档案整理公文格式规范知识

档案整理、公文格式规范知识

一、档案材料相关要求

1.收集整理近三年来的档案资料，资料要装订成册，放入档案盒。档案盒、标签、卷内目录、封面及总目录须统一定制，做到规范、整齐。

2.档案资料一是内容丰富，资料详实。份份资料都能准确支撑评估指标。二是有序整理，科学分类。三是资料规范，资料内容不能前后矛盾。

3.图片资料应附文字说明，体现时间、地点、事由等要素。照片可粘贴、打印在A4纸上，也可装入影集。

4.文字要注意规范。

常见问题: “的\地\得”的使用

错字

病句

标点符号

每出现一处扣0.5分。

5.各成员单位除建立一套完整的档案资料留存备查外，还需报送语委办一套档案资料。

二、有关公文、用字及格式的几个规范问题

•（一）文字材料中序号、标点的正确使用

•1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。

•2 .“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。

•3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。

•4 .序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。•（二）年份中“零”的正确使用

•年份如用中文形式表示，如“二○一五年一月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2015年1月”。

•（三）公文文号的正确使用

•印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。

•如：汝教研（2017）5号（不规范）

•汝教研[2017] 5号（不规范）

•汝教研〔2017〕5号（规范）

•（四）正确区分连接号和破折号

•1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“──”。

•如：2013年2月～6月中的“～”（使用规范）

•2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”

而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）•（五）汉语拼音注音字母的正确使用

•1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

•2．分连写：词内连写，词间分写。

•例：“公共场所请勿吸烟”

•GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

•以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。

•以下标注规范：

•“公共场所请勿吸烟”

•GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN