信息系统与组织管理和决策

组织文化是对组织应该生产什么、如何生产、 那里生产和如何生产一系列基本假设。它是对组织中一些基 本的公开问题不假思索的态度和观点。组织文化是一强有力 的无形力量，约束规则制定、流程形成，同时对变化特别是 技术变化具有很强的反抗性。因此，技术的开始使用不是用 来改变基本文化的，而是用来支持现存文化的。组织的变化 具有惰性，技术变化远比组织的变化快。
E’<M’ 信息化后 E’>M’ ⅠERP(MIS、MRPⅡ) ⅢEXTRANET 企业管理信息化，增 生产专业化，组织外 强竞争能力，企业组织 部化、虚拟化，分工 结构扁平化，提高效率 深化，能力核心化
九、信息系统对组织影响的其他分析
• 根据决策和控制理论，组织的功能就是在不确定的条件下和约 束关系下进行决策，组织的决策结构就是用来减少不确定性。 • 在传统的层次结构下，中层管理者主要是收集具体操作信息， 为高级经理提供决策依据，而信息技术提供信息直接通路，高 级管理者可以直接从操作层获取数据。权威应建立在知识和 竞争基础上，而不是所占据位置 • 组织是稳定性和利益的协调体，组织变化的成本相当大，相 当缓慢。信息技术要改变组织，必须同时改变组织的结构、任 务安排和人事，否则它们都将吸收、抵抗或偏转信息技术的影 响。 • 组织只是在基本环境发生变化时才创新，只在迫不得以情况 下才做；对变化的对抗主要取决于根治在组织内部中的结构、 价值观和利益集团；组织变革相当困难和复杂，为充分利用信 息技术，必须适时进行管理和变革；领导喜欢利用外部环境 加强自己的地位。 12
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二、信息技术对组织工作方式影响
4.决策支持工具 在工业时代的层次管理结构中决策是由管理者 完成的。工作人员仅希望完成指定工作，不需进行思考和决 策。在过去，由于管理者接触范围广和掌握信息多，因此他 们可以作出决策；而由管理者决策，就可能导致决策迟缓和 反应滞后。现在许多公司意识到必须能由一线人员作出决策， 借助一些容易操作的工具，基本决策可以紧急环境中很快在 完成。 5.无线通讯和便携电脑 传统的办公人员由于需要接受信息和处 理信息和传送信息，不得不留在办公室需要固定办公场所。 而通讯技术发展和多媒体技术发展使得远程交往和沟通成为 现实，便携电脑可以随时接受信息、处理信息和发送信息。 6.高性能计算机 随着计算机运算能力和处理数据能力增强， 计算机可以为公司创造新的应用服务。而实时的信息处理系 统可以随时收集和处理所需要信息，因此工作进程和计划可 以随时跟踪和修改制订。
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五、组织差异性
• 组织有不同的结构、目标、机构、领导风格、任务和生存环境 • 简单型结构 一般是年轻的小型的业主公司，它能较快适应环 境变化，信息系统主要用来提高工作效率。 • 机器型结构 在环境变化慢、标准化程度高的大型的组织结构。 一般由战略高级经理进行集中处理信息和进行决策，分成若干 功能性组织，如生产部门、财务部门、营销部门等。 • 专业型机构 典型的是律师事务所、教育系统。该类型组织需 要大量知识和专家，一般由部门分开领导，很少进行集中管理。 • 分支型机构 500强公司一般都属于这种类型，每一个分之机构 就是一个相对独立的机器型结构，具有相对独立的决策和管理 能力。（事业部制） • 自主型机构 这类机构要求反应速度快、灵活度高的组织。一 般都是“任务型”的临时组织。
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三、组织共性
• 韦博在1911年的提出“理想化组织”的特点，他将组织的机 构看作是结构化为现代组织机构应该有劳动和专业分工，组 织雇佣员工和训练员工具有一定能力和特长。组织是层次性 结构，并建立一定的权威和负责制。权威和行动是受到组织 的规则和流程约束的，这些规章制度体现组织的公正和不偏 不移的决策原则，每个人都是平等的。 • 组织的目标应该是最大化效率，以较少输入提供最大输出。 • 标准化操作流程(SOP) 组织是一稳定的正式的机构。在一段 时间内，组织根据实际生产和管理需要，制定一系列的规则、 流程以处理现实中难以预料的问题。标准化操作流程的建立 可以提高工作效率，如汽车组装分工，但这种流程一旦建立 就可能很难变化，有时变化时可能需要付出很大代价。标准 流程的改进不一定依赖于信息系统，通过对工作重新安排和 任务分工，也可以提高效率。
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三、系统类型
决 策 类 操作层 型 结构化
TPS OAS MIS
