出改进措施，不 断完善公司的管理和服务水平
。
15
04 秘书的时间管理与效率提升
秘书学基础秘书工作方法与工作技能课件
案例四：良好的职业素养体现
总结词：良好的职业素养是秘书工作的必备条件，能够 展现出专业形象和工作态度。
1. 具备责任心和敬业精神，能够承担工作压力和责任。
详细描述 2. 严格遵守职业道德和规范，保持公正和诚实。
3. 具备团队合作精神，能够与他人协作完成任务。
4. 不断学习和提高自身素质，追求卓越和进步。
秘书的角色
作为领导的助手，秘书需要发挥桥梁 和纽带作用，将领导意图传达给下属 ，并将下属的工作情况及时反馈给领 导。
秘书工作的性质与特点
秘书工作的性质
秘书工作具有辅助性、服务性、综合性、政策性和机要性等特点。他们需要为领导提供全方位的支持，包括组织 会议、接待来访、安排行程等。
秘书工作的特点
秘书工作具有高度敏感性，需要快速应对各种突发情况，同时要求具备高度的组织协调能力、沟通能力和保密意 识。
秘书工作案例分析
案例一：高效的时间管理技巧
总结词：高效的时间管理技巧是秘书工作的重要技能之一 ，能够提高工作效率，减少工作压力。
2. 建立时间管理意识，学会合理分配时间和精力。
详细描述
3. 善于利用工具，如使用日历、待办事项清单等辅助时 间管理。
1. 制定合理的工作计划，根据任务的重要性和紧急性合 理安排时间。
秘书学基础秘书工 作方法与工作技能 课件
目录
• 秘书职业概述 • 秘书工作方法 • 秘书工作技能 • 秘书职业道德与职业素养 • 秘书工作案例分析 • 总结与展望
01
秘书职业概述
秘书的定义与角色
秘书的定义
秘书是负责协助领导处理日常事务、 起草文件、沟通协调各部门并与领导 保持紧密联系的专业人员。
职业前景
随着企业和组织的不断壮大和发展，秘书职业的发展前景将更加广阔。他们可 以通过不断提升自身的综合素质和技能，逐步晋升到更高的职位。
文职秘书培训大全秘书工作方法培训.pptx
• 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other fam ous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about.
❖ 常用调查方法：普查，抽样调查，典型调查，重点调
查，专题调查，综合调查，统计调查，追踪调查，对比 调查，分层调查等。
第三节 秘书具体业务工作方法
❖ 一、秘书协调方法
❖ 1、沟通协调方法：出现矛盾或失调 ❖ 2、变通协调方法：非原则问题，各执一词 ❖ 3、融合协调方法：局部存在利益冲突 ❖ 4、政策法规协调方法：执行政策法规出现偏差 ❖ 5、计划协调方法：计划执行中失调 ❖ 6、节奏程序协调方法：局部步调不一 ❖ 7、会稿协调方法：各自为政 ❖ 8、会商协调方法：矛盾涉及几个部门
❖ 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。09:27:4209:27:4209:2710/30/2020 9:27:42 AM ❖ 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.10.3009:27:4209:27Oct-2030-Oct-20 ❖ 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。09:27:4209:27:4209:27Friday, October 30, 2020 ❖ 13、志不立，天下无可成之事。20.10.3020.10.3009:27:4209:27:42October 30, 2020
秘书学全套PPT课件
主动汇报，及时沟通
主动向上司汇报工作进展和成果 ，及时沟通遇到的问题和困难， 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任，促进合作
与同事建立良好的信任关系， 积极促进团队合作，共同完成
工作任务。
分工明确，责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ，确保工作顺利进行。
沟通协调，达成共识
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时，秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松，保持良好的生 活习惯和健康的身体状态，有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战，秘书应保 持积极的心态，相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性，秘书应对任务进 行优先级排序，优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会，提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能
主动向上司汇报工作进展和成果 ，及时沟通遇到的问题和困难， 寻求支持和帮助。
与同事的协作方法
建立信任，促进合作
与同事建立良好的信任关系， 积极促进团队合作，共同完成
工作任务。
分工明确，责任到人
明确每个人的职责和任务分工 ，确保工作顺利进行。
沟通协调，达成共识
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
