商务文书写作第四章
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财经应用写作第四章
赔
函
××陶瓷厂： 随函寄上××市××检验所出具的检验报告××号。该检验报告证明贵 方售出的陶瓷器具中有一部分质量明显低于贵方所提供的样品，而且我方已 经为此向客户支付了质量瑕疵方面的赔款2 000元。因此，我方特向贵方就该 批质量不符合约定标准的商品提出索赔，希望补偿我方损失2 500元，其中包 括500元的商检费用。 特此函达，候复。 ××购物广场 ××××年××月××日
六、索赔函
（一）索赔函的概念
索赔函就是合同当事人一方因另一方的故意、过失或 疏忽给自己带来损失时向另一方提出赔偿要求的应用 文。
（二）索赔函的写法
索赔函和其他函一样也包括抬头、正文和结尾 等部分。正文是索赔函的主体，一般包括陈述事 实（介绍背景）、说明索赔的事由和证据、提出 具体的索赔要求。
索
五、投诉函 （一）投诉函的概念
所谓投诉函就是指当事人一方的某种权利或者 利益因另一方的不当行为而遭受侵害时，向另一方 主管部门或者第三方主管部门提出投诉的应用文， 要求侵权方停止侵害、为当事人恢复名誉、继续履 行某种义务、赔礼道歉或者补偿损失等。
(二)投诉函的写法
投诉函的结构主要包括抬头、正文和结尾等几项。 抬头是被投诉方的相关部门如“××公司客户服务处” 或者相关行政部门如“××市工商行政管理局”等。 结尾要签署投诉人的名称和投诉日期。现在的投诉一 般都要求实名投诉。投诉函的正文是最重要的组成部 分，一般包括背景介绍、说明投诉的事实、提出解决 问题的办法三个部分。
商务E-mail ××经理： 关于贵公司提出参加我公司于今年2月中旬举办的商品推介会并增 加参会名额一事，我方经过详细研究，对贵方提出的请求表示同意， 希望贵方及早安排。 祝合作愉快！ ××经理 ××××年××月××日
第四章 主旨与材料 现代应用文书写作(第三版) 教学课件 电子教案
倘假设主旨不好，材料再典型、结构再完善、 语言再符合应用文书的要求，仍然不是好
➢ 第四章 主旨与材料
第一节 主旨与材料概述
二、材料的概念和作用
首页
➢ 应用文书的材料，是指为了写作应用文书而
采取的、用于提炼、确立、表现写作主旨的
前页
事实和观念。
➢ 它包括的范畴有两类：
后页
(1)作者在写作前搜集、积累的各种事实、数据、意
结束
将引发或激化社会矛盾：
➢ 第四章 主旨与材料
第二节 确立及显示主旨
首页 前页 后页 结束
华力五金厂关于加强平安保卫工作的通告 近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有 数位职工被歹徒打伤，财物损失数万元，为保证工厂的正
常生产秩序，特作如下通告： 一、但凡本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否
1. 材料是写作的 说明主旨的
，是形成主旨的 。
，是
2. 显示主旨的方法
有
、
、
、
、、
和
。
3. 选择材料的标准有
、
、
、
和
。
4. 材料处理的常用方法有
、
、
、
、
和
。
5. 应用文书材料与观点的组织形式主要有
和
。
、
、
6. 材料是否切题的实质，是
和材料是否统一的问题。
➢ 第四章 主旨与材料
【复习与训练】
三、简答题
➢ 教学难点： 显旨的主要方法
➢ 教学时数： 理论教学课时 实训教学课时
➢ 第四章 主旨与材料
第二节 确立及显示主旨
一、对主旨的要求
首页
➢ 应用文书的主旨，一般来自三个途径：来自单位领导、
➢ 第四章 主旨与材料
第一节 主旨与材料概述
二、材料的概念和作用
首页
➢ 应用文书的材料，是指为了写作应用文书而
采取的、用于提炼、确立、表现写作主旨的
前页
事实和观念。
➢ 它包括的范畴有两类：
后页
(1)作者在写作前搜集、积累的各种事实、数据、意
结束
将引发或激化社会矛盾：
➢ 第四章 主旨与材料
第二节 确立及显示主旨
首页 前页 后页 结束
华力五金厂关于加强平安保卫工作的通告 近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有 数位职工被歹徒打伤，财物损失数万元，为保证工厂的正
常生产秩序，特作如下通告： 一、但凡本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否
1. 材料是写作的 说明主旨的
，是形成主旨的 。
，是
2. 显示主旨的方法
有
、
、
、
、、
和
。
3. 选择材料的标准有
、
、
、
和
。
4. 材料处理的常用方法有
、
、
、
、
和
。
5. 应用文书材料与观点的组织形式主要有
和
。
、
、
6. 材料是否切题的实质，是
和材料是否统一的问题。
➢ 第四章 主旨与材料
