6第六章,商务办公礼仪

2019年11月24日
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第六章 商务办公礼仪
（三）会议室礼仪
1
预约。为了使各项 工作源自文库利进行，应该 尽量避免在使用公用 办公设备时与别人发 生冲突，使用会议室 应该事先与管理人员
进行预约。
2
保持会议室整洁干 净。应该注意会议室 的干净和整齐，不要 把会议资料留在会议 室，走之前要进行清 理，保持会议室有一
（4）倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地 表示自己可以“代为转告”的意思。不过应当先讲“某人不在”， 然后再问“您是谁”或“您有什么事情”，切勿“本末倒置”。
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第六章 商务办公礼仪
（四）手机使用礼仪
要遵守公德
要置放到位
2
1 5
要注意安全
要保证畅通
3 4
要重视私密
不玩电脑游戏 查找与工作相关的资料
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第六章 商务办公礼仪
（二）复印机使用礼仪
不要复印私人资料
使用的先后问题
2
1
5
若有大量文件需复印， 应让同事先用
不要把问题留给同事
3 4
不要忘记拿走原件
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第六章 商务办公礼仪
(三) 公司书籍借阅礼仪
需借阅公司书籍时，应先向书籍保管员申请， 填写借阅登记表
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第六章 商务办公礼仪
（4）结尾。结尾处空两格写上“敬请、恭候”等字样，再另起一行 顶格写上“光临、莅临”字样。
（5）落款。写在右下方由发柬者署名。署名的名称要用全称，以单 位名义发的请柬，落款要盖章，以示敬重。在署名下再另起一行 注明日期。
（6）附启语。如“附电影票Ｘ张”、“附入场券Ｘ张”、“席次： 第Ｘ桌”等。附启语常写于请柬的左下方。
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第六章 商务办公礼仪
三、网络通信礼仪
（一）电子邮件通信礼仪
1．书写、发送电子邮件礼仪 2．接收和回复电子邮件的礼仪 3．注意保存和删除电子邮件
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第六章 商务办公礼仪
（二）实时通信软件的礼仪
目前流行的QQ和MSN，此外还有类似于UC之类的新软件。这类 软件都有一些共同的特点，所以也应该遵循共同的礼仪标准。
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第六章 商务办公礼仪
四、其他通信方式的礼仪
发送短信息，也是商务人员经常使用的联系方式。在发短信时， 也要注意一些基本礼仪。
（1）发短信一定要署名。 （2）短信祝福一来一往足矣。 （3）有些重要电话可以先用短信预约。 （4）及时删除自己不希望别人看到的短信。 （5）上班时间不要没完没了发短信。 （6）发短信不能太晚。 （7）提醒对方最好用短信。
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第六章 商务办公礼仪
（4）请慎用自动回复之类的功能。如果您有事暂时离开的时 候，您可以事先告诉对方，如果因为需要使用了自动回复功能， 那么在您回来后，应该关闭此功能。
（5）如果您下线，应该告诉这次聊天接触过的每一个人。 （6）如果发现有病毒或者其他的恶意程序进入您的计算机， 您应该马上断开网络或者关闭程序，不能让您的计算机成为新的 传染源。没有经过自己验证的没有恶意的网址，不要传送给朋友。 （7）请慎重使用幽默。因为文化等方面的不同和个人理解上 的差异，您认为的幽默，可能是对别人的伤害或者侮辱。
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第六章 商务办公礼仪
二、办公场所公共区域的礼仪
（一）电梯、自动扶梯和楼梯礼仪
1．电梯礼仪 2．楼梯和自动扶梯的礼仪
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第六章 商务办公礼仪
（二）洗手间礼仪
（1）洗手间里同样讲究礼仪，要讲公共卫生。要保持洗手间 清洁，马桶或小便池用后要冲水，之后要将马桶垫圈放下来，并 保持垫圈表面清洁，用后把干净的卫生纸放回原处，用后的卫生 纸扔进垃圾桶。
（1）由于实时通信软件的特点，所以在现实生活中应该遵循 的一些礼节，在这些软件中也应该被遵循。如不随便打听对方的 收入状况和年龄等。如果不是必要，不要询问有关隐私的任何个 人问题。聊天主题是此类的除外。