知识层
管理层
策略层
半结构
KWS
DSS
非结构
ESS
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四、决策过程
• 西蒙将决策分为四个步骤：理解、设计、选择和实现。理解 就是识别组织中发生的问题，理解是指为什么、哪里发生， 以及影响环境。对于管理者需要收集广泛信息，以确定组织 执行情况和问题存在位置。 • 传统的MIS系统由于收集处理大量的信息，可以帮助管理者 收集信息和整理信息，发现问题。决策的第二阶段是设计， 在设计问题解决方案时需要对问题进行深入理解，掌握相关 信息和环境。小型的DSS系统根据模型和少量数据提出解决 方案。选择作为第三个阶段，就是在许多解决方案中进行选 择，管理者可以利用信息工具计算第二阶段提出方案的成本 和利润，以进行比较决策。在利用DSS进行决策时需要大量 数据作为支撑。最后是实现阶段，管理者可以利用报告系统 传送处理流程和报告实现进程，同时系统还需报告可能出现 困难和问题。
二、管理决策
• 典型管理理论将决策作为管理的核心活动。信息系统可以帮助 管理者进行沟通和传送信息，然而信息系统对决策只能起到 很少作用，决策是一复杂的智能化活动。 • 根据组织所处层次不同可以将决策分为若干层次：战略、管 理控制和操作层。战略决策决定组织的目标、资源、政策。 管理控制决策关心的是如何有效利用资源和如何组织生产。操 作控制决策主要解决如何实现战略和中层管理决策的任务，由 谁完成任务，建立任务完成和利用资源的标准，评价生产。 • 对于不同层次决策，西蒙将决策分为可编程和不可编程，其它 研究学者依据此标准分为结构化和非结构化。非结构化决策 就是提供决策的判断、评价、和洞察问题问题的定义，这些决 策是情节化的、重要的和非常规问题，问题决策没有统一标准 和流程。结构化决策则是重复的、常规的和有限的过程，决 策时可以有历史经验和方法。半结构化问题，是问题的一部 分有可以接受解决过程。
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第三节 信息系统与业务流程
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一、信息技术对组织工作方式影响
1.共享数据库 传统的依赖于人进行信息处理和传播的方式中， 信息只能在同一时刻出现在一个地方，被有限的人使用。传 统的信息复制和分发成本是相当高的，而数据库技术则可以 改变规则，允许许多人同时使用信息。 2.专家系统 在以前对于复杂工作只能由受过专门培养的专家才 能解决问题，而专家系统的出现，使得计算机能学习和掌握 专家知识，一般人员借助计算机解决复杂问题，也可以成为 专家。但是专家系统由于常识和技术限制。 3.通讯网络 传统商业只能在集中化和分散化进行选择其一，原 来制造工厂、服务设施和销售部门如果远离总部，不得不将 这些部门作为分离、分散的、自治的组织，以保证部门的效 率和效用。而现在的网络通讯信息技术提供宽带的通讯网络， 使得信息的收集、传播和处理不再受到地理位置的影响，因 此商业部门可以根据业务需要选择管理方式。
十、网络时代组织变化趋势
C
S
C
S
Intanet/Extranet/Internet
•顾客导向 •虚拟化 •扁平化 •工作组
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第二节 信息系统与管理和决策
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一、管理职能
• 典型的管理活动有五种基本功能：计划、组织、协调、决策 和控制。实际的管理活动是一复杂过程。根据行为理论模型， 管理活动是较少系统的、非正式的和非反射式的，是积极的反 应一系列复杂过程。 • 现在的实证研究表明，管理是一高强度、高速度的工作；管 理是变幻莫测的、零散的和简要的；管理更注重现在，注重 最新的信息和知识，较少关注历史；管理是处在复杂的关系和 交互活动中；管理者喜欢利用各种通讯手段，以保证活动的 灵活性；管理者偏向建立自己的长期的信息通路和控制自己 代理者。 • 管理者的作用是多重的。人际作用，管理者对外是组织的代表， 代表组织进行活动；对内是领导，为下级提供支持和进行管理 帮助；同时不同层次的管理者还对上级负责。信息作用，管理 者作为组织的核心，起着收集和处理最新信息，传播信息和知 识作用。 15
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二、组织的定义
