工作效率与时间管理
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——摘自《别让猴子跳回背上》
21
规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿 死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使 他们复活上。
规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内 。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15 分钟。
规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找 饥饿的猴子，抓到一只喂一只。
问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度， 忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？
问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、 各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重 要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这 些打扰？
20
你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到 了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉， 一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息 并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我 考虑一下，回头再找你谈。”
4
一、管理者常见的时间陷阱 ? 二、时间管理六步
三、高效能的九条守则
5
? 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
6
做好计划和统筹
? 一般情况下，在每年、每月、每周、每天 当中，较忙的是什么时间段？
? 有哪些工作可以提前做？
7
一、做好计划和统筹 ? 二、要事第一
的占了约 80%。 ? 在每天的工作中，都大概只有 20%是重要的工作。
13
分析：正确的日程排序
× 高效时间管理 =在最短的时间内做最多的事
14
为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？ 案例：一个采购部经理
15
问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？ 故事：桶、石块、碎石、沙子、水 故事：两个捡破烂的人
工作效率与时间管理
1
一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不 停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资 料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一 点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙， 早该给他们培训了，可一直找不到时间……
2
? 一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则
三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
8
忙人的告白
因为我们不知道究竟什么对我们最重要 , 所以每件事好像 都很重要； 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做； 有些人看到我们每件事都做 , 所以，他们期望我们什么都 做； 每件事都做让我们非常忙碌 , 所以我们没有时间去考虑： 究竟什么对我们最重要？
3
1. 由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 2. 文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。 3. 交办工作时，没有明确最后期限。 4. 不速之客的干扰；常被电话打断工作。 5. 花较多时间替下属拿主意。 6. 长时间面谈。 7. 繁多、冗长、低效的会议。 8. 缺乏细致的实施计划。 9. 过多文书记录。 10. 过于注重细节；追求完美
猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在 两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接 下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你： “那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去 做这件原本他该做的事。
这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、 永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。
9
1、既重要 又紧急
3、不重要 源自文库紧急
2、重要但 不紧急
4、不重要 不紧急
10
p 定义 重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。
11
紧急
不紧急
重要
u做计划、中长期规划
u限时完成的重要会面或 工 u工作沟通与协调
作
u思考工作方法和流程的改进
u影响深远的事情
u向上司或公司提建议
24
法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这 样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在 只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收 到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》， 而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
25
在工作中，有哪些东西应该化繁为简？
26
简化工作是所有优秀管理者的共同特质 ，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题 。所以要善于将复杂的问题简单化。
规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级 别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模 糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的 背上。
22
一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 ? 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
23
英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。 题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科 学家。 第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临 死亡的恶运。 第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受 灭亡的绝境。 第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物， 使几千万人脱离饥荒而亡的命运。 此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人 得以活存，请问该丢下哪一位科学家？
个案分析：失败的经历/成功的经历
16
要追求“利益最大化”，但是对于不重要 的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？
17
一、做好计划和统筹 二、要事第一 ? 三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
18
19
问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来 安排一件C类工作，王经理该怎么说？
u……
A u……
B
u有些电话
u有些信函、报告
u忙碌琐碎的小事
不重要 u有些无谓之请托、邀约
u大部分会议
u有些文件资料之处理 u有些交际应酬
u许多迫在眉睫的小事
u……
u符合别人期望的事
C
D
12
? 一个企业 80%的利润来自其 20%的核心业务或重要客户。 ? 80%的销售额来自 20%的销售人员。 ? 每个企业优秀的人（骨干）都只有 20% 左右，中等的和平庸
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规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿 死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使 他们复活上。
规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内 。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15 分钟。
规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找 饥饿的猴子，抓到一只喂一只。
问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度， 忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？
问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、 各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重 要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这 些打扰？
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你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到 了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉， 一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息 并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我 考虑一下，回头再找你谈。”
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一、管理者常见的时间陷阱 ? 二、时间管理六步
三、高效能的九条守则
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? 一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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做好计划和统筹
? 一般情况下，在每年、每月、每周、每天 当中，较忙的是什么时间段？
? 有哪些工作可以提前做？
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一、做好计划和统筹 ? 二、要事第一
的占了约 80%。 ? 在每天的工作中，都大概只有 20%是重要的工作。
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分析：正确的日程排序
× 高效时间管理 =在最短的时间内做最多的事
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为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？ 案例：一个采购部经理
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问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？ 故事：桶、石块、碎石、沙子、水 故事：两个捡破烂的人
工作效率与时间管理
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一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不 停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资 料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一 点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙， 早该给他们培训了，可一直找不到时间……
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? 一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则
三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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忙人的告白
因为我们不知道究竟什么对我们最重要 , 所以每件事好像 都很重要； 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做； 有些人看到我们每件事都做 , 所以，他们期望我们什么都 做； 每件事都做让我们非常忙碌 , 所以我们没有时间去考虑： 究竟什么对我们最重要？
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1. 由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。 2. 文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。 3. 交办工作时，没有明确最后期限。 4. 不速之客的干扰；常被电话打断工作。 5. 花较多时间替下属拿主意。 6. 长时间面谈。 7. 繁多、冗长、低效的会议。 8. 缺乏细致的实施计划。 9. 过多文书记录。 10. 过于注重细节；追求完美
猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在 两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接 下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你： “那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去 做这件原本他该做的事。
这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、 永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。
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1、既重要 又紧急
3、不重要 源自文库紧急
2、重要但 不紧急
4、不重要 不紧急
10
p 定义 重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。
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紧急
不紧急
重要
u做计划、中长期规划
u限时完成的重要会面或 工 u工作沟通与协调
作
u思考工作方法和流程的改进
u影响深远的事情
u向上司或公司提建议
24
法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这 样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在 只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收 到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》， 而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
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在工作中，有哪些东西应该化繁为简？
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简化工作是所有优秀管理者的共同特质 ，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题 。所以要善于将复杂的问题简单化。
规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级 别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模 糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的 背上。
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一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 ? 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
23
英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。 题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科 学家。 第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临 死亡的恶运。 第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受 灭亡的绝境。 第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物， 使几千万人脱离饥荒而亡的命运。 此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人 得以活存，请问该丢下哪一位科学家？
个案分析：失败的经历/成功的经历
16
要追求“利益最大化”，但是对于不重要 的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？
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一、做好计划和统筹 二、要事第一 ? 三、化繁为简 四、学会说“ NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯
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问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来 安排一件C类工作，王经理该怎么说？
u……
A u……
B
u有些电话
u有些信函、报告
u忙碌琐碎的小事
不重要 u有些无谓之请托、邀约
u大部分会议
u有些文件资料之处理 u有些交际应酬
u许多迫在眉睫的小事
u……
u符合别人期望的事
C
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? 一个企业 80%的利润来自其 20%的核心业务或重要客户。 ? 80%的销售额来自 20%的销售人员。 ? 每个企业优秀的人（骨干）都只有 20% 左右，中等的和平庸