费用预支及报销管理制度--V1

费用预支、报销管理规定
文 件 编 号 : HR-005
编 写 / 修 订 部 门 : 人力资源部
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数: 共 3 页
批 准 人：
版 本：A 生效日期：2011-11-23
日 期：
一、目的 加强资金管理，控制公司经营成本、规范公司员工借款、报销管理流程，特制定本规定。 二、适用范围 本规定适用于---三、费用预支范围和条件
1、工伤员工住院治疗的医疗费用由公司先支付，工伤治疗结束后，凭医院的医疗发 票证明抵销医疗期间的借款。所有医疗发票必须交人力资源部向社保局申报工伤费用；工伤 医疗费预支超过 5000 元的，由部门负责人及总经理审批。
2、采购人员预支：采购人员根据《下单通知单》预计采购金额，提前 2 天通知总经 理准备采购费用，根据下单通知单的费用预算，到总经理处预支。
3、出差人员预支：根据出差的实际需要费用（交通费、住宿费等），由部门负责人审 批，方可预支。出差费用超过 1000 元的，由部门负责人及总经理审批方可借款。
4、后勤维修费用预支：一次性维修费在 1000 元以内的，由部门负责人审批，当次 维修费用超过 1000 元的，部门负责人审批后再由总经理审批方可借款。
5、除上述范围外的其他用于公司需要的借款金额超过 1000 元的，必须由总经理审 批。
6、所有借款必须于当次活动结束后次月 1 日到各部门财务负责人处报销。 7、设计部财务负责人由设计助理 Anne 担任，生产、板房及其他部门财务负责人由采购 员 Michel 担任。店铺财务负责人由二楼收银员 Coco 担任。 四、借款审批程序及权限
1、审批程序：员工根据工作需要需预支时，必须先填写 《借款单》，按要求填上借 款人姓名、部门、借款原因、借款金额、预计还款日期，按上述要求经部门负责人及总经理 审批后，方可到财务处领取现金。
2、审批权限：借款原由及对应金额的核准人为部门负责人，超过上述标准的核准权 属总经理。
3、各部门财务负责人负责对借款的核销跟踪、监督工作。 五、报销管理规定 1、费用报销时，必须取得合法有效的收据或发票。 2、所有费用报销，必须在当次活动结束后的次月 1 日到各部门财务负责人处报销，逾 期报销的，财务负责人有权拒绝报销，恰逢法定假期除外。 3、费用报销金额在 1000 元以内（含 1000 元）的，由部门负责人批准，费用报销金额 超过 1000 元的，必须经部门负责人及总经理批准， 2、工伤治疗费用，工伤治疗终结后，经财务查询，工伤局已把治疗费打入公司银行帐号 后，由人力资源部持工伤员工的治疗发票到财务部报销。 3、采购费用：报销采购费用（如布料、辅料、文具等），采购回来后必须清点，凭申购

单及购买发票或收据实报实销。采购人员每天填写《采购结算清单》交总经理报销，设计部 人员凭《面料采购申请单》及收据到设计部财务负责人处报销，每月月初设计部负责人向总 经理提交相关报销资料。
4、交通费用的报销：因工作需要外出办公事时，一律使用公交、大巴或地铁，无特殊情 况，一律不允许乘的士或飞机，若接送客户、携带产品或文件过多，情况特急处理的，或晚 上加班到 10：30 分下班的，应事先向部门负责人或总经理提出申请，经同意后方可乘的士。 否则只按乘公交的费用报销。报销交通费用时，务必写清楚日期、起止站点及到达目的地的 原因。
5、差旅费报销：出差人员一律填写《费用报销单》，凭总经理批准的《费用报销单》到 部门财务负责人处报销差旅费。凡是出差到深圳之外的城市，每天可报销 35 元餐费。出差 人员因工作需要住酒店的，必须先征得总经理批准，方可报销住宿费用。
6、其他费用报销：一律注明费用用途及原因，持合法有效的发票或收据实报实销。 六、费用报销程序 按要求填写《报销单》---附上相关收据或发票----经部门负责人审批----总经理审批----交审 批后的《报销单》到各部门财务负责人处报销 七、下列情形不给予报销 1、无费用发生时间和报销日期。 2、超过发生时间一个月以上的票据（除有关领导批准延长的特殊情况以外）。
3、无经手人、相关证明人或有关领导签字。 4、未按顺序粘贴填写。 5、与报销业务不符的原始凭证。 6、原始凭证有涂改的现象。 7、无费用名称。 8、其他违反公司规定的费用。 八、费用报销审批权限及职责 1、部门负责人负责审查费用是否符合公司有关规定，证明费用产生的真实性和必要 性。 2、财务部负责审查费用开支的各项手续是否齐全、原始凭证是否合理、报销数量及 金额是否正确和票据是否一致等。 3、总经理负责审查费用支出是否符合公司财务支出计划，做好费用的整体控制目标。 4、任何经办人、审批人员都要对签字承担连带责任。 九、本规定为试行规定，自签发之日起执行，解释权归公司所有。