【复习与训练】
三、简答题
➢ 教学难点： 显旨的主要方法
➢ 教学时数： 理论教学课时 实训教学课时
➢ 第四章 主旨与材料
第二节 确立及显示主旨
一、对主旨的要求
首页
➢ 应用文书的主旨，一般来自三个途径：来自单位领导、
经济应用文写作第四章信息文书写作第二节启事
二、启事的种类
（1）征招类启事：招聘、招生、招标、招商、征集、 征婚、换房启事。 （2）寻找类启示：寻人启事、寻物启事等。 （3）声明类启事：遗失证件、支票，发启事告白社 会有关方面，声明作废。这类启 事包括作废、迁移、更名、更期 更正、开业启事。 （4）公布类启事：张贴启事、报刊启事、广播启事、 电视启事。 （5）鸣谢类启事：受别人祝贺、援助、恩惠之后要 表谢意，用启事公开道谢。
×××（单位名称）
××年×月×日
【案例4.2.4】赏析
服装设计大赛征稿启事
为了提高服装设计水平，自即日起向全国征集服装设计稿。 （一）参赛内容：服装（包括针织、梭织服装，裘衣服装） （二）征稿要求：个人参赛最少四款一系列服装；团体三个 以上集体参赛，数量不限。 （三）作品要求：简洁、高雅、庄重。来稿交８开彩色效果 及１∶５比例裁剪图（附设计思想，面料小样）。 （四）投稿办法 （1）投稿截止日期： 2013年12月30日（以邮戳为凭）。 （2）注明姓名、单位、详细通讯地址、邮政编码。 （3）报名和收稿地址：×××服装协会转××国际时装节 服装设计大奖赛办公室。 邮政编码，×××× 联 系 人：××× 电 话：××××× ×××（单位名称） ××年×月×日 标题：征稿 启事，表明 内容、种类、 文种。 前言：交代 征稿目的， 引出下文。 主体：这部 分明确征稿 具体要求， 以及投稿方 式。 结尾：交代 联系人、联 系电话。 落款：单位 具名、发布 启事日期。
结尾：通常表明写作者的希望或态度。联系人、联系
方式等。
三、启事的结构形式
（三）落款
正文右下角处具名，写日期。有些启事 长期有效就不需要注明日期。
例如新浪星座频道的招聘启事的落款为：
新浪网总部 2014年6月15日
职场类文书写作教程教案
职场类文书写作教程教案第一章：职场文书写作概述1.1 教学目标：了解职场文书写作的重要性掌握职场文书写作的基本原则和技巧1.2 教学内容：职场文书写作的定义和作用职场文书写作的基本原则职场文书写作的技巧和步骤1.3 教学方法：讲授和案例分析相结合互动讨论和小组合作1.4 教学评估：课堂讨论和小组合作的表现第二章：商务电子邮件写作2.1 教学目标：掌握商务电子邮件的基本结构和要求2.2 教学内容：商务电子邮件的基本结构商务电子邮件的写作要点商务电子邮件的礼貌用语和表达方式2.3 教学方法：讲授和案例分析相结合角色扮演和模拟练习2.4 教学评估：角色扮演和模拟练习的表现第三章：商务报告写作3.1 教学目标：掌握商务报告的基本结构和写作步骤3.2 教学内容：商务报告的基本结构商务报告的写作步骤和技巧商务报告的数据分析和表达方式3.3 教学方法：讲授和案例分析相结合小组讨论和报告演示3.4 教学评估：小组讨论和报告演示的表现第四章：商务提案写作4.1 教学目标：掌握商务提案的基本结构和写作要点4.2 教学内容：商务提案的基本结构商务提案的写作要点和技巧商务提案的创意和呈现方式4.3 教学方法：讲授和案例分析相结合小组讨论和提案展示4.4 教学评估：小组讨论和提案展示的表现第五章：职场口语交流与表达能力提升5.1 教学目标：提高职场口语交流和表达能力学会用清晰、准确、有说服力的语言进行职场沟通5.2 教学内容：职场口语交流的基本原则和技巧职场表达能力的提升方法和实践职场沟通的实战演练和案例分析5.3 教学方法：讲授和案例分析相结合角色扮演和模拟练习5.4 教学评估：角色扮演和模拟练习的表现第六章：职场简历与求职信写作6.1 教学目标：掌握简历和求职信的基本结构与写作要点。
6.2 教学内容：简历的基本结构与写作技巧。
求职信的基本结构与写作要点。
个人特点与优势的展示方法。
6.3 教学方法：讲授与案例分析相结合。
《应用文写作》第四章 事务文书
▲ 事务文书是指法定公文之外的，机关、企事业单位、社会团体或个人在处理日常 事务时用来沟通信息、反映情况、安排工作、总结得失、解决问题、规范行为的 一类实用文体，具有很强的事务性、实用性和时限性。它不属于正式公文，但比 公文的使用频率高，应用范围更广。
▲ 事务文书主要包括条据、启事、计划、总结、简报、会议记录、述职报告、调查 报告等。
日。
▲
收条
▲ 今收到1416班交还的笔记本电脑壹台，投影仪壹台，麦克风贰个。
▲ 此据。
▲
代收人 教务处李凡
▲
2014年9月20日
▲ 例文评析：这是一张他人代收的收条。正文写清了代收到谁交来的、什么 物品、多少等内容，要素齐全。
▲ 二、说明性条据
▲ （一）说明性条据的结构和写法
▲ 一般由标题、称谓、正文、祝颂语和落款五部分组成。
