接待方案2259890237

“第二届中国成都金融街发展论坛暨中国西部新资本力量峰会”

接待方案

节点一接机方案（负责人：XXX）

接机行程安排

一．接待前工作

1.自行确认订票情况记录飞机航班号，起飞时间，机票张数

2.熟悉嘉宾资料，发言主题，并阅读相关资料

3.查找嘉宾大致体态相貌，兴趣爱好情况

4.预算飞机降落时间，和自己到达机场时间

5.到香格里拉酒店实地熟悉环境，了解大堂休息方位，确认嘉宾房间号码等信息

6.提前一天联系接机司机，确定共同前往机场时间

（不堵车情况至少预留80分钟）。

7.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息：

飞机航班号，起飞时间，随行人员人数，成都联系电话；

告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色

与嘉宾进行电话确认的标准用语：

XXX先生/女士您好,我是成都金融街论坛会议的接待员XXX.能够邀请您来参加首届成都金融街论坛我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从XX飞往XX的 XXXXXXX航班么？起飞时间是否是XXXX？您的随行人员是XX么?好的，我们会有接待人员手持X色标牌为您接机并前往酒店，祝您旅程顺利。

二．接待当天

1.向司机确认车况（卫生条件，内外是否整洁）

2.向酒店确认房间号码，楼层等入住信息

3.上车前检查接机标牌，饮料（两种），CD，鲜花是否带好

注意个人卫生问题

4.将CD放入播放器，饮料放置在副驾驶位置

5.到达机场记住停车位置

6.接机时注意礼节，对其称呼和握手等细节需要特别准备

主动拿过行李，带领乘车前往酒店（注意：乘车时接待人员应坐在副驾驶位置，为嘉宾打开右后方车门，并安顿嘉宾坐到车内右后座，下车后先为嘉宾打开车门，然后帮嘉宾提行李）

XXX先生/女士您好！我是成都金融街论坛会议的公关助理XXX.今天由我负责您的接待工作。请问您接下来是否有特殊安排？（如果没有）请这边走，我们将乘车前往香格里拉酒店。

7.上车向嘉宾提供饮料，播放音乐

8.路程中，视嘉宾情况待其休息或适当交流。行车时间将在30-40分钟左右，可以简略介绍其发言主题和所在板块等会务内容，也可根据之前查询的嘉宾相关资料聊其感兴趣的话题，营造轻松气氛。

9.进入酒店，请嘉宾在大厅稍作等待休息，协助嘉宾办理好门卡等手续。

10.非常礼貌的请问是否能耽误其几分钟，简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。并将会议安排表（上面配备手写贴士）交给嘉宾。

11.带领嘉宾去房间，帮助嘉宾提行李。

12.向嘉宾提供自己的名片，并将自己手机号码发送到对方手机，告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。

13.告诉嘉宾晚宴时间。并告诉他自己会电话提醒，会在酒店什么位置等他，带领他用晚餐。

接待期间若出现事故立即联系XXX，电话 XXX，确保全程安全无误。

节点二小型晚宴流程（负责人：XXX）

小型欢迎晚宴流程

时间：2009-7-22 PM: 19：00------20：30

地点：香格里拉酒店

嘉宾： XXX、XXX

注：在20：30以后来的嘉宾，陪同人员最好在嘉宾的房间内放置点心，蛋糕之类的食品，或者提前和酒店联系好，如果嘉宾要吃晚饭的话有三种选择：

1、用事先摆好的蛋糕充当晚餐：（事先征求嘉宾的意见）

2、与酒店事先联系好，预定晚餐。（如果嘉宾要吃晚饭）

3、带客人到酒店附近的餐厅就餐。（最好吃与嘉宾的口味或者地方菜相近，事先想办法知道嘉宾的口味，和不喜欢吃的菜品，预防口味不对，使得嘉宾明天的会议不能参加）

一、陪同人员事先要了解酒店晚宴具体的地点。

二、陪同人员事先要了解晚宴的菜品，

三、陪同人员要知道晚宴形式，是自助还是中餐。

四、陪同人员要了解晚宴是否有酒，如果有酒的话，哪么就了解嘉宾喜欢喝什么酒。

五、完成最佳效果：

1、让客人感觉到舒心，愉悦。减除疲劳的效果（因为是刚下飞机，要让嘉宾有宾至如归的感觉）

2、让到场的嘉宾互相认识，增进沟通。第二天会议不会感觉到陌生。

3、陪同人员与嘉宾要友好的沟通，多点交流，促进后面工作的默契和协作精神。

备注：玩的时间不能太久，因为23号上午9点会议就要开始。

节点三 22号晚的娱乐（负责人：XXX）

嘉宾娱乐休闲旅游交通大全

1. 嘉宾到达酒店房间以后，工作人员主动询问是否需要出行游玩，如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。

2. 若嘉宾要出行游玩但是不需要工作人员陪同，请工作人员告知附近环境和景点等信息。

3. 若嘉宾需要工作人员陪同出行游玩，工作人员可以向财务部门预支费用以备不时之需。

旅游资料请见附件一

节点四早餐（负责人XXX）

责人：XXX）

节点六会议结

束（负责人：XXX）

会议结束工作安

排

1、离场接待：

会议结束前场外

陪同人员应做好

接应准备，在嘉

宾走出会场时及

时接应避免嘉宾

出场后无人引

领，会议结束时

会场内工作人员

需带领嘉宾从前

至后一排一排地

有序地离开会

场，避免嘉宾离

场时出现拥挤现

象，陪同人员接

到嘉宾后应告知

嘉宾6：30为晚

宴时间并询问嘉

宾是否需要回房

间，若嘉宾需要回房间则引领嘉宾回房自己在楼下电梯处等候并提醒嘉宾尽快下来参加晚宴，若嘉宾不需回房则直接带领嘉宾到XXX厅参加晚宴。

2、会场清理：

等待嘉宾全部离开后开始对会议现场进行清理，在清理过程中须做到如下几点：

（1）保证桌面整洁（收掉所有的水杯，桌上废纸等垃圾），收好所有会议用品（如嘉宾牌等），若发现嘉宾遗漏东西应及时给他们送去。

（2）保证所有凳子都推到桌子下面按原来位置摆放整齐，井然有序，保证会场地面干净，应及时捡走地面纸屑等垃圾，从会场后方向前逐排检查，特别注意角落的地方，做到整个地面不能有一片纸屑。

（3）撤走所有现场鲜花，并按指定地点堆放整齐，不随意扔弃、带走，对现场办公点的物品仔细检查并逐件核对确保没有任何损坏、丢失，若出现损坏或丢失等现象做好相应记录并及时追究责任，

待检查完物品后将物品收好放回原来位置，公司的物品则带回公司