要任务的完成。
应对工作压力与挑战的策略
当遇到难以解决的问题时，秘书 应积极寻求同事或上级的支持和 建议。
注重休息和放松，保持良好的生 活习惯和健康的身体状态，有助 于更好地应对工作压力和挑战。
保持积极心态 寻求支持
时间管理技巧 自我关爱与调节
面对工作压力和挑战，秘书应保 持积极的心态，相信自己能够克 服困难。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
制定工作计划与优先级排序
1 2
制定工作计划
秘书应该根据任务的紧急程度和重要性制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时间和所需资 源。
优先级排序
根据任务的紧急程度和重要性，秘书应对任务进 行优先级排序，优先处理重要且紧急的任务。
3
灵活调整计划
秘书学的学科特点
综合性、应用性、实践性
秘书的角色与职责
秘书的角色定位
01
领导的助手、信息的枢纽、协调的高手
秘书的职责范围
02
办文、办事、办会，提供综合性服务
秘书的工作要求
03
高效、准确、保密、创新
秘书的职业素养与技能
职业素养
政治素质、职业道德、心理素质、文化素养
基本技能
秘书学 课件 06秘书的日常工作
2.邮件收发
1）邮件收进的程序 ①分类：急件，公文，业务公函
上司亲启信函，汇票，包裹与印刷品 报纸杂志，同事私人信函 ②拆封：亲启与私人信件不可拆，若误拆须注明 其他小心拆开，信封保留 ③登记：编号、收发日期、发出单位 收阅人或单位、种类、处理办法、办理日期
④分送 ⑤阅办
2）邮件发出的程序 ①内容校核：格式、文句、用字、签名盖章 ②封皮查对：封皮信息
六
保密工作——秘书工作的一条主线
1.秘密的概念与类型 国家秘密：“关系国家的安全与利益，依照 法定程序规定，在一定时间内只限一定范围 的人员知悉的事项” 等级：国内—内部—秘密—机密—绝密 2.保密的意义 1）国家的安危 2）经济、科技、文化教育等事业的发展 3）领导工作的成败 4）社会的安定团结
汉代印章制度
2）形状： 古代—正方（官印） 现代—正圆（机关单位公章） —长方、三角、椭圆 （收发、校对、财务等） —正方 （领导人与法人代表印章）
3）印文： —规范简化汉字 （签名章除外） —宋体 —自左向右环形排列 —（少数民族文字） 4）图案： 县以上政府机关—国徽 法院、检察院 驻外使馆 党的机关 —党徽 企事业单位 —五角星
景泰蓝
4.保密工作的方针
《保密法》： “保守国家秘密的工作，实行积 极防范、突出重点，既确保国家秘密又便利各项 工作的方针。” 1）事前管理积极防范 2）密级、部门、人员等方面突出重点 3）既确保国家秘密又便利各项工作
5.保密工作的具体规定
① 不该说的机密，绝对不说 ② 不该问的机密，绝对不问 ③ 不该看的机密，绝对不看 ④ 不该记录的机密，绝对不记录 ⑤ 不在非专用笔记本上记录机密 ⑥ 不在私人通信中涉及机密 ⑦ 不在公共场合与家庭、子女、亲友面前谈论机密 ⑧ 不在不利于保密的地方存放机密文件资料 ⑨ 不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密 ⑩ 不携带机密材料游览参观、探亲访友、出入公共 场合
九段秘书工作法ppt课件
案例二
应对客户投诉与纠纷。耐心倾听客户诉求，积极协调资源 解决问题，恢复客户关系并提升客户满意度。
案例三
协调供应链合作伙伴间的利益分配。在保障公司利益的同 时，兼顾合作伙伴的合理诉求，促进供应链的稳定与高效 运作。
案例四
处理突发事件与危机管理。在突发事件发生时，迅速响应 并制定应对策略，协调各方资源共同应对危机，降低损失 并恢复正常秩序。
施。在会议现场，秘书还准备了精美的名牌和座位安排，为参会人员提供了良好的参会体验。
提高准备效率方法
制定详细的工作计划
根据会议需求和时间安排，制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时 间和责任人。
使用清单管理
列出所有需要准备的事项，每完成一 项就划掉一项，确保不漏掉任何细节 。
借助工具提高效率
使用电子化的工具如日程管理软件、 文件共享平台等，提高信息传递和协 作的效率。
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
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通打下基础。
表达清晰
用简洁明了的语言传达 信息，避免使用模糊或
晦涩的词汇。
非语言沟通
注意肢体语言、面部表 情和声音语调，传递积
极、真诚的态度。
情绪管理
保持冷静和理性，避免 情绪化的言辞和行为影
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
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了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
强化网络安全意识
加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
秘书学第五章 秘书工作方法
助和服务中尽职尽责。
（一） 秘书的本位思维
确定秘书本位思维的角度有：
要准确观察和思考领导工作的需要；
要清醒地观察和思考客观环境及组织运转
的态势；
