关于办公室主任工作的一些想法

关于办公室主任工作的一些想法

一个公司的行政管理部门不仅要在日常事务方面做好上级领导的“参谋与助手”，更应在企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，这样才能使企业各部门员工凝聚力不断的增强，作为行政部门管理层的岗位——办公室主任，更应在管理中将工作细致化及人性化，从而真正成为上级领导不可缺少的“得力干将”。

沟通、协调是我做行政工作以来一直沿用的方法，与员工的沟通，可以了解员工之所想，更好的将上级领导的想法及精华传达给他们。部门的协调，不仅能将行政工作更快更清晰地传达至每个部门里，还能让行政管理部门不再“孤独”化，一个拳头的凝聚力远远比不上一个大团队的凝聚力。

对于办公室主任的工作，我将列出以下几个想法来详细分析：

1、人力资源招聘与配置；

2、员工的培训与开发；

3、办公室计算机网络的管理；

4、工作计划AB法；

1人力资源招聘与配置

人才的需求主要来自几个方面，一是业务的良性增长，需要不断增加员工数量；二是对稀缺专业和高端人才的需要无法得到及时满

足；三是人才吸引与挽留的问题，能否确保核心员工持续恒久的为公司服务。招聘工作贯穿在公司发展的每个阶段，提高招聘效率，为公司及时供应人才，才能保障并推动业务的快速进展。

1.1人才储备：为中层管理人员的补充做好准备。

1.2在招聘过程中用人部门需要有明晰的用人需求。

1.3在人事部确定招聘人员的时候，结合公司制定的职务说明

书，明确它要求这个人具备什么样的条件，哪些是主要条件，

哪些是参考条件，什么样的潜质是被优先考虑的，该职位人

员目前承担什么样的工作，可以在哪个方向上进一步培养，

在组织中处于什么样的位置，目前完整的工作安排是什么，

等等，这些都有助于找到合适的人选。只有知道要找的是什

么，才能说，找到的人是不是合乎这个要求，才能保证招聘

的效果。

1.4及时的信息沟通，用人部门和人事部将会对新进员工进行初

试和复试的过程，考察基本素质以及工作能力。是否能适应

公司的发展以便提高招聘的有效性。

1.5为了保证公司招聘工作的及时有效性，我建议将采取以下招

聘方式：

1.5.1网络招聘：招聘信息可以定时定向投放，发布后也

可以管理，推荐广西人才网。

1.5.2内部招聘：能提高员工士气，申请者对公司相当了

解，适应公司的企业文化和管理操作流程，能较快

进入工作状态；而且可以在内部培养出一人多能的

核心人才。也能提高员工对公司的忠诚度。同时内

部招聘也能用于内部人才的晋升、调动、轮岗。

2员工的培训与开发

3培训不仅是员工追逐的个人目标，也是公司培养人才的责任。给员工成长的空间和发展的机会，是公司挖掘员工潜力，满足员工需求的重要表现。每个人都有着不同的工作习惯。如何将所有的员工融为一个整体、形成公司文化的工作方式，是人事部要做的培训目标。通过完善《员工培训制度》，并根据各部门的培训需求及企业的整体需要建立公司年度培训计划，从基础的技能培训、项目管理培训、团队合作培训、个人意识培训等等来满足公司的需要。

3.1根据公司整体需要和各部门培训需求，人事部应尽快做出年

度员工培训计划；

3.2采用培训的形式：内部培训、外聘讲师到企业授课；选拔内

部管理人员对本部门的工作技能进行培训；购买先进管理科

学影碟、软件包、书籍等资料组织内部培训；争取对有培养

前途的职员进行轮岗培训；以老带新培训；

3.3计划培训内容：根据各部门需求和公司发展需要而定。主要

应重点培训以下几个方面内容：企业管理、财务管理、销售

管理、心灵激励、新进员工公司企业文化和制度培训等。

4办公室计算机网络的管理

办公室网络资源是公司用于业务目的的投资，但很多公司却未能将计算机网络管理化，常常出现计算机网络浪费于工作之外的情况，要保证公司网络最大限度的发挥功能，根据我以往的经验，需要在以下几点做出调整：

4.1将公司所有电脑用户名及工作组统一规范，做到一机一标准

用户名，行政管理部门登记在册，以便在日后的管理中方便

行政部或网络管理员的查询；

4.2计算机网络IP资源由行政部统一分配，在公司网络设置中

禁止使用DHCP自动获取，IP分配给每个部门员工后，如出

现员工擅自改动IP的情况，将采用公司《网络管理规章制

度》对其进行处罚。

4.3借助第三方软件进行电脑的画面监控，杜绝员工存侥幸心

理，上班时间利用网络做工作以外的事情。

5工作计划AB法

好的工作计划能让员工工作效率大大提高，每天上班后的半小时，做出一天的工作计划，可以合理有效的知道一天的工作安排，工作时间分配上也不会再像无头苍蝇般不知所措，使用工作计划AB法，简单清晰的列出一天的工作安排。

5.1AA（特急）：代表最先要处理的工作，列出后用AA标注，提

醒自己优先处理；

5.2AB（急）：属于特急后的其他工作处理；

5.3BA（交待同事或安排其他同事完成）：多部门合作，同事之

间的协调，可以让一件工作更快更高效地完成；

5.4BB（最后处理）：将不是紧急的工作放于最后处理，合理的

调整时间，人性化分配。

每天写工作计划应做为员工绩效的一项考核，部门主管必须做到每天下班前，查看部门员工的工作AB计划，进行批注或提醒，不仅能提高员工一天的工作效率，还能使部门主管合理的调配人力资源，将部门或领导安排的其他工作事宜简单化、轻松化、合理化。