▲ 4.落款
▲ 落款的位置在条据的右下方，由经手人署名。若是单位行为，应在经手人 署名前面写明经手人单位名称，并加盖公章。署名下方标明立据的时间， 年月日要写全。
▲ （二）凭证性条据的写作要求 ▲ 1.条据中表数量的数字一律要用汉字大写，如壹、贰、叁、拾、佰、仟等。 ▲ 2.条据中的内容不得随意涂改，若要改动须重写或在改动处加盖印章。 ▲ 3.署名应是亲笔签写的真实姓名。若是代收、代领，署名时须加以注明。 ▲ 4.借条、欠条中的归还期限必须明确。所有条据的落款日期必须写全年、月、
【写作技法】
▲ 一、凭证性条据
▲ （一）凭证性条据的结构和写法
▲ 一般由标题、正文、结语和落款四部分组成。
▲ 1.标题
▲ 一般用条据的分类名称作标题，如“领条”、“收条”、“借条”、“欠条”等。有时，也可 以用“今收到”、“今领到”、“今借到”做标题。标题写在条据上方中间的部位，字体稍大 些。
▲ 事务文书主要包括条据、启事、计划、总结、简报、会议记录、述职报告、调查 报告等。
日。
▲
收条
▲ 今收到1416班交还的笔记本电脑壹台，投影仪壹台，麦克风贰个。
▲ 此据。
▲
代收人 教务处李凡
▲
2014年9月20日
▲ 例文评析：这是一张他人代收的收条。正文写清了代收到谁交来的、什么 物品、多少等内容，要素齐全。
▲ 二、说明性条据
▲ （一）说明性条据的结构和写法
▲ 一般由标题、称谓、正文、祝颂语和落款五部分组成。
▲ 4.落款
▲ 落款的位置在条据的右下方，由经手人署名。若是单位行为，应在经手人 署名前面写明经手人单位名称，并加盖公章。署名下方标明立据的时间， 年月日要写全。
▲ （二）凭证性条据的写作要求 ▲ 1.条据中表数量的数字一律要用汉字大写，如壹、贰、叁、拾、佰、仟等。 ▲ 2.条据中的内容不得随意涂改，若要改动须重写或在改动处加盖印章。 ▲ 3.署名应是亲笔签写的真实姓名。若是代收、代领，署名时须加以注明。 ▲ 4.借条、欠条中的归还期限必须明确。所有条据的落款日期必须写全年、月、
【写作技法】
▲ 一、凭证性条据
▲ （一）凭证性条据的结构和写法
▲ 一般由标题、正文、结语和落款四部分组成。
▲ 1.标题
▲ 一般用条据的分类名称作标题，如“领条”、“收条”、“借条”、“欠条”等。有时，也可 以用“今收到”、“今领到”、“今借到”做标题。标题写在条据上方中间的部位，字体稍大 些。
《公文写作》第四章 ②公告通告
• 公告的告知对象广泛，包括国内外广大受众 公告的告知对象广泛， • 公告一般不采用逐级行文的行文方式，而是借助于报纸、电视、广播 公告一般不采用逐级行文的行文方式，而是借助于报纸、电视、 等媒体播出 • 有时通过新华社向全世界发布，发布范围广，影响面大 有时通过新华社向全世界发布，发布范围广， • 其他公文均不具备这一特点
国土资源部关于房地产闲置土地情况的公告
2010年第27号 2010年第27号 年第27 为贯彻落实《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知》 国发〔2010〕 为贯彻落实《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知》（国发〔2010〕10 号）“严格依法查处土地闲置及炒地行为，并限制有违法违规行为的企业新购置土地”等 严格依法查处土地闲置及炒地行为，并限制有违法违规行为的企业新购置土地” 相关规定，现将各地上报的由于房地产开发企业自身原因造成且尚未处置的26 26宗住宅闲置 相关规定，现将各地上报的由于房地产开发企业自身原因造成且尚未处置的26宗住宅闲置 土地相关情况（详见附表）予以公告。 土地相关情况（详见附表）予以公告。 地方各级国土资源主管部门要认真按照《 地方各级国土资源主管部门要认真按照《国土资源部住房和城乡建设部关于进一步加 强房地产用地和建设管理调控的通知》 国土资发〔2010〕151号 要求， 强房地产用地和建设管理调控的通知》（国土资发〔2010〕151号）要求，依法对上述闲置 土地闲置一年以上不满两年的，必须征收闲置费，闲置两年以上的，必须坚决收回。对公 土地闲置一年以上不满两年的，必须征收闲置费，闲置两年以上的，必须坚决收回。 征收闲置费 坚决收回 布名单中的房地产开发企业及其控股股东，在闲置土地查处整改到位前， 布名单中的房地产开发企业及其控股股东，在闲置土地查处整改到位前，暂停其参加新的 土地竞买活动；对已查处整改到位的，由各省（ 土地竞买活动；对已查处整改到位的，由各省（市、区）国土资源主管部门核实后，将处 国土资源主管部门核实后， 置情况及时上传部土地市场动态监测与监管系统， 置情况及时上传部土地市场动态监测与监管系统，部将通过国土资源部门户网站的中国土 地市场网及时公告，解除对相关房地产开发企业及其控股股东参加土地竞买活动的限制。 地市场网及时公告，解除对相关房地产开发企业及其控股股东参加土地竞买活动的限制。 不执行上述规定的，要按有关规定严肃追究责任。 不执行上述规定的，要按有关规定严肃追究责任。 各派驻地方的国家土地督察局应继续按照《国家土地督察整改意见书》提出的要求， 各派驻地方的国家土地督察局应继续按照《国家土地督察整改意见书》提出的要求， 督促相关地方政府采取有效措施，限期严格依法对上述房地产闲置土地查处到位。 督促相关地方政府采取有效措施，限期严格依法对上述房地产闲置土地查处到位。 电话： 国土资源部举报中心 电话：12336
