专职秘书管理工作办法(经典版)

专职秘书管理工作办法

文件类别：程序制度

文件编号：

版次：A

生效日期：

机密等级: ■机密□一般

归口管理部门：总裁办

合计页数：含封面和目录共页

撰写：XX管理咨询项目组

审核：

审批：

目录

第一条工作职责和内容 (2)

第二条接待事务 (2)

第三条传达事务 (3)

第四条文书管理 (3)

第五条总裁日程安排 (3)

第六条文件整理 (4)

第七条内务整理 (4)

第八条会议事务 (5)

第九条代行事务 (5)

第十条联络事务 (6)

第十一条工作纪律 (6)

第十二条附则 (6)

专职秘书管理工作办法

为保证津合股份行政管理的正常运转，提高工作效率，为总裁提供周到细致的秘书服务，特制定本办法。

第一条工作职责和内容

（一）专职秘书(以下简称秘书)的工作职责，主要是对总裁的工作进行计划、准备和服务的事务性管理工作。

（二）管理工作内容主要包括：接待、传达、文书、总裁日程安排、文件整理、内务整理、会议、代行、联络等事务的管理和督办等。

第二条接待事务

（一）秘书负责总裁会晤宾客、来访者的预约、安排和接待工作，并制订《总裁每周工作日程安排表》，提前呈递总裁备忘。总裁会晤前，应做好相关资料和文件的准备工作，及时提醒总裁会晤、接待的人员、时间、地点等事宜。

（二）对未经预约要求会见总裁的来访者，在问清对方姓名和要求后，应先请对方稍候，请示总裁后，再引导其进入会客室或办公室。对不宜会见的来访者，则应婉言谢绝，或记录来访意图，以备日后答复。

（三）对于在总裁办公室以外进行的会晤，秘书应及时将会晤的时间、地点预先告知行政管理中心，以便预订会场及确定会务工作人员。

（四）秘书应了解总裁会晤的议题、人数、级别及是否用餐等情况，并事先通知与会者。若需安排用餐的，须直接安排或通知行政管理中心预订餐厅并安排菜单。

（五）秘书应会同行政管理中心会务人员，落实总裁会晤场地的水、电、桌椅、扩音设备、演示板、纸笔以及水果、鲜花、欢迎牌、摄影、会间服务等事宜。

（六）对来访者，秘书要彬彬有礼，主动递送茶水。若需来访者等候时，应递上报纸、画报等。

第三条传达事务

（一）秘书负责及时拆封致总裁的外来公文、信函、传真等，在《收件登记表》上登记后及时呈递总裁审阅。需审批的，则附《收文处理单》；需回复的，秘书应及时提醒、催办。

（二）秘书应及时接转总裁的来电，若总裁外出或正忙，须将来电在《来电登记表》上登记后及时呈报。

（三）秘书应根据总裁的指示或批复，进行来电、来函的回复或联系，并负责业务传真、信函等的拟稿、打印、核对工作，呈总裁审阅后及时发送，并在《发送登记表》上进行登记。

第四条文书管理

（一）秘书负责总裁对经营管理部门的决定、指示及重要会议决议事项的落实、督办、协调及反馈工作。

（二）秘书负责总裁授意的工作报告、会议发言、指示、决定等文件的起草工作，并做好文件的编号、打印、发放、归档等文书工作。

（三）秘书应定期收集公司及所属子公司经营管理方面的重要情报，主动以书面形式及时向总裁反映、汇报。

（四）总裁外出需携带的文件资料，秘书应负责准备齐全，如不清楚应及时请示；所需准备的文件资料较多时，应事先设计《文件明细表》。

第五条总裁日程安排

（一）秘书负责总裁出席会议、出差、参加宴会、拜访客人等日程的预定和落实。各项工作应安排细致、周到，并及时了解和掌握工作进展的全过程。

（二）秘书负责总裁工作日程的设计及安排，并对总裁出席的重要会见、会议中的讲话进行记录整理。

第六条文件整理

（一）秘书应根据文件的轻重缓急对文件进行分类，并将分类整理后的文件资料按急件和一般件分别臵放；急件应臵于急件夹中。

（二）急件须在24小时内提醒总裁审阅；其他文件、资料根据文件性质、类别待总裁审阅后，按审阅意见办理。

（三）秘书负责将所有文件、资料于次月5日前进行整理、归类；特殊文件、资料，根据总裁指示另行处理。

第七条内务整理

（一）秘书负责每日收拾、整理总裁的办公桌、书架及工作所需的文件资料、台历、名片等各类文具用品和备用品，保证办公场所整洁及办公设施设备的运行正常。

（二）秘书负责每日协助清洁工清扫总裁办公室、接待室、会议室、门窗、桌椅、柜橱、茶杯、烟缸、地毯及其它办公设施设备等。

（三）秘书应随时保持总裁办公室的整洁、有序，保持室内温、湿度适宜，空气新鲜，保持充足的茶、水、食品等的供给，及时浇灌或更换室内植物。

（四）秘书应在办公室放置总裁日常使用的物品及备用品，设计总裁日常用品及备用品的明细表，记录品种、使用时间、数量等，做到心中有数。

（五）秘书负责总裁的帐票保存、费用报销等事宜。负责总裁外来名片的整理、归类和输录等工作。

第八条会议事务

（一）秘书对总裁召集或出席的各类会议，应事先制订会议日程，填写《总裁每周工作日程安排表》。并拟写总裁讲话稿，准备各种相关的文件资料。

（二）秘书应将总裁召集或出席会议的时间、地点预先告知行政管理中心进行安排，了解并落实会议场地的水、电、桌、椅、扩音、投影设备、演示板、纸笔等布置情况，以及是否需备水果、鲜花、提示牌和摄影、会议记录等。

（三）秘书应了解总裁召集或出席会议的主题、人数、级别及是否用餐、住宿等情况，并预先通知行政管理中心及与会者。若需安排用餐，需预先了解用餐标准并预订餐桌，排定菜单；需安排住宿的，须预先了解住宿标准并预定酒店。

（四）对总裁召集的会议，秘书应做好会议记录，并请与会人员会签或请总裁审签，需要发文的，按有关规定办理。

（五）对总裁应邀参加的各类会议，秘书应及时提醒总裁准时参加，并准备好相关资料。

第九条代行事务

（一）秘书可受总裁委托，代表总裁对员工或相关业务单位人员的婚、产、病、困等进行贺、探、慰、助；出席婚、丧仪式，前往祝贺或吊唁。

（二）秘书应及时了解和掌握员工的婚宴、生育、生病住院、生活困难等基本情况，并请示总裁。根据总裁指示，办理员工结婚贺礼或产后、病中探慰及生活困难的援助等事宜。

（三）秘书负责如实传达总裁的指令或意见，做到准确和快速。事后视情况，将对方的答复及时向总裁汇报。

（四）秘书应及时传递总裁交办的文件、书信与物品。