试论档案管理现状及转变的有效途径

试论档案管理现状及转变的有效途径

【摘要】随着社会的不断进步，网络席卷全球，我国传统的档案管理模式受到极大冲击，本文针对我国档案管理工作的现状以及存在的问题，提出相应的对策和措施。要改变档案管理手段，完善档案管理制度，提高档案管理人员素质，才能切实做好档案管理工作。

【关键词】档案管理；现状；问题；途径

在信息化高速发展的今天，随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。如何做好新形势下的档案管理工作，是摆在各级管理人员面前的一个重要课题，必须引起高度重视和认真思考。要做好档案管理工作，就必须立足于我国现代管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，提高档案管理手段，逐步完善档案管理制度，培养档案管理工作人员高度的责任感，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨道。本文结合近年来的实际工作经验，略谈一些个人看法。

１档案管理工作现状

1．１档案管理模式原始粗放

随着现代科技、生产、管理的发展和档案数量的与日俱增，现行以手工操作为主的档案管理模式在档案的储存、处理、加工以及开发利用等方面都难以适应新形势的需要，比如手工录入和检索、人事档案管理软件落后且软件不统一、现代化管理手段缺乏等。这样，不仅在编篡档案时需要耗费大量的工作时间，而且检索过程也相当麻烦。在管理上，管理意识薄弱、办公自动化应用生疏，这些落后的管理手段，势必会对档案管理工作带来阻力，严重阻碍档案管理工作的发展和完善。要使档案管理工作更上一层楼，只有加速档案管理向数字化、网络化发展。

１．２档案管理制度不完善

规章制度是做好档案管理工作的基础和保障。目前我国档案管理工作制度不完善，没有系统化、专业化和细分化的管理制度，管理范围小，收档力度不够，档案利用率低下，安全性差，长期性薄弱，很多的档案在不少人的眼中成为了没有任何价值和意义的废纸，档案管理工作缺乏应有的长期性和连续性。而且因为制度匮乏，也造成了档案有借无还、有期无日，很多的档案在交换、查档或借用时，流失现象严重。

１．３档案管理人员素质偏低

目前，档案管理队伍存在的突出问题是，文化素质偏低，专业结构不合理。特别是有些单位的领导，对于档案管理工作没有给予足够的重视，认为档案管理工作无足轻重，把一些无法胜任其他工作岗位的老弱群体或者是需要照顾的关系户安排到档案管理工作岗位，导致档案管理人员素质参差不齐，难以适应工作需要。还有相当一部分的管理人员是非专业的，对于档案工作不了解，对于档案的重要性体会不深，对于档案管理的规则和发展更是无头绪、无原则，一切还遵循着老套的管理体系进行归档。这种种原因造成了档案管理的滞后。

２如何解决以上问题，文章提出以下转变的有效途径

２．１实现档案管理同现代技术的有机结合

在信息化的今天，档案管理实现数字化是必然趋势，也只有实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案汇集着大量

的指示，也记载着丰富的信息。这注定档案的整理工作繁琐，重复劳动多。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

实现档案管理的数字化，能够更有效地保护档案。传统的纸制档案，难以保存。如果保存方法不当，保护和看管力度不够，会由于虫蛀和本身的档案纸质量的因素而受到影响，造成档案的缺失和档案资料查阅的困难。

实现档案管理的网络化，使异地查档成为可能，使档案共享成为现实，使全国的档案可以迅速集中和查阅，调档更为便利，归档更为方便，所以在当今的条件下，我们势必要对于传统的档案管理手段进行相应的改革。

２．２建立科学的档案管理制度

随着档案管理手段的不断的改革和完善，制度的需求也随之提高。

首先，加强制度建设。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、编目、立卷、检索、安全保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准规范整理，做到有章可（下转第313页）（上接第284页）循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。

其次，加强安全管理制度。档案的管理安全和保密性是尤为重要的，尤其对于机关事业单位，公安、保密等相关单位的档案就更为重要，这涉及到一个国家的经济和政治的安全，在科技如此发达、互联网全球性如此强大的今天更要高度重视档案安全问题，档案管理的安全制度建设势必更应加强。

再次，严格归档标准。因为档案涉及到单位的历史沿革和具体工作部署，所以借阅和检索之后，归档制度就更为重要，为了防止档案的流失，各个流程都应该严防死守归档关，不能让任何一个档案流失出去，确保档案的保密性和完整性。

２．３提高档案管理者的自身素质

档案管理工作最终还是人的管理工作，因此提高档案管理者自身素质显得非常迫切。一个合格的档案管理人员必须具有高度的政治责任感、强烈的大局意识、端正的思想态度,能够以强烈的事业心和工作责任感扎扎实实地从事本职工作；必须具备丰富的专业知识素养,否则无法胜任专业性、学术性特点日益突出的档案管理工作需要。这种专业知识,除了包括档案管理基本技能之外,还应包括熟练的外语运用知识、计算机应用知识以及与各自单位主要工作职能相关的专业知识。只有这样,档案管理人员才能在做好日常档案管理工作的同时,主动配合其他部门需要,积极有效地开展档案信息提供、开发、利用等工作。

３结论

综上所述，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势，是时代对档案管理的新要求。唯有着力提高档案管理手段，完善档案管理制度，提高档案管理人员素质，才能适应新形势的需要，把档案管理提升到一个新水平。