要客观地审视和评价自身的业务工作与领
导工作需要的契合程度、对领导工作服务的有
效程度。
（二） 秘书的换位思维
秘书要做好本职工作，除了要正确进行本位 思维，准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需 要外，还要善于换位思维和多角度思维。 秘书换位思维要做到五个方面（见图5-5）。
二、秘书选择思维角度的方法
在实践中，人们的思维角度是与思维活
动的立足点、出发点、方向性、空间分布和
时间度等联系在一起的；思维角度受着思维 主体的社会实践、社会地位及所处的社会环境的Βιβλιοθήκη 接影响。（一） 秘书的本位思维
秘书在工作实践中，其工作思维活动的 立足点，应该是如何有效地辅助和服务于领 导工作，如何有利于提高领导工作效率。 秘书立足本职工作，做到尽职尽责，就 是立足于辅助和服务于领导工作，在有效辅
一、秘书选择思维层次的方法
秘书属于决策领导层的辅助和服务层次，
处于职能管理层中的职能综合地位，是领导 层与职能管理层、与基层、与广大群众联系 的纽带和桥梁。秘书在其工作实践中，在思 维层次上，有其自身的特殊性，必须注重选
择思维层次及掌握相应的方法。
（一） 秘书与领导的同层次思维
秘书与领导的同层次思维，必须以充分了解领 导的工作实践为基础，既要了解领导层次法定的权 责范围、目标指向，又要了解具体领导人的思维模 式和习惯思路；既要站在领导层次思考全局性问题， 又要模拟领导者思维方式，对待各种具体问题。 与领导同层次思维，秘书必须做到三个方面： 要正确把握领导工作的价值观； 要准确把握领导的职责范围； 要把握领导工作的思路和对待具体事务经常采 用的惯例。
《秘书学概论》课件第六章 秘书工作规律与方法
工作方法： （一）会议协调法 （二）走访调研协调法 （三）征询协调法 （四）政策法规协调法 （五）会稿协调法
（一）会议协调法
1.事先准备好有关会议资料。 2.根据客观需要请相关人员参加会议。 3.秘书作为会议的召集人和主持人, 时刻注意向主题方 向引导。 4.在协调会议上要做好必要的会议记录,形成工作意见， 以利于集中意见或下次会议继续讨论。
1．全面领会领导意图 2．取得领导信任 3．研究领导的工作特点
二、秘书工作的特殊规律
（一）秘书有效参谋活动的规律 （二）办公室日常工作的规律 （三）秘书公文写作的规律
（一）秘书有效参谋活动的规律
1．潜移默化规律 2．参谋作用普遍存在规律 3．秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律
（二）办公室日常工作的规律
秘书协调的意义：
协调可以使各部门和人员在工作上密切配合，和谐一致，避免内耗， 从而达到齐心协力、团结一致的目的。协调也可以消除各部门在人力、物 力、财力和时间上的浪费，避免重复工作，增进效率。
协调将分散的力量集中起来，使每个单位、每个人的个别努力成为集 体的努力，将单独的行动变成合作的行动。
秘书的协调从对象，可分为对事与对人。 秘书机构所处的位置和作用，决定了秘书要同各方面人员正式或非正 式的关系。
2.在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上，找到 差异的症结，提出解决问题的方法。
3.认真听取意见和建议，修正不合理的Байду номын сангаас策，进行必要的 协调。 ➢ 4.具体问题具体分析，不搞一刀切。
（三）征询协调法
征询协调方法也叫转单协调法。是指对于某些工 作,如制订计划、修改文件、协调进度等，可以通过由 有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成 协调任务。
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第三节：秘书具体业 务工作方法
秘书协调方法 秘书督促检查方法 秘书信息沟通方法 秘书公文撰拟方法 秘书工作进程调度方法 秘书工作时间调度方法
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讨论题ห้องสมุดไป่ตู้秘书应掌握 的领导方法
我国基本的领导方法的基本内容是： 领导与群众结合，一般号召和个别 指导相结合，从群众中来到群众中 去。
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第十一章：秘书工作方法
指秘书发挥职能作用，完成工作 任务的途径、程序和手段。
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第一节：秘书工作方 法与管理实践
秘书工作方法与组织管理 秘书工作方法与领导工作 秘书工作方法与社会发展
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第二节：秘书应掌握 的领导方法
秘书与基本领导方法 秘书与行政方法 秘书与法律方法 秘书与经济方法 秘书与调查研究方法
秘书在为领导工作服务的实践活动 中，必须正确地理解和掌握基本领 导方法。
秘书在工作实践中运用基本领导方 法指导自己的思想和行为，着重要 注意以下几点（见P344）
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中国共产党的秘书工 作与中国历史上一切 剥削阶级政权的秘书 工作的不同之处
服务对象的不同 秘书人员的社会地位不同 工作的成效不同