办公自动化基础知识

1.1
办公自动化概述
2．办公自动化
我国在上个世纪80年代初就开始制定办公自动 化的发展目标及远景规划，1985年在国务院电子振 兴办组织的我国第一次办公自动化规划讨论会上， 对办公自动化作了如下定义：“办公自动化是指利 用先进的科学技术，不断地使人们的一部分办公业 务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备 与办公室工作人员构成服务于某种目标的人机信息 处理系统” 。
（2）工业时代的办公活动
在工业时代，蒸汽机的出现、电的发明，对办公 活动方式产生了巨大的影响，办公设备也步入了一 个新的阶段。
1.1
办公自动化概述
（3）信息时代的办公活动
计算机的出现，标志着信息时代的来临，与此 同时，通信技术及其他软科学的进步，使得人类社 会对信息的处理、传递以及组织能力达到了前所未 有的高度，办公活动的方式也发生了真正意义上的 巨大变化。
结束
1.1
办公自动化概述
1.1.1 办公活动与办公自动化
人们在进行生产活动、科学实践和行政 管理中，为实现一个具体的工作目标，所从 事的处理人群集体事务或信息的活动就叫办 公。
办公的性质决定了办公活动是有组织、 有目的的活动。
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办公自动化概述
1．办公活动
（1）农业时代的办公活动
在农业时代，科学技术和应用技术水平都很低， 那时主要的办公工具是纸、笔和算盘，主要的办公 活动是信息的生成、输出和存贮，信息记录在纸上， 通过抄写或印刷来复制，办公活动完全依靠手工来 完成，而办公公文信函的传递，主要借助于马作为 交通工具。
2．办公事务管理
办公事务管理的功能是使机关内部办公事务、 后勤事务活动的要素构成及流通过程达到最佳状 态，从而使其功效得到放大和充分发挥。
1.2
（1）事务性
办公事务管理
3．办公事务管理的特点
要求在管理实践中，重视对事务、事务活动规律 性的研究，根据实际情况和需要，充分地发挥制度 化、程序化管理方法的作用。
第1章 办公自动化基础知识
第1章 办公自动化基础知识
本章学习要求:
1．掌握办公自动化的概念，了解办公自动化 系统的构成 。
2．熟悉办公事务管理的概念与内容 。
3．了解电子政务的定义，掌握电子政务的基 本模式 。
第1章 办公自动化基础知识
教学内容:
1.1 办公自动化概述 1.2 办公事务管理 1.3 电子政务与办公自动化
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办公自动化概述
1.1.3 办公自动化系统
1．办公自动化系统的概念
办公自动化系统是指面向特定单位、支持其综 合办公业务的集成化信息系统。它将该单位的人员、 业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设 备集成为一个有机的整体。办公自动化系统的运作 包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四 个环节。
1.1
办公自动化概述
2．办公自动化系统要素及模式
（1）办公自动化系统要素
办公自动化系统要素包括人员、业务、办公机构、 办公制度、办公技术设备、办公环境等。
（2）办公自动化系统模式
办公自动化系统可分为信息流模式和工作流模式 两种.
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办公自动化概述
3．办公自动化系统的构成
办公自动化系统按其功能由三个层次构成，即事 务处理层办公自动化系统、信息管理层办公自动化 系统和决策支持层办公自动化系统。
1.2
办公事务管理
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1.2.1 办公事务管理的概念
办公室的职能是处理机关日常工作，协调部门 的工作关系。包括承办会议，负责信息、新闻发 布，对外宣传与公关工作；负责领导的秘书事务， 处理机关文书、档案、保密、保卫、信访等行政 管理工作。
1.2
1．事务
办公事务管理
相对职能而言，在职能以外但却是为实现职能 所必需的、例行的、程序性的、服务性的、辅助 性的、技术性的事情的总体称为事务。
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办公自动化概述
4．我国办公自动化的发展策略
（1）在组织实施方面，从传统的工业项目管理 体制转向专业化和产品化实施体制 。 （2）在技术选向方面，选择与世界发展潮流吻 合的技术。
（3）在设计思想方面，从传统的面向业务的设 计转向面向用户的设计。 （4）在实现方法方面，从传统的结构化设计转 向采用复杂适用系统（CAS）理论进行实现。
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办公自动化概述
1.1.2 国内外办公自动化发展
1．国外办公自动化发展
20世纪90年代以后，国外的办公自动化发展主 要为如下四个方向：
（1）办公自动化设备向着高性能、多功能、复 合化和系统化发展； （2）办公自动化系统向着数字化、智能化、无 纸化和综合化发展；
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办公自动化概述
（3）以计算机为核心的办公工作站向处 理文字、数据、声音、图形的多媒体方向发 展； （4）通信在OA系统中的地位进一步增强， 充分利用现代化通信技术，建立起全球的网 络体系。
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办公自动化概述
（2）发展特点
我国办公自动化发展的特点是起步晚、发展迅 猛，首先是为政治、经济、国防服务。
（3）发展方向
办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所 谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环 境下实现。
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办公自动化概述
3．国内办公自动化存在的问题
（1）投资大、效果不明显，水平低、重复建设 多，硬件投入多、软件投入少，模拟手工作业增 加管理负担等。 （2）办公人员大都是非计算机专业人员，他们 的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识 的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理 员工作量的增大。
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办公自动化概述
4．办公自动化系统的发展
传统办公自动化系统最大特点是应用基于文件 系统或关系型数据库系统，以文档数据为存储和 处理对象，强调对文档数据的计算和统计能力。 现代办公的任务是提高政府部门、企事业单位 的运作效率，进而增强其核心竞争力。因此将来 的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技 术是知识管理。
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办公自动化概述
2．国内办公自动化发展
（1）发展历史 我国办公自动化的应用和发展历程，可以分为以 下三个阶段： 第一代OA系统，以个人电脑、办公套件为主要标 志；实现了数据统计和文档写作电子化，即将办公 信息载体从纸介质方式转向数字方式。 第二代OA系统，以网络技术和协同工作技术为主 要特征；实现了工作流程自动化。 第三代OA系统，是融信息处理、业务流程和知识 管理于一体的应用系统。