（2）在聊天过程中，要尽量注意自己的语气，不要使用追问、 盘问、讽刺等容易引起别人反感的语气。
（3）如果您非常忙，那么您最好将同时聊天人数控制在您能 够接受的范围之内。同时，如果您只想和特定的某人聊天，那您 最好是隐身。
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二、传真礼仪 （一）办公室里使用传真机的礼仪
使用的先后问题
1
在公司里一般不要发私人传真稿件。
2
及时更换新传真纸。
3
4
不要忘记将原件拿走。
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第六章 商务办公礼仪
（二）使用传真设备应注意问题
规范操作 明确信息 注意保密 行文礼貌
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电话是办公室的必 备用品，一般摆放 在专用电话桌上， 无专用电话桌，也 可以摆放在办公桌 的右前角上。
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第六章 商务办公礼仪
（二）办公室的环境礼仪
办公室的窗玻璃应该经常擦洗，要经常开窗换气。书架 的玻璃门要保持洁净、透明。办公室中不宜堆放积压物品， 要经常清理办公室里的废弃物堆积物。地面要保持清洁，水 泥地面要常清扫、擦洗，地毡要定期吸尘，以免滋生寄生虫、 尘螨。办公室的墙切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙上记录 电话号码或张贴记事的纸张。废纸应扔入废纸篓里。
1
保护书籍完好，不批注、涂改、污损书籍，
2 不撕扯、割页。
使用完毕，应立即还到书籍保管处，以免丢
3 失。
4
不得擅自把公司书籍带出公司，更不能私自 将书籍带回家。
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第六章 商务办公礼仪
四、办公室人际关系的礼仪
（一）同事之间的相处礼仪
办公室人际关系的礼仪包括：与上司相处的礼仪，与下属 相处的礼仪等以及同事之间相处注意的问题。
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第六章 商务办公礼仪
（二）接电话礼仪
接电话也是一门艺术，亦有许多具体要求。是否合乎礼仪 规范，不仅体现接听电话者的个人修养，而且体现公司形象。 商界人士在接听电话时，须专心致志，彬彬有礼。
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第六章 商务办公礼仪
（三）代接电话的礼仪
（1）能亲自接的电话，就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子 奶里奶气地代替自己接电话。
小 案 例 不良彩铃丢业务
王先生给ABC公司的李经理打电话联系一项紧急业务，李经理手机 里传来的是语音提示，王先生一听，语音提示是“对不起，你所拨打的 电话已欠费停机”，王先生想，这李经理到底是怎么回事，给我的电话 号码是没用的。因为联系不上李经理，业务又急，王先生赶紧联系另一 家公司，刚联系好，李经理的电话就打进来了。原来李经理办了手机彩 铃业务，刚才语音提示(“对不起，你所拨打的电话已欠费停机”)并不
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第六章 商务办公礼仪
第三节 商务文书礼仪
一、商务柬贴礼仪
（一）商务柬帖的格式及写法
（1）封面。封面用大字，在中间写“请柬、请贴、恭请”二字。 请柬一般为对折式。 （2）称呼。一般起首顶格写被邀请人或单位的名字及称谓。有的 请柬把姓名或名称写在中间或省略不写。有些活动如宴会、舞会 的请柬，是单位之间感情交流或表示谢意的需要，没有指定邀请 某人去参加，这样的请柬不需要写被邀请者姓名。 （3）正文内容。另起一行，空两格，内文要写明邀请的原因、受 邀请人的姓名，拟举行的活动名称、活动形式、活动的时间地点、 联络方式及注意事项等。
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第六章 商务办公礼仪
（二）商务柬帖的设计
商务柬帖的形式可分为三种：一种是通用柬帖。在商务交往中所 采用的柬帖，基本上都是横式柬帖。它的行文，是自左向右，自上而 下地横写的。除此之外，还有一种竖式柬帖。它的行文，则是自上而 下的，自右而左地竖写的。第二种是自己设计制作的柬帖。该类柬帖 比通用的更有个性，应注意书写柬帖时应与外表形式相协调，即竖式 的柬帖应竖行书写，自右而左移动；横式的柬帖应横行书写，自上而 下移动。第三种是手写柬帖，应用较少，一般是个人小型庆祝活动之 用。无论是选购或自己设计制作的柬帖，都要注意款式与交际对象、 交际内容一致,不同场合应选择不同风格的柬帖。