国土资源部关于房地产闲置土地情况的公告
2010年第27号 2010年第27号 年第27 为贯彻落实《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知》 国发〔2010〕 为贯彻落实《国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知》（国发〔2010〕10 号）“严格依法查处土地闲置及炒地行为，并限制有违法违规行为的企业新购置土地”等 严格依法查处土地闲置及炒地行为，并限制有违法违规行为的企业新购置土地” 相关规定，现将各地上报的由于房地产开发企业自身原因造成且尚未处置的26 26宗住宅闲置 相关规定，现将各地上报的由于房地产开发企业自身原因造成且尚未处置的26宗住宅闲置 土地相关情况（详见附表）予以公告。 土地相关情况（详见附表）予以公告。 地方各级国土资源主管部门要认真按照《 地方各级国土资源主管部门要认真按照《国土资源部住房和城乡建设部关于进一步加 强房地产用地和建设管理调控的通知》 国土资发〔2010〕151号 要求， 强房地产用地和建设管理调控的通知》（国土资发〔2010〕151号）要求，依法对上述闲置 土地闲置一年以上不满两年的，必须征收闲置费，闲置两年以上的，必须坚决收回。对公 土地闲置一年以上不满两年的，必须征收闲置费，闲置两年以上的，必须坚决收回。 征收闲置费 坚决收回 布名单中的房地产开发企业及其控股股东，在闲置土地查处整改到位前， 布名单中的房地产开发企业及其控股股东，在闲置土地查处整改到位前，暂停其参加新的 土地竞买活动；对已查处整改到位的，由各省（ 土地竞买活动；对已查处整改到位的，由各省（市、区）国土资源主管部门核实后，将处 国土资源主管部门核实后， 置情况及时上传部土地市场动态监测与监管系统， 置情况及时上传部土地市场动态监测与监管系统，部将通过国土资源部门户网站的中国土 地市场网及时公告，解除对相关房地产开发企业及其控股股东参加土地竞买活动的限制。 地市场网及时公告，解除对相关房地产开发企业及其控股股东参加土地竞买活动的限制。 不执行上述规定的，要按有关规定严肃追究责任。 不执行上述规定的，要按有关规定严肃追究责任。 各派驻地方的国家土地督察局应继续按照《国家土地督察整改意见书》提出的要求， 各派驻地方的国家土地督察局应继续按照《国家土地督察整改意见书》提出的要求， 督促相关地方政府采取有效措施，限期严格依法对上述房地产闲置土地查处到位。 督促相关地方政府采取有效措施，限期严格依法对上述房地产闲置土地查处到位。 电话： 国土资源部举报中心 电话：12336
商务英语写作第四章
3. Declining an request
An Expression of thanks for the request Reason for inability to accept the request A wish of other bushiness opportunities in future
Exercises:
as follow remain open
to reduce in line with to one’s regret
be subject to
provided that
owing to
discount acceptance
1.We intended to buy 300 “Flying Pigeon” Brand bicycles at the prices_______. 2. We accept your offer______you cut prices by 20%. 3. The offer______until 12:00 a.m. November 21,Beijing time. 4. Our offer is a non-firm offer. It______our final confirmation. 5. If you can_____the price, we might place a large order. 6. Our offer is firm, subjected to your_____reaching us by March 1.
