公关礼仪接待方案

贵州师范大学行知教学社公关礼仪接待方案

历政学院 2011级思想政治教育专业 1103020100## ##

场景设置：在2013年9月29日应贵州师范大学校团委与学生社团联合会要求我社（贵州师范大学行知教学社）于10月18日承办一场关于全国50个高校教学类优秀社团为期3天的交流促进会，其目的在于共同提升各大高校学生的教学视野，对我国及其西部地区的教育状况进行了解，并解决共同遇到的难题。以此促进各大高校教学类社团的发展，能更好地为国家与地区教育事业服务。

为了更好地履行国家倡导的节约节俭，合理利用资源等号召。现制定以下方案：（由于对其他校区不了解，现以白云校区为举办地点）

内容：本次接待分为四块内容：基本礼仪、会前迎接、会议安排、会后活动、送别仪式。

（一）、基本礼仪：（由教学技能部负责培训）

1.所有社团工作人员尽量统一着装（根据个人情况安排，如有条件可向校团委申请向学校借服装）。基本要求：服装应保持清洁、完好，扣子齐全，打好领带，穿皮鞋，上衣袋不装东西，裤袋少装东西。

2.社团会议接待人员在服务期间必须佩带工作证牌。

3.（男）接待人员胡须应修剪整洁，头发修剪整齐，不能过长。（女）接待人员淡妆，且与年龄、身份相符。注意讲究公共卫生，给大家一个舒适清爽的环境。

4.接待时注意力集中，展现良好的精神状态。立姿端正，行走步伐有力、节奏适宜。

5.避免在各个社团代表面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等不文雅行为。与社团代表交谈时，要神态专注，表情自然，表达得体，不得背手、袖手、抱手或抄手等。

（注：该项须在10月10日完成并检查）

（二）、会前迎接：（由外联部、办公室负责）

1．迎接礼仪：

（1）对前来参加会议的社团代表，应首先了解对方到达的代表职务身份，车次，航班，并安排与社团代表身份、职务相当的人员前去迎

接。

（2）接站人员迎接客人应提前为客人准备好交通工具（如不能申请校车则统一搭乘公交车）。分别到金阳车站、龙洞堡机场、火车站去迎接社团代表，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让代表久等。（3）接到代表后，应首先问候，并告知相关信息和祝福语等等。（5）由外联部向学校申请50个代表团的临时宿舍并提前为他们准备好住宿，将代表领进房间，同时向代表介绍住处的服务、设施，并问代表有什么需要帮忙服务的。安排外联部的1—2名成员入住临时宿舍，方便服务和引导大家。

（6）把代表送达宿舍后，办公室人员应将会议的计划、日程安排交给各代表团。接待人员不要立即离去，稍作停留，热情交谈，比如客人参与会议的背景材料、当地风土人情等。考虑到一路旅途劳累，接站人员不宜久留，让代表早些休息。离开时将下次联系的相关信息告诉客人。（7）由财务部人员负责与学校白云一食堂统一协调安排各个社团代表的饮食，给他们提供安全可靠的食物，且负责安排社团代表的茶水。（注：该项相关事宜须在10月17日19:00点以前完成）

2、接待礼仪

（1）当代表要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回来。请代表留下相关信息以便及时解决相关问题。（2）代表到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明理由。

（3）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势，以确保得当识体的服务。

(三)、会议安排（由组织部，纪检部，办公室、外联部安排）（1）根据确定的与会人数办公室、组织部人员需按有关礼仪要求在求是学院大讲堂布置会场，应给人简单、正式、协调、整洁、舒适的感觉，确定代表入席位置与次序。（注：该项负责人需在10月17日19:00以前完成，并在18日会议举行2小时前检查会场情况，排除存在的或可能存在的问题）

（2）办公室联系学校广播站负责人并安排人员负责摄影和现场实况记录，技术人员须按相关礼仪要求做事，且在大会开始前1小时完成各项准备工作。

（3）会议迎宾服务：外联部迎宾员应在会议室门口迎候代表到达。代表到达时应引领到签到处签到。迎接来宾入座时,要面带微笑,用语礼貌,举止大方,手、语并用。

（4）会场服务的人员注意事项：

1)绝不能倚靠会场墙壁或柱子。

2)在会场服务时应尽量不干扰讨论中的代表或正在发言的代表。

3)会场服务过程,语言、动作要轻,避免影响发言者。

4)遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。

（5）由组织部安排主持人组织大会，由校团委社联指导老师宣布大会开始，开始之后相继完成各项汇报与交流。

（6）在会议开展之前由主席团和相关人员联合组建一个临时指挥小组，以便解决各种临时问题，确保大会正常进行。

（7）会议结束后各代表团合影留念。

（注：以上会议事项需保证在10月18日9:00开始，12:00结束）

（8）由社团特色部门教学技能部向各社团代表介绍社团这些年的经历与部门研究实践成果，提出我社的理念与对教育的一些问题看法，并引出各个社团在开展教学实践活动中的问题，大家共同探讨并达成共识（10月18日14:00——15:30完成）。

（9）按照接待计划于10月20日早上9:00准时举行交流会闭幕仪式，且各项安排和开幕式一样（该项要求在10月20日12:00以前完成）（四）、会后活动(由教学技能部，支教队管理委员会，组织部安排)

（1）由支教队管理委员会安排几个供各社团代表选择参观学习的方案，并且由主席团陪同各社团代表去参观与我社的长期合作的学校，向学校进一步了解教育的现实问题（10月19日9:00——11:00完成）。（2）各代表团共同收集相关问题，由办公室负责汇总并把调研问题分发至各代表团处，以便大家在总结会上积极发言（10月19日12:00以前完成）。

（3）参观了解完之后，各代表由外联部，财务部协调安排就餐。（4）下午邀请各个社团代表参加我社的特色活动“师道”活动，活动结束后各代表团合影留念（10月19日14:00——16:00完成）。

（5）晚间19:30以后邀请各个社团在求是讲堂观看《小孩不笨》的教育片。

（6）由外联部安排代表休息。

（7）按相关礼仪邀请代表出席闭幕式活动，由社团代表开始总结，最后由校团委社团指导老师宣布交流会结束，并分发具有我校和我社有关的纪念品给各位社团代表，安排大家合影。

（8）最后，再次发出邀请，希望他们今后再来。

（9）由外联部、主席团一起欢送各代表团并安排车辆把他们送到乘车