《现代秘书心理学》秘书的目标管理

现代秘书心理学
秘书的目标管理
赵中利著
一、目标管理的由来
目标管理(management by objeetives,缩写为MBO)是20世纪50年代中期出现于美国，以泰罗的科学管理和行为科学理论为基础形成的一套管理制度。

凭借这种制度，可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定，实现自我控制，并努力完成工作目标。

而对于员工的工作成果，由于有明确的目标作为考核标准，从而使对员工的评价和奖励做到更客观、更合理，因而可以大大激发员工为完成组织目标而努力。

目前大家比较公认的是彼得·F'德鲁克对目标管理的发展和使之成为一个体系作出了重大贡献。

1954年，德鲁克在《管理的实践》一书中，首先提出了“目标管理和自我控制”的主张。

之后，他又发展了这一主张，他认为，企业的目的和任务，必须化为目标，企业的各级主管必须通过这些目标对下级进行领导，以此来达到企业的总目标。

如果一个范围没有特定的目标，则这个范围必定被忽视，如果没有方向一致的分目标来指导各级主管人员的工作，则企业规模越大，人员越多时，发生冲突和浪费的可能性就越大。

德鲁克的主张在企业界和管理学界产生了极大的影响，对形成和推广目标管理起了巨大的推动作用。

二、目标管理的基本过程
由于各个组织活动的性质不同，目标管理的步骤可以不完全一样，但一般来说，可以分为
以下四步:
建立一套完整的目标体系。

实行目标管理，首先要建立一套完整的目标体系。

这项工作总
是从单位的最高主管部门开始的，然后由上而下地逐级确定目标。

上下级的目标之间通常是一
种“目的一手段”的关系;某一级的目标，需要用一定的手段来实现，这些手段就成为下一级
的次目标，按级顺推下去，直到作业层的作业目标，从而构成一种锁链式的目标体系。

制定目标。

制定目标的工作如同所有其他计划工作一样，也需要事先拟定提纲并进行必要
的宣传，以明确制定目标的工作方针，如果指导方针不明确，就不可能希望下级主管人员会制
定出合理的目标来。

此外，制定目标应当采取协商的方式，应当鼓励下级主管人员根据基本方
针拟定自己的目标，然后由上级批准。

组织实施。

目标既定，主管人员就应放手把权力交给下级成员，而自己去抓重点的综合性
管理。

完成目标主要靠执行者的自我控制。

如果在明确了目标之后，作为上级主管人员还像从
前那样事必躬亲，便违背了目标管理的主旨，不能获得目标管理的效果。

当然，这并不是说，
上级在确定目标后就可以撒手不管了。

上级的管理应主要表现在指导、协助、提出问题，提供
情报以及创造良好的工作环境方而。

检查和评价。

对各级目标的完成情况，要事先规定出期限，定期进行检查，检查的方法可灵活
地采用自检、互检和责成专门的部门进行检查。

检查的依据就是事先确定的目标。

对于最终结果，
应当根据目标进行评价，并根据评价结果进行奖罚。

经过评价，使得目标管理进入下一轮循环过程。

三、目标管理的原则
最重要的事情应该最优先去做，这是目标管理的最基本原则，也是这类问题的最有效解决方
法。

世界上几乎所有的领袖都在运用目标管理方法。

这种方法可以简单概括为一句话，即依据“我
现在做的，使我更接近目标”的原则，判断工作的轻重缓急，合理安排时间。

它包括以下内容: 制订目标。

如果想把工作安排得更好，首先最重要的是先问问自己:我的目标是什么?因
为作为一个组织的管理者，首先必须明确组织的目标，制订工作计划，并且在制订计划时应该包括有长远计划和短期具体的计划。

定下期限。

帕金森有一条定律:工作会展延到填满所有的时间。

因此，安排给自己或别人
的任务，必须要有期限，没有期限就永远完成不了。

定下期限，可以给自己施加压力，尽快把工
作完成。

尊重自己制订的期限，不能养成拖延的毛病。

定期限是在实践中最有效的方法之一。

追踪查询。

制订的任何计划，必须建立一套追踪查询的制度，这样才能保证各项工作按时
完成。

假如我们能坚持运用上述目标管理的原则来处理工作，那么我们的各项工作将会顺利开
展并最终达成我们设定的目标。

四、秘书的目标管理
秘书人员应该充分运用目标管理方法对自己进行自我管理。

作为秘书人员要追求的目标主
要有两个:一个是工作目标，一个是个人发展目标。

工作目标就是秘书人员的职责目标，追求工作目标是秘书职业的基本要求，同时也是对秘
书人员进行工作业绩考核的基本出发点。

秘书人员的工作目标一方而是由领导确定的，另一方
而也是秘书人员自己确定的。

一个具有主动意识、具有进取精神的秘书人员是不会仅仅满足于
应付领导安排的工作任务的，他会积极思考、主动服务、创新工作，为自己设计更高的工作目
标，更好地从发挥助手作用向发挥参谋作用发展。

在制订自己的工作目标时，秘书人员也应该遵
循最优化的原则，分清轻重缓急，将主要精力放在最重要的事情上去，以取得事半功倍的效果。

个人发展目标是秘书人员自己确定的个人发展规划。

一个秘书人员在完成工作任务的情况
下往往还有个人自我发展的愿望和要求。

当这种愿望和要求能够与自己所从事的工作相结合的
时候，秘书人员就会对工作充满热情，就会全身心地投入到工作中去，就会大大地提高工作效
率。

但是如果秘书人员所确定的个人发展目标与所从事的工作不能完全一致的时候，也就是个
人发展不能从所从事的职业活动中获得满足时，秘书人员就而临着一个选择:怎样处理工作与
个人发展的关系问题。

这个问题如果处理不好，就会使秘书人员陷入矛盾与冲突之中，不仅会
影响工作而且也会影响自我发展。

所以作为秘书人员应该首先培养自己的职业兴趣，在这个基础上来确定自我发展的具体目
标，将自我发展与工作结合起来，这样就容易实现个人发展目标。

在秘书人员的目标管理中，秘书人员一定要理清自己的思路，制订切实可行具有可操作性
的计划，将自己所确定的目标书而化、视觉化、时间化，并且经常进行自我督促和检查。

只要
持之以恒，就一定能够实现自己所确定的发展目标。