档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆

档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆

2008年11月，IBM首席执行官彭明盛提出智慧地球的概念，已经得到了各国的普遍认可。按照IBM的定义，“智慧地球”包括三个维度：第一，能够更透彻地感应和度量世界的本质和变化；第二，促进世界更全面地互联互通；第三，在上述基础上，所有事物、流程、运行方式都将实现更深入的智能化，企业因此获得更智能的洞察。随后，智慧城市、智慧交通甚至智慧图书馆等新事物不断出现，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势。档案馆应跟进技术发展的新趋势，研究智慧档案馆的发展理念、工作目标和实现路径，开展智慧档案馆建设，为档案馆事业的持续发展创造条件。

一、新技术发展与数字档案馆的局限性

当前，信息技术发展呈现出新的特点。一是物联网技术迅速发展，人们借用一定的感知手段实现了对物体信息的感知、网络传递，并在一定程度上实现了对物体的智能管理。二是移动通讯技术日益普及，伴随着第三代移动通信的发展，其数据通信功能更加强大，服务范围更加广泛，更多的移动终端接入移动通信网络，而已经开始应用的4G通信网络所支持的业务范围更加广泛。三是云计算技术广泛应用。云计算将计算、服务和应用作为一种公共设施提供给公众，使人们能够像使用水、电、煤气和电话那样使用计算机资源。这些新技术应用范围日益广泛，并具有广阔的发展前景，将不可避免地对档案信息资源管理产生直接的、深刻的影响。

当前，档案信息化建设的核心内容是数字档案馆。数字档案馆以数字技术处理和存储传统载体档案信息、原生电子档案及其目录信息，应用网络传输技术实现档案信息网络查询和传播。数字档案馆的产生，解决了传统档案固有的载体数量及其寿命有限和利用范围受限等问题，使档案信息得以脱离传统载体的束缚，以数字形态存储、传播与利用，给档案工作带来革命性变革。

但是，用发展的眼光看，数字档案馆受理念、资源、技术等因素制约，还有一定的局限性。一是数字档案馆给档案馆带来了档案信息管理的革命，而并非档案管理革命。由于数字档案馆主要功能为依托数字技术管理档案的“信息”，并没有在管理档案实体方面有实质性的突破，档案信息与档案实体信息在数字档案馆中没有有机结合起来；二是数字档案馆不具备档案信息“再造”的功能。数字档案馆只是为传统档案资源建立了数字镜像和利用平台，只是对传统档案管理做法做了信息技术条件下的“模拟”，虽方便了档案管理与利用，但并不具备帮助档案管理人员开展业务工作及辅助档案信息用户思维的功能；三是数字档案馆信息资源明显受制于馆藏档案基础，以馆藏档案数字化、原生电子档案为核心资源，数字档案馆的资源结构难以突破传统档案馆既有的局限性；四是数字档案馆受技术的制约，信息管理、信息服务、信息安全均有不同程度的薄弱环节。

解决新问题需要新理念、新思路、新技术。档案部门应在继续巩固和提升数字档案馆建设成果的基础上，积极采用云计算、物联网等新技术，主动跟进和融入智慧城市、智慧中国建设的大趋势，瞄准智慧档案馆的新目标，将档案信息化建设推向新阶段。

二、智慧档案馆的概念与特性

智慧档案馆是基于物联网、云计算等新技术构建的智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆的管理对象为多元化的档案资源。多元化的档案资源包括馆藏传统档案和新型档案的内容信息与载体信息，如原生的电子档案、档案数字化成果、档案目录数据库、档案载体信息库等；包括档案馆采取各类技术手段管理档案资源的档案管理信息，如档案馆楼宇智慧管理信息等。其中，仅涉及第一类信息的智慧档案馆，我们可以称之为狭义智慧档案馆，涉及全部信息的档案馆则可称为广义智慧档案馆。

智慧档案馆与数字档案馆的根本区别，在于前者具有档案信息感知与协同处置的功能。智慧档案馆综合运用先进的物联网技术、云计算技术和自动控制技术，构建一个感知并根据预设方案和案例经验等自动处置档案内容信息、载体信息和管理信息的档案综合管理和控制体系，以提高档案管理与档案馆运行的效率和服务水平。但是仅仅使用物联网、云计算等新技术的档案馆并不是真正的智慧档案馆。真正的智慧档案馆应该是充分运用各类技术手段，对档案资源管理与开发、档案馆运行等各类信息进行感知、挖掘，经综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于决策、管理和服务。从某种意义上讲，智慧档案馆的“智”可以概括为智能的感知与告知信息，“慧”可以概括为聪明的应对与处置信息。

与目前的数字档案馆相比，智慧档案馆的服务范围将因使用移动服务技术而更为广泛。采用有线宽带技术和无线宽带技术，使智慧档案馆成为宽带档案馆和无线档案馆，在档案馆内将实现档案信息感知与服务的泛在化；并通过三网融合的互联网、第三代移动通信（3G）网络等服务平台，实现城乡档案信息利用服务的全覆盖。

智慧档案馆能够在数字档案馆的基础之上，通过各类采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，实现物联网、互联网和移动互联网等网络互联，随时采集环境信息、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时反馈和随时随地智能服务的能力，充分发掘数字档案的资源优势，运用新的信息技术和通信技术手段感知、分析、整合档案资源和档案馆运行的信息，从而对于包括档案收集、管理、利用、存储、监督等活动在内的各种需求做出智能响应和智慧支持，为档案馆中物与物、人与物、人与人的全面互联、互通、互动提供了基础条件，为档案管理和信息开发创造更美好的前景。

智慧档案馆不仅是档案资源管理与开发的平台，也是智慧城市的重要组成部分，在智慧城市体系建设中发挥极为广泛的作用。如对社会事业与公共服务信息化而言，智慧档案馆可以以市民和社会组织需求为导向，发挥多元化档案信息资源的服务作用，建立广覆盖、多途径、多样化的档案信息服务体系，让市民和社会组织享受到档案信息化带来的智慧服务和个性化服务。对电子政务而言，智慧档案馆可以以方便公众办事、提高工作效率为出发点，为党政机关和基层组织提供智慧化的档案信息共享支撑平台，促进公共事务的协同办理，进一步提高公共服务的便捷性。

三、智慧档案馆的体系构成

让档案馆“智慧”起来，关键在于突破数字档案馆档案信息收管存用的理念、范围和模式，建立集“资源多元、全面感知、综合处置、双模存储、泛在应用”于一体的档案及档案