（二）同事之间相处需注意的礼仪问题
（1）尊重同事 （2）物质上的往来应清楚 （3）对同事的困难表示关心 （4）对自己的失误或同事的误会，应主动道歉或说明。
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第六章 商务办公礼仪
第二节 通信礼仪
在日常生活中，商务人士接触最多的通信手段主要有电话、 电报、电传、传真、电子邮件，等等。通信礼仪，通常指在利用 上述各种通信手段时所应遵守的礼仪规范。考虑到商务人士的实 际需求，以下将着重介绍一下当今应用最多最广的电话、手机、 传真机以及电子邮件的基本礼仪。
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第六章 商务办公礼仪
三、使用公共办公设备的礼仪
办公室的办公设备是公共财产，是大家的手头必备的 工具。维护公用的办公设备礼仪是我们的责任和义务，从 中也可以反映出个人的品德和修养。
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第六章 商务办公礼仪
（一）计算机的使用礼仪
保持计算机清洁 安全使用计算机
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第六章 商务办公礼仪
（三）办公室的行为礼仪
办公室是公众场所，未经允许，主人和客人均不得吸烟或高 声喧哗。任何人不应摔门或用力开门，出入要轻手轻脚。设专人 接待来访者，并安排相应人员会谈；对其他同事的客户也要积极 热情，并努力帮其解决问题；办公时间不得大声笑谈，交流问题 应起身走近，声音以不影响其他人员为宜；当他人输入密码时自 觉将视线移开；不翻看不属于自己负责范围内的材料及保密的信 息；不随便使用他人的物品；离开办公室时间超过20分钟者，应 向主管告知因何事外出，用时多少及联系方式。
是真的欠费，而是一种新彩铃。但单子已经丢了，李经理后悔莫及。
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第六章 商务办公礼仪
一、电话礼仪
（一）打电话礼仪
（1）电话是否该打。 （2）打电话的时间选择。 （3）打电话的内容。 （4）打电话的语言和声音。 （5）打电话的规范。 （6）打电话时应注意的问题。 （7）挂电话的礼貌。
个好的卫生环境。
3
使用完毕后按时交 还，如果需要应锁好 门及时交还会议室钥
匙。
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第六章 商务办公礼仪
（四）办公场所公共区域应注意的问题
（1）非工作原因不在公共区域停留。不得带外来人员进入办公区， 会谈和接待应安排在洽谈区域。
（2）行走时快捷、右行、姿态挺拔、目视前方。 （3）遇到客人和员工时，先向客人示礼，示礼时注目、微笑。 （4）上下楼梯时，不抢上抢下、打闹说笑。 （5）员工到规定的员工动态公告板上表明去向和任务。 （6）自觉遵守办公时间，休息时间里休息，办公时间内办公； （7）不在公共办公区吸烟，保持环境清洁。
（2）代接电话时，讲话要有板有眼。被找的人如果就在身旁，应告 诉打电话者：“请稍候”，然后立即转交电话，不要抱着恶作剧 或不信任的态度，先对对方“调查一番”，尤其是不允许将这类 通话扩音出来。
（3）被打的人如果尚在别处，应迅速过去寻找。不要懒于行动，连 这点“举手之劳”都不愿意做，蒙骗对方说“人不在”，或是大 喊大叫“某人找某某人”，闹得“世人皆知”，让他人的隐私 “公开化”。
第六章 商务办公礼仪
第一节 办公室的基本礼仪 第二节 通信礼仪 第三节 商务文书礼仪 第四节 商务会议礼仪
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第六章 商务办公礼仪
学习目标
·了解商务办公礼仪的范围及其内容分类； ·理解商务人员在商务办公场所应遵守的基本礼仪规范； ·掌握商务人员在接待、拜访、人际交往等方面的基本技能和
（2）在洗手间遇到同事不要刻意回避，尽量先和对方搭话。 千万不要装作没看见把头低下，给人不爱理人的印象。不要在洗 手间聊天，不要议论公事或议论别人，防止“隔墙有耳”，被当 事人或有关人员听到，影响同事关系。
（3）不要与上司在同一时间上洗手间，特别是洗手间小的情 况下。
（4）有的洗手间采用封闭的门扉，要进去时，先敲一下门， 如果没人再进；如果是在里面，当有人敲门时，应回答：“我在 里面！”
注意事项； ·能够在通信、文书、公共办公场所和会议等方面正确地运用
商务礼仪。
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第六章 商务办公礼仪
第一节 办公室的基本礼仪
一、办公室内的礼仪
（一）办公设施礼仪
办公桌礼仪
文件柜礼仪 电话摆放礼仪
与人交往，要 有热情而真诚 的态度。
文件柜的摆 放以利于工 作为原则。 通常应靠墙 摆放，这样 比较安全。