• 组织是一从环境吸收资源并加工生产产品的稳定的正 式的社会结构。从技术角度将组织看成是由三个基本 要素组成：资本和劳动力、产品生产和环境。组织不 仅仅生产产品，还伴随着信息处理过程。简单化 • 接近现实的行为定义是，组织是权利、特权、义务和 责任的集合体，在冲突和协调中的平衡体。 • 这两个定义并不矛盾，前者着重从外部环境和整体功 能探讨，后者从组织内部讨论如何组织生产，两者互 为补充。 • 根据后一定义，信息系统对组织的影响不仅仅是技术 上的，还可能涉及到权利、义务、责任等调整和变化， 甚至可能引起新的冲突和矛盾。
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七、信息系统对组织影响
• 组织对信息系统的发展起着约束和管理作用，而信息系统对 组织的影响则是多层次和多方面的 • 经济方面理论分析 说明：代理成
本随着企业规 说明：等产量曲 代 模扩大而增加。 资 线 Q 在信息技术 理 代理成本曲线 的作用下向左方 成 在信息技术作 本 （下面）移动， 本 用下向右下方 产 产出Q’ 表示信息技术可 移动，表明信 E’ （ IT ） 出 Q （IT） 以提高企业生产 息技术可以降 效率减少资本和 低代理成本同 企 业 劳动要素的投入。 时，企业可以 劳 动 规模 保持规模不变， 企业规模变大 企业规模变小 甚至扩大规模。 E
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八、信息系统对组织影响的经济分析
总交 易费 用 / 总组 织成 本 TME TM’E’ M’ M ME M’E E ME’ M’E’ E’ 说 明
ME 为曲线M与E交叉点 M’E’企业规模扩大 ME’企业规模扩大 M’E 企业规模缩小
企业规模
信 E<M 息 化 前 E>M
说 明 .E和E'分别为信 息化之前和之后 的企业组织费用 .M和M'分别为信 息化之前和之后 ⅡINTRANET Ⅳ INTERNET 内联网化，企业一体化， 市场一体化、信息化， 的市场交易费用 规模经济和范围经济 交易信息化、全球化 11
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六、组织对信息系统的影响
• 组织对信息系统影响的主要是通过管理者和员工的决策施加 • 考虑的是采用什么信息技术，以及在组织中作用。信息系统 作用从操作层提升到管理决策层，以及现在关系到企业组织 的生存问题和竞争问题。（信息系统组织的变迁： EDP（部 门） 》IS（内部）》通信连接（外部）》网络计算） • 决定在组织内部由谁设计和实现信息系统，信息系统的实施 在有的组织是由信息系统部门承担的，有时临时成立工作小 组负责实施，又的是请外面公司全部负责承建信息系统。 （信息系统部门：管理人员、分析、设计、程序、数据库管 理、程序维护、网络管理） • 为什么构建信息系统，信息系统的构建是一复杂的组织问题， 随着信息系统功能增强涉及部门越来越多，涉及层次也越高， 由于组织的惰性，信息系统的构建是由内部因素和外部环境 综合影响的。SWOT
信息系统 组织 与 技术
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黄敏学
武汉大学商学院
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第六章 信息系统与组织、管 理和决策
• 第一节 组织与信息系统 • 第二节 信息系统与管理和决策 • 第三节 信息系统与业务流程
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第一节 组织与信息系统
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一、信息系统与组织的争论
• 组织是信息系统实施的基础，信息系统可以提高组 织的效率和效用。信息系统对组织的影响不仅是外 在效率上的，更深层的是结构和模式上的 • 现在存在许多争论，信息系统是否可以减少中间层 使组织“扁平化”？信息系统能否减少办公用纸？ 能否对组织进行“重建(re-engineer)”提高组织的工 作效率、简化结构？能否利用信息系统下放决策权， 激发广大员工的创造性？ • 回答这些问题须从两个方面考虑，一是组织对信息 系统影响，另一方面是信息系统对组织的影响。
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四、组织共性
• 组织政策
组织通过安排将不同职业的人员协调在一起， 由于所处的位置和角度不同，因此对组织中的生产、管理、 奖惩产生不同观点，产生矛盾。为协调解决组织内部矛盾， 因此必须制定一系列政策解决矛盾冲突。由于组织政策对组 织变化的对抗性，建立信息系统产生巨大的变化，必将导致 政策调整。
• 组织文化