浅谈行政管理中的有效沟通

浅谈行政管理中的有效沟通

经济管理学院 08电子商务 08060715 李梦梅行政沟通是指行政体系中各种意见、情况、政策、指令等的上传下达及行政组织和成员相互间的合作、协调、反馈等的一种行政活动。现代意义上的行政活动实际上是连续的沟通过程，行政沟通贯穿其整个过程。

在新的世纪即信息时代的到来，行政沟通的重要性是显而易见的：

第一，从提高行政效率角度来看，随着行政活动的日益复杂和行政信息的日益增加，行政人员尤其是行政领导要想掌握第一手资料，就得调节行政机构的各种人际和组织的关系。这一切只有通过完善的行政沟通机制才能实现；

第二，从提高行政决策水平来看，现代社会问题的日益复杂化，导致了信息量剧增，造成了信息沟通渠道的多元化和网络化，行政组织的决策量随之剧增，要达到决策的科学化和民主化，做好沟通工作是关键；

第三，从改善行政作风来看，官僚主义历来是行政机构和行政活动中存在的一大弊端，如互相推诿、不负责任、好讲空话等等，与缺乏有效的行政沟通机制有关。总之，行政活动是离不开行政沟通的。

行政沟通效率提高的几个方面

如何实现行政沟通的高效是现今行政机构和行政人员所面对的一个很重要的行政课题。有针对性的从影响沟通的因素出发，进而提高行政沟通效率是其重要的策略。

（一）从影响组织沟通效率的组织因素出发，应着手于组织结构的优化和组织环境的改善。

1、从组织结构着手应做好以下几个方面：

（1）精简机构，建立适度的组织层次和组织幅度的比例，减少沟通环节，提高沟通的速度、质量和容量；

（2）要使组织这个沟通网络立体化、开放化。组织应是一个开放的面对社会各成员和利益群体的，但又保持相对独立性的多元化的沟通网络，这样能收集更多的有益的沟通信息，促进行政沟通的有效进行

（3）要采用多通道信息体制，这样才能保证行政沟通不会应其中一个渠道发生故障而影响整个沟通体制的进行，其他渠道仍然畅通。

2、环境的最大特点是具有不确定性，即环境的复杂性和环境的变化性。而组织的环境有内部和外部两方面环境：

（1）组织的内部环境有物质、制度和人群关系组织。在行政沟通中的物质条件具体是指沟通的介质，随着信息时代的到来，科技技术的发展，沟通的媒介增加了网络沟通，作为行政人员应掌握现代网络技术，以适应现代沟通的需要，以提高行政沟通的效率（2）组织的外部环境即社会大环境，其中意识形态环境尤为重要，要加强对组织成员的思想教育。总之，行政沟通效率的提高离不开组织因素的影响，只有改善组织才有可能实现行政沟效率的提高。

（二）从影响行政沟通效率的个人因素出发：

1.避免行政沟通中的信息失真的是提高行政效率的重要前提。针对无意的认识偏差，首先行政人员需要有效控制信息量，如当命令、计划和政策执行中出现偏差时，经反馈后进行行政沟通；按轻重缓急来处理行政信息等等，以达到“去繁从简”，减少不必要的信息；

其次，要集思广益，集合集体的智慧，避免由于个人知识，能力和综合素质的原因而产生的信息失真。同时，还应注意运用多形式的介质，避免因为行政信息不为行政人员和领导所理解而发生误解；

再次，针对有意的歪曲，在做好思想教育的同时，应做好制度方面的建设，如行政激励机制、监督机制、反馈机制等等保障行政沟通的良性进行。

2.改善沟通风格，培养积极、健康的沟通风格，从而提高沟通的整体效率。其中反馈与自我披露是改善沟通风格的两种重要的策略。

为了达到有效沟通应该注意以下三个原则：

1、有效果沟通：

强调沟通的目标明确性。

通过交流，沟通双方就某个问题可以达到共同认识的目的。

2、有效率沟通：

强调沟通的时间概念。

沟通的时间要简短，频率要增加，在尽量短的时间内完成沟通的目标。

3、有笑声沟通：

强调人性化作用。

沟通要使参与沟通的人员认识到自身的价值。只有心情愉快的沟通才能实现双赢的思想

总言之，要用“心”去沟通，用“心”去聆听，注意人性化的管理，才能真正做到有效的沟通。