档案信息化管理创新模式研究

档案信息化管理创新模式研究

摘要档案管理一个组织和单位重要的管理活动。档案管理在我国社会发展过程中，担负着重要的参考作用。随着经济和社会的快速发展，档案管理也面临着新任务和新目标。对档案管理实施创新模式，是要从档案管理的本质入手，从档案管理的模式入手。把传统的档案管理模式转变为适应社会发展的管理模式，提高档案对于经济和社会活动的重要推动作用。

关键词档案管理；特点；创新研究；途径

1 档案概述及管理模式特点

档案是一种历史记录，它记载着大到国家、小到企事业单位、个人在从事各种活动对国家、单位及个人重要价值和信息，它通常是以文字、影像、声音、图表等载体保存。从古代的甲骨文记载发展到现代的纸质档案和数字化电子档案，可以说档案的发展历史悠久。现代的档案管理涵盖多种方面，比如档案的管理体制、档案运行机制、档案管理的组织机构和档案工作的方式等，它的管理模式具备以下几个特点：一是统一制度，统一领导，组织协调分级别管理；二是各类档案馆健全，布局分散合理，档案馆众多；三是各企事业单位定期移交档案，定向收集档案；四是借阅手续、归档时间严格审查和要求[1]。

2 档案管理工作所面对的问题

档案管理作为一种客观实体，它的作用是潜在的，要有一定的科学管理方法，能最大化地发挥它的作用。要想实现档案管理的创新，要从社会需要的角度出发，档案信息为服务内容，多种服务方式为手段，创造一个广阔的发展空间合理利用档案，达到档案信息资源共享。

2.1 管理意识薄弱

事实上，科技管理部门保存的一些文件没有应有的作用，由于缺乏信息太多，也不能起到参考作用。不重视档案管理工作，相反的还要投入资金作为管理费用，不认为科技档案直接获得经济利益，同时也尽量减少压缩等价的物理成本管理，科技档案的机构，资金和人员。因为科技档案种类多数量在不断上升，这种现实的情况，也造成科技档案管理和资金有限，设施陈旧，缺乏人力。

2.2 管理技术落后

投资不足、低水平的自动化管理。由于现有的软、硬件的档案管理、投资管理落后，基本上处于手动操作，落后的管理模式，难以适应信息化建设的要求，在档案管理中，一些决策者对档案管理没有足够的重视，重文书档案，轻科技档案的现象普遍存在，科技档案用得着的时候重要，用不着的时候不重要。这样就造成了企业档案管理基础设施、科学技术的落后[2]。

3 档案创新管理模式研究

（1）创新档案管理模式。实现档案管理工作的创新重要的实施途径便是实现档案管理制度的创新，通过档案管理制度的创新来实现档案管理模式的创新。首先必须确保档案管理制度对于档案管理工作具有较好的指导与约束力度，能够指导档案管理工作的开展。可以结合《档案法》中的相关要求，根据档案管理部门的实际情况制定完善的档案管理规章制度。其次，在档案管理机构的管理上，应该对档案管理部门的岗位职责分工予以明确，通过明确的分工来避免档案管理工作的盲目性，进而形成职能分工清晰、管理流程严谨以及能够保障管理措施落实到位的档案管理体系，实现档案管理机制的灵活高效运转。第三，应该针对档案管理部门的实际情况制定档案管理工作目标与档案管理工作考核标准，借助于目标管理以及考核制度，督促档案管理措施的落实，实现档案管理工作的规范化与标准化。

（2）确保档案管理软硬件设施投入，推动档案管理工作的技术创新。随着科学技术的不断发展进步，档案管理工作也发生了较大的变化，因此应该重视对档案管理工作软硬件设施的投入，借助于先进的软硬件设施条件，实现档案管理工作的技术创新。对于硬件设施的投入，主要包括计算机、复印扫描设备、刻录设备、互联网设备等现代化的办公设备，通过这些硬件设施来实现档案管理办公的自动化。对于软件，则应该选择具有档案著录、档案检索、系统统计、原件管理、档案系统管理等多项功能的系统软件，实现档案管理的科学化与数字化。只有确保软硬件设施的投入，才能够实现信息化、数字化档案管理体系的建设，革新档案管理管理模式，实现档案管理工作方式与工作手段的创新。

（3）注重档案管理人才队伍的创新建设。人才队伍的建设是档案管理工作创新的基础，实现档案管理工作的创新必须依靠档案管理工作人员来实现，因此，必须重视结合档案管理部门的实际情况，建立高水平的档案管理人才队伍。档案管理工作的信息化以及现代化对档案管理人员也提出了更高的要求，档案管理工作人员应该熟悉档案管理基本理论，具备足够的信息技术能力，能够适应新时期档案管理工作的要求，并且能够在档案管理工作开展过程中，积极的探索实践新的档案管理方式与技巧。因此，在档案管理工作队伍的建设上，必须遵循这些原则，通过档案管理人才队伍建设的创新，推动档案管理创新工作的开展。

（4）创新档案服务手段。开展档案管理工作的根本在于提供完善高效的档案服务，通过对档案服务方式进行创新，可以督促档案管理工作的进一步完善。档案管理服务创新的内容主要包括对档案管理服务范围的创新、档案管理服务内容的创新以及档案服务方式的创新。档案服务手段创新的目的在于通过创新服务管理，确保档案服务的及时性以及针对性，能够积极主动地对档案资料信息的需求者提供全面的信息服务。并综合档案使用者的各种要求，确保档案信息资料的完备性。其次，应该强化档案管理网络的信息服务，确保开放档案资料信息获取渠道的畅通，通过这一系列措施，實现档案管理服务的多样化与现代化，确保档案管理的使用效率与档案服务质量得到有效的提升[3]。

4 结束语

档案管理是一种传统的管理活动。在信息高度发达的传媒时代，档案管理在遵循原有管理方式的基础上，可以实现新的突破。新的方法和新的管理可以增强档案管理的有效性，可以从手段上提高档案管理的重要突破。积极探求档案管理的新方法是时代的要求，是档案工作发展的要求，是社会文化进步的要求。创新档案管理需要多方面的力量共同合作，在档案专业的各个环节形成统一的合力，实现档案管理的专业化、科学化、现代化。

参考文献

[1] 司臻.新时期档案管理创新模式研究[J].管理观察，2013，（5）：169.

[2] 李仙丽.机关档案管理的创新模式研究[J].办公室业务，2913，（9S）：166.

[3] 黄晓强.企业档案管理创新与服务模式研究[D].天津：天津大学，2010.