Exercises:
对于小量订购来说，贵方还盘太低。 counterYour counter-offer is much too low for an order of a small amount. 若订货超过600件，可享受8 600件，可享受 若订货超过600件，可享受8折优惠。 You will enjoy 20% discount if your order exceeds 600.
应用文写作 第四章公务文书(批复、函)
（一）概念
批复适用于答复下级机关请示事项，为下行文。
1、权威性 2、针对性 3、专一性
（二）特点
一、批复
（三）种类
1、指示性批复 针对请求指示的请示作出指示 和说明，针对方针、政策性问题进行答复 2、批准性批复 针对请求批准的请示作出同 作用 意或不同意的批复意见。 3、解答性批复 针对请示中的疑问作出解答
批复引语(引叙来文)写作规范： 《国家行政机关公文处理办法》规定，引用公文，应先引标题，后
引发文字号。 标准格式：来文标题＋ （来文字号）＋ “收悉” 如：“你局《关于……的请示》(×发〔 20××〕×号)收悉。”
“你省《关于泉州人民政府驻地迁移的请示》（闽政文〔 2005〕370 号）收悉”然后用“经研究，批复如下”过渡到批复内容。
你办《关于××××的请示》（×镇教办〔2014〕30号）收 悉。今年×月×日强台风，使你镇校舍损失惨重，造成许多班级 无教室上课。经研究，决定给你镇拨抢修教室专款15万元，不 足部分请自筹解决。
此复 。 ×× 县教育局 2014年7月3日
二、函
（一）概念
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复 问题，请求批准和答复审批事项，函属于平行文。
注意批复与指示的区别：发文机关是主动还是 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ动地位
作用
补充几点：
1．以“报告”行文来请示的，只能用“通知”、“意 见”、“决定”行文作复。
2．答复不相隶属单位商洽工作、询问或要求，用“函” 行文。
3．对“建议性呈转报告”和“意见”，不能用“批复” 行文， 只能用“批转通知”或“意见”行文。
阅读与评析 1、请阅读下列这份批复，并回答问题
2、指出这份公文在格式上的错误。 答：①标题不合要求；②成文日期不规范，要用阿拉伯数字。 ③批复引语不规范 3、具体指出这份公文在语言表述上存在的问题。
《公文写作第四章》课件
叙述
用于描述事实、事件或情况， 要求客观、准确、简评价， 要求逻辑严密、论据充分、观 点鲜明。
抒情
用于表达情感、抒发胸臆，要 求真挚、感人、自然。
公文写作的语言规范
使用规范汉字
公文写作应使用规范汉字，避免错别 字、异体字和不规范的简化字。
遵循语法规则
公文写作应遵循汉语基本语法规则， 避免出现语病、歧义和不合逻辑的表 达。
语言不规范
公文写作应使用规范的语言和语 法结构，避免口语化和俚语。
语言冗长
公文写作应避免冗长和重复的表 述，力求简洁明了。
公文写作中常见的格式问题
格式不统一
公文写作应遵循统一的格式和规范，包括标题、 正文、落款等部分。
格式不规范
公文写作中的格式应符合相关规定和标准，如字 体、字号、行间距等。
格式不美观
公文写作的正文格式
01
正文应分段书写，每个 段落应有一个主题或中 心思想。
02
正文中的句子应简短明 了，避免长句和复杂句 型。
03
正文中的段落和层次应 清晰，可以使用标题或 编号进行标识。
04
正文中应使用适当的语 气和语言风格，以符合 公文的性质和目的。
公文写作的结尾格式
结尾应简短明了，表达公文的目的和 要求。
02
公文写作具有特定的格式和语言 要求，强调准确、简明、庄重和 规范。
公文写作的特点
规范性
公文写作必须遵循一定的格式 和规范，包括标题、正文、落 款等部分，以及特定的语言表
达方式。
准确性
公文写作要求信息传递准确无 误，避免歧义和误解，确保各 方能够准确理解文件内容。
及时性
公文写作要求及时传递信息， 保证相关事务得到及时处理， 避免延误。
实用商务文书写作课件
主送机关
主送机关是公文责任的主要承担者，即直接办理、执行或答复事项的单位。 除公告、通告外，一般都要标明主送机关。由 于公文下发范围不同，主送机关写法也不同，有普发性公文主送机关的写法，如“各 省、自治区、直辖市、计划单列市商务主管部门：”，也有发向个别单位的单称型，如 “市商务局：”。 主送机关应使用全称或规范化简称。其位置在标题下空1行，左侧顶格书写，回行时 仍顶格。
彰 通报”。
抄送机关
印发机关和印发日期
抄送机关是指除主送机关外公文要 送达的机关，是非主要承办者，但 与公文事项有关而需要告知的机关。 抄送机关应使用全称或规范化的简 称、统称。位于主题词下一行，左 右各空1个字距，各抄送机关间用 逗号隔开，在最后一个抄送机关后
要标句号。
印发机关是指公文的印制主 管部门，一般是各机关的办
公文生效标识
