ISO全套制度及业务流程之会议制度

26．会议制度
1．目的和范围:会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进。

其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。

2．职责
2.1总经理/副总经理
2.1.1主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会；
2.1.2指定专人追踪经理例会事项的落实情况；
2.1.3经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要；
2.1.4参加相关会议。

2.2总经理室
2.2.1总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理例
会。

2.2.2总经理室通知召开公司员工大会；
2.2.3组织召开公司专题会议；
2.2.4负责组织与质量管理体系有关的会议；
2.2.5总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发
放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。

2.3各部门
2.3.1经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和项目部正
职经理参加经理例会，布置执行会议安排工作；
2.3.2部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通；
2.3.3业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加；指定专
人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作；
2.3.4部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级员
工由总经理批准）；
2.3.5人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。

3．工作流程
3.1会议类别
3.1.1例会，包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等；
3.1.2专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由业
务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会议、
合同评审会议等）；
3.1.3与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核会
议，管理评审会议等；
3.1.4全体员工大会，包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰会
等；
3.1.5其他内部会议；
3.1.6外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构主
办的各种会议。

3.2会议组织流程
3.2.1例会
3.2.1.1经理例会
A．经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两周一次。

与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经
理指定的其他员工。

原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与
会人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。

B．在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一份）。

周记包括“本周工作主要情况”、
“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。

总经理
室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并整理成“经理例会
落实情况”一式四份（分发范围同部门工作周记）。

C．在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”
栏目中提出的问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其
他问题。

D．在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录，形成会议纪要。

会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放至各与会者手中。

与会者应向
本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。

会议纪要必须编
号，标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员。

经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏
目。

总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”，
并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。

3.2.1.2各部室周会
由各部室经理负责主持召开，会议内容包括传达经理例会精神、安排执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问题及改
进意见、安排下周主要工作计划等等。

原则上每隔一至二周一次，与
会人员为各部室全体员工。

各部室周会应形成书面纪要或以周记的形
式体现，以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部门内部
传递，并在当周经理例会前送呈总经理室。

3.2.1.3项目部例会和项目部参与的施工监理例会
项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见《施工管理程序》。

3.2.2专题会议
3.2.2.1公司专题会议
总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议
程时间、地点、与会人员等，由总经理室根据总经理的意见负责召集
有关人员召开专题会议，并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围：
每一位与会者）和会议布置工作的追踪落实等。

公司专题会议根据具
体情况不定期举行。

总经理室保存专题会议纪要，并按年度整理成册，
定期送公司图书档案室存档。

3.2.2.2业务专题会议
由业务主管部室负责召集，与会者为各有关部室人员。

会议应形成书
面纪要分发至所有与会部门的主管手中，并由专人对会议布置的工作
进行追踪。

业务专题会议根据业务开展情况不定期举行，必要时可针
对同一专题举行多次会议，形成系列纪要。

会议纪要的发放和存档同
3.2.2.1的有关规定。

3.2.3与质量管理体系有关的会议
与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议、内外部审核会议、管理评审会议等，其有关规定参见《工作改进管理程序》。

3.2.4全体员工大会
员工大会由总经理/副总经理主持，总经理室通知召开，并布置有关部
室准备会议资料，人力资源部负责具体会务安排。

员工大会不形成会
议纪要，但总经理室应保存会议有关材料，并定期整理归档。

3.2.5其他内部会议
其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行。

3.2.6外部会议
公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议，
必须征得部门主管同意，如需出差，必须按照《人力资源管理》办理
出差申请手续。

员工外出开会期间，必须做好会议记录，返回公司后，
必须在一周内整理有关资料，向部门主管或总经理室提交报告，必要
时召集有关会议进行传达。

3.3会议纪要及其他会议文件的归档
会议纪要及其他会议文件归档参照《档案管理》的有关规定执行。

4．相关文件
4.1《施工管理程序》
4.2《内审程序》
4.3《管理评审程序》
4.4《工作改进管理程序》
4.5《人力资源管理制度》
5.相关表单、记录
工作周记
各种会议纪要
6.附表
工作周记（见《文件管理程序》）。