归档文件整理工作八个环节

转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原 来的装订方式，一个自然本（册）为一件， 未装订的式样同一的表格，以一定的单位 组合，可装订在一起的为一件； 来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。
（二）文件是否收集齐全完整
包括机关内部所有机构的文件种类、 类型是否齐全完整，每份文件的正本、定 稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 容易疏漏的文件有：1、代上级机关 草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。 2、党、团员花名册；干部、职工花名册； 知识分子花名册；公务员考核备案花名册。 3、立档单位办理的干部、职工、公务员 的转移工资，行政、党、团、工会组织介 绍信及存根。4、立档单位干部职工的确 定（晋升）工资审批表。
归档文件整理工作的八个环节
海口市档案局
归档文件整理工作的八个环节
一、归档文件的收集 二、归档文件的价值鉴定 三、归档文件的装订 四、归档文件的分类 五、归档文件的排列 六、归档文件的编号 七、归档文件的编目 八、归档文件的装盒

两个概念 1、归档文件 立档单位在其职能活动中 形成的、办理完毕、应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 将归档文件以件为单 位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。 一个原则 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有机联系，区分不 同价值，便于保管和利用。
五、归档文件的排列
在《海口市归档文件整理规 则实施细则》中要求，归档文件应 在分类方案的最低一级类目内，按 机构或问题，并结合事由、时间、 重要程度等排列。会议文件、统计 报表等成套性文件可集中排列。
归档文件排列时要注意遵循“事 由原则” 事由原则：归档文件在排列时，要 将同一事由的文件排在一起。
归档文件价值鉴定的依据是：国家 档案局令第8号《机关文件材料归档范 围和文书档案保管期限规定》。
《规定》中，文书档案的保管期限 分为永久、定期两种，定期又分为30 年、10年。
三、归档文件的装订
（一）归档文件装订前的修整工作 （二）归档文件装订的几点要求
（一）归档文件装订前的修整工作
修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张的折叠 归档文件要去掉易锈蚀的金属物
（一）基本分类法
1、年度分类法 2、机构（问题）分类法 3、保管期限分类法
（二）复式分类法
根据《海口市归档文件整理规 则实施细则》，我们将全市档案的 分类法统一为“年度－保管期限” 分类法。
“年度—保管期限”分类法
首先将文件按其形成年度分类。 然后将同一年度的文件按不同的保管 期限分类。
如何确定文件的年度？
装订时
正本在前，定稿在后； 计算机及网络环境中形成的文件，定稿无 须保存的，正本在前，发文稿纸在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后； 有文件处理单的，文件处理单在前，正 文在后； 不同文字的文本，中文文本在前，外文 文本在后，汉文文本在前，少数民族文 字文本在后，原文文本在前，译文文本 在后。
一、文件材料的收集
收集文件时要注意的几个问题：
（一）收集的文件是否是生效文件。 （二）文件是否收集齐全完整 。 （三）收集的文件材料的字迹、用纸 是否符合归档要求。
（一）收集的文件是否是生效文件
也就是这份文件是否办理完毕，是否 已完成公文处理的每一个程序。 常见无效文件类型：文件没有盖章(主 要是一些合同、工作总结以及单位内部的 规章条例等)；归档文件不是原件，是复印 件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发 等等。
事由：可以是一件具体的事，或一
个具体的问题，或一段较紧密的工作 过程。 例如：一项工程、一次会议、一次 活动看作是一个事由。
六、归Hale Waihona Puke Baidu文件的编号
归档文件的编号：将每份归档文 件在所有归档文件中的相对位置 标识为符号，并以归档章的形式 在归档文件上注明。
（一）归档章的盖章位置 （二）归档章的填写
（一）归档章的盖章位置
（三）收集的文件材料的字迹、 用纸是否符合归档要求
1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水 等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批 示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存 档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必 须存档，则以复印件替代。
二、文件材料的价值鉴定
第一步：对收集到的文件材料能否 转化为档案进行鉴定，去掉没有保存价 值的文件材料，把有保存价值的文件材 料留下来，进行下一步的鉴定。 第二步：对进入归档范围的文件材 料，根据它在日后保存过程可能产生的 不同作用来确定这些文件材料的保存年 限。
装订的对齐方式
采用左侧装订的，应将文件内的纸张左 侧对齐的同时将下侧对齐。 采用左上角装订的，应让文件内的纸张 左侧对齐的同时让上侧对齐。
装订方式及采用的装订用品
对于比较薄的文件，用不锈钢订书 钉来装订，稍厚一点的、订书钉不能牢 固装订的文件，采用三点一线的丝线装 订。
四、归档文件的分类
（二）归档文件装订的几点要求
归档文件应按件装订 装订的对齐方式 装订方式及采用的装订用品
归档文件应按件装订
归档文件的整理单位为“件”
文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可为一件； 计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的， 或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而 定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件； 正文与附件为一件； 原件与复制件为一件；
一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结 年度。 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装 订时排在最前面的文件日期为准。 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、 制成材料、格式、字体、以及各种标识，通 过对照等手段来考证和推断文件的准确日期 或近似日期，并据此按年度合理归类。