公文生效标识用以证明公文的效力，包括发文机关印章或签署人姓名。会议纪要可不 加盖印章。 单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。 成文日期右空4个字，加盖印章距正文2mm～4mm，居中，下压成文日期。 联合机关制发的公文，上报的公文由主办机关盖章，下发的公文则所有发文机关都应 盖章。 需要加盖两个印章时，应当将成文日期拉开，左右各空7个字；主办机关印章在前， 两个印章均压成文日期，排列整齐，互不相交，相距不超过3mm。 需要加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称按序排在成文日期和正文之间，印 章加盖其上。 每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如排1个或2个印章，均居中排布； 最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。
成文日期
成文日期为公文生效的时间，要以负责人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；经 会议通过的公文写通过的日期； 法规性文件写批准日期。 成文日期规定用小写汉字书写，年、月、日要齐全， “零”写为“〇”。如“二〇一 一年三月十一日”，不能写成阿拉伯数字的“2011年3月11日”，也不能写成“一一年 三月十一日”。
商务英语写作第四章
外语教学与研究出版社
Patterns and Substitutions
6. After inspection, we found that your shipment of our order No.123 was short in weight. there is a shortage of 535 Kg, though the packing remains intact. Case No. 32 only contains 25 toy cars instead of 55 on the packing list.
外语教学与研究出版社
ex S.S. “Kunlun”
意为“由‘昆仑’号轮船装运”。 ex表示由······船装运S.S. 为steamship的 缩写。
外语教学与研究出版社
claim
to lodge / file / enter / make / raise a claim against / with sb. on a certain shipment for a certain reason for amount of money 对某批发货由于某种 理由向某人提出索赔金额
外语教学与研究出版社
Patterns and Substitutions
10. It is clear, however, that we are entitled to some compensation, and we should be glad to hear of the allowance you prepare to make to meet the case.
外语教学与研究出版社
外语教学与研究出版社
Patterns and Substitutions
第四章 商务文书--课堂使用
第四章商务文书第一节备忘录、会议纪要第二节日程和议程第三节商务报告**************************************************一、备忘录Memo备忘录（Memo, Memorandum的缩写，后者的复数形式是Memoranda），是一种―录以备忘式‖的文件，主要用于公司内部的处理公务、交流信息。
1、备忘录特点1)语言通俗、简洁；2)要点清晰，明确职责；3)形式简单，用途广泛；4)格式规范，便于存档。
2、备忘录结构1）笺头(Memo Head)：T o：受函人From：致函人Subject：事由Date：日期2)主体(Body)主体部分应该简短扼要，每一段写一个问题。
3)复写副本(Carbon Copy)常缩写为CC, 后跟接收该备忘录副本的其他人。
4)署名(Signature)一般情况下，不需要署名。
3、实例（见教材）4、练习：假设你是办公室主任，请写一个备忘录，提醒各个部门的领导在总经理出差期间有关事宜的安排，主要包括以下几点：1）总经理将于11月10日到北京出差，本周例会取消；2）总经理出差期间，副总经理将负责日常事物，并主持下一次例会。
3）通知下一次例会的时间。
Answers:二、会议纪要Minutes会议纪要是如实记录会议的组织情况、主要内容以及会议产生结果的商务写作文体。
会议纪要是会议的重要见证，凡是正式的会议都要有记录。
认真做好会议纪要是秘书在会议过程中的一项主要工作。
会议纪要与会议记录的区别性质不同：会议记录是会议讨论发言的实录，属于事务文书。
会议纪要是依照会议记录加以整理而形成的一种文体，只记要点，属于法定行政公文。
功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
1、|会议纪要的主要内容1）会议的概况:会议的名称、开会的时间、地点、主持人、出席人、记录人等。
如果出席人很多，不必把姓名都写上。
《应用写作》第四章职场类应用写作
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3.正文 正文由引言、主体和结尾三部分组成。 （1）引言。简要介绍任职概况。 （2）主体。围绕岗位责任目标及上级要求，陈述自己 主要的德、能、勤、绩、廉、缺点以及对今后工作的设 想、意见和建议等。 （3）结尾。一般用报告结尾语即可。 4.落款 在正文的右下方签署述职人所属单位名称、职务及姓名。 5.日期 在落款的下一行写日期。 【写作要点】(1)语言得体，谦逊、诚恳，文风朴实， 切不可盛气凌人，不可夸夸其谈。 (2)内容要具体全面、重点突出，概述为主，议论精当， 不宜旁征博引。
2按照目的可分为晋职述职报告即有关领导者或工作人员为晋升更高一2按照目的可分为晋职述职报告即有关领导者或工作人员为晋升更高级职务时必须向主管部门和领导报告履行岗位工作的情况
第四章 职场类应用写作
【内容梗概】随着社会的发展，人们择业的机会越来越 多，求职成为一种社会化活动。面对广阔的就业市场， 不仅要学会写求职信、简历、述职报告以推介自己，而 且应该学会写转正申请、晋级申请、加薪申请和辞职信， 以申述自己的诉求，维护自己的合法权益；还要学会写 推荐信，以恰当的方式推荐自己熟悉的人，同时能够让 熟悉自己的人推荐自己。写求职信和以求职为目的的个 人简历，要把自己所求的职业及其相对应的特长介绍清 楚；要写好求职文书，须认真领会各种求职文书的特点 和写作技巧，注意措词，注意语气，恰当而真实地展现 自己的能力和才华，为成功打下坚实的基础。
【格式】一般由标题、称谓、正文、落款和日期五部分组成。 1.标题 常见的述职报告的标题有下列几种形式： （1）单由文种构成，如“述职报告”。 （2）由“任职时间+文种”构成。 （3）由“任职时间+职务+文种”。 （4）由“姓名+任职时间+文种”。 （5）由“职务名称+姓名+文种”。 （6）由双标题构成，正题写主题，副题写述职场合。。 2.称谓 称谓即听取或接受述职报告的对象，有两种写法： （1）公开向领导或群众作口头述职报告，应用一般性的称谓， 如“各位领导”、“同志们”等。 （2）向上级领导机关呈送的书面述职报告， 应按照公文格式，在标题的下另起一行顶格 写明主送机关。
unit4商业信函写作..
Courtesy Courtesy means to show tactfully in your letters the honest friendship, thoughtful appreciation, sincere politeness, considerate understanding and heartfelt respect.
事由 在公务信函中，通常在称呼与正 文之间有Re：或Subject：（事 由）字样。一般在信纸的中间， 也可与“称呼”对齐。还应在底 下加横线，以引起读信人的注意， 使收信人便于在读信之前就可了 解信中的主要内容。
正文（Body of the Letter） 位置在下面称呼语隔一行，是信 的核心部分。因此要求正文层次 分明、简单易懂
信内地址（Inside Address） 在一般的社交信中，信内收信人 的地址通常省略，但是在公务信 函中不能。将收信人的姓名、地 址等写在信头日期下方的左角上， 要求与对信头的要求一样，不必 再写日期。
称呼（Salutation） 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内 地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写 起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也 可以用冒号（美国式）。 写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意： Dear纯属公务上往来的客气形式。 Gentlemen总是以复数形式出现，前不加 Dear，是Dear Sir的复数形式。 写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、 学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。
Clarity Keep constantly in mind what you want to say in your letter. It is welcomed if you express yourself clearly and directly in the simplest language. Plain, simple words are more easily understood. A properly paragraphed message is required for the purpose of clarity. For instance ,we use semimonthly instead of bimonthly for two times a moth., because bimonthly may mean both two times a month and once every two month.
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(二)协议书的种类
从经济活动角度划分,协议书有联营协议书、委托协议书、调解协议书、补充协议书、 捐赠协议书等。
三、协议书
(三)协议书的撰写要求
(1)内容必须具体明确,避免疏漏。 (2)措辞必须准确无误,不能含混不清,不能有歧义。
(3)不能单方擅自修改,需改时要经双方协商同意。
(四)协议书示例
02/ 招标书、投标书、业务洽谈纪要
一、意向书
(二)意向书的特点
1.宽泛性 2.无约束性 3.政策性 4.严谨性
(三)意向书的结构
1.标题
2.正文 3.落款
(四)意向书的撰写要求
(1)语言准确,表达清楚。 (2)忠实于洽谈内容。
5.灵活性
6.协调性
4.日期
二、合同
(一)合同的含义
根据《中华人民共和国合同法》(以下简称《合同法》)第二条的规定,合同是平等 主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 《合同法》从合同的法律性质角度给合同下了一个准确的定义。
二、投标书
(一)投标书的作用和特点
投标书是对招标书的回答,投标书也称“标函”,是指投标者为了中标而按照招标人提出的条件、 要求,向招标者提交的承办申请、企业情况介绍、总预算表、书面咨询等文字资料。投标书是提 供给招标人的备选方案的文本。
投标书的特点是针对性、求实性和合约性。
(二)投标书的分类
(5)按合同的内容分,有买卖合同、供用(电、水、气、热力)合同、赠予合同、借款合 同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、 保管合同、仓储合同、委托合同等。
二、合同
(五)经济合同的结构
经济合同有其特定的格式,如条款式、表格式、条款和表格结合式等。这里主要讲 条款式结构。
一、招标书
(三)招标书的特点
1.规范性 2.准确性 3.竞争性 4.具体性
(四)招标书的种类
1.从形式上划分可分为:公开招标;议标。 2.从内容上划分可分为招标公告(如广告、通知)、科技项目招标书、工程项目招标书。
一、招标书
(五)招标书的结构
招标文件的结构:标题+正文+落款与日期。
(六)撰写招标书的要求
商务文书写作
主 编 姬瑞环
中国人民大学出版社
4
怎样撰写商务契约文书
意向书、合同、协议书
招标书、投标书、业务洽谈纪要
01/ 意向书、合同、协议书
一、意向书
(一)意向书的含义、目的和作用
意向书是商业活动中用于向对方表示合作或交易意向并经对方同意接纳的一种文 件,它是协议书或合同的先导。意书为进一步正式签订协议奠定了基础。
1.生产经营性投标书 2.技术投标书
(三)投标书的结构
投标书的结构:标题+正文+落款+日期。
二、投标书
(四)投标书的撰写要求
招标书是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人目的的一种告知性文书,是 招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所做的解释和说明。
(二)招标书的作用
招标书又称招标文件,是招标人利用投标者之间的竞争达到优选买主或承包项目的目的, 从而利用各地甚至各国的优势于一家的商品交易行为所形成的书面文件。这是订立合 同的一种法律形式。
(三)经济合同的特点
1.法律效力 2.平等、公平、协商性
二、合同
(四)经济合同的种类
(1)按形式分,有表格式合同、条款式合同、表格和条款结合式合同。
(2)按期限分,有长期合同、中期合同、短期合同。 (3)按合同是否立即交付标的分,有诺成合同和实践合同。
(4)按合同的性质分,有供销合同、委托代办合同、加工订货合同、借贷合同、补偿贸 易合同等。
这里所讲的合同是指我国《合同法》规定的以交易关系为内容的合同,即经济合同。
二、合同
(二)经济合同的作用
1.经济合同是实现国家宏观经济规划的客观保证
2.经济合同是企业加强生产经营管理和组织协作的有效方式 3.经济合同能使企业提高经济效益
4.经济合同是我国社会主义市场经济健康发展的重要保障
5.经济合同有利于保障当事人的合法权益 6.经济合同是发展对外贸易的有效法律手段
经济合同主要由标题、约首、正文、约尾等部分构成。
二、合同
(六)撰写经济合同的原则及要求
1.经济合同的撰写原则
(1)符合国家法律、法令和国民经济计划的要求。 (2)遵守社会公共利益及社会主义道德准则。
(3)坚持平等协商、等价有偿的原则
2.经济合同的撰写要求
(1)内容必须具体明确,措辞用字力求准确简洁。 (2)严肃经济合同纪律,不能随意涂改或终止。 (3)签订合同必须手续完备,字迹工整清楚。
一、招标书
(一)招标书的含义
招标书又称招标说明书,是指单位或个人在兴建工程、合作经营某项业务或进行大宗商 品交易时,先把有关标准、价格、条件等事项以公告形式对外公布,这种文字材料就是招 标书。 招标书是指招标单位对外公布的有明确招标内容和具体条件要求的招标公告、通告、 启事、邀请书、说明书等文字材料。
意向书只是表示意愿,而不是正式的协议,因此文字不如协议严谨,其签署方式也比 较灵活,可以由出具意向书的一方签署,再由同意合作的一方在副本上签署认可;也 可由双方联署或由双方换文表示合作的意向。 意向书的作用有:一是可以用来向政府主管部门上报备案,作为立项的根据;二是可 作为合作各方进行实质性谈判的基础和原则性依据;三是便于合作各方开展各项后 续工作,如起草项目建议书和撰写可行性研究报告等。
三、协议书
(一)协议书与合同的区别
协议书和合同都是由双方当事人共同订立的一种契约。但协议书与合同有所不同,合 同内容一般限于经济活动方面;协议书内容较为广泛。合同一经签订就产生法律效力, 双方必须严格遵守,认真履行,任何一方违约都将承担相应的经济责任和法律责任;协 议书往往要经过行政主管部门签证或公证机关公证才能产生法律效力。
(1)做好调查研究,掌握市场信息,制定的测算、评估款项要科学合理,招标书应切实可行。 (2)遵循招标公告的写作要求,语言简洁、用词精确,文字、数据、图表均要求精确无误。 (3)必须熟悉招标程序,要按照招标程序开展招标工作。 (4)注意法律中的禁止性规定,所拟写的招标文件不得违反相关法律规定,否则将导致招标 文件和招标活动无效。