如何管理好你的外贸资料和客户
外贸部档案管理制度范本
外贸部档案管理制度范本第一章总则第一条为规范外贸部档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案的安全和完整性，制定本制度。
第二条外贸部档案管理遵循依法、科学、规范、高效的原则，制定本制度是外贸部档案管理的基本依据。
第三条外贸部档案管理的范围包括外贸部的文件、资料、合同、协议、报告、台账、图纸、电子文件等一切档案。
第二章档案管理的基本原则第四条外贸部档案管理遵循的基本原则是：依法管理、全面管理、科学管理、分类管理、合理利用、安全保管、定期整理、持续改进。
第五条外贸部档案管理应当遵循国家档案管理相关法律法规，尊重文件的保管期限，合理管理档案。
第六条外贸部档案管理依据文件的内容、性质、用途等特点，进行分类管理，实行制度化、标准化管理。
第七条外贸部档案管理根据实际需要，合理利用档案，提高档案的利用价值。
第八条外贸部档案管理要确保档案的安全保管，确保档案的完整性和完整性。
第九条外贸部档案管理要定期进行整理，清理不合规范的档案，保证档案的规范性和整洁性。
第十条外贸部档案管理要持续改进，不断提高档案管理工作的效率和水平。
第三章档案管理的基本职责第十一条外贸部档案管理的基本职责包括：统一管理、全面监督、规范管理、分类管理、安全保管、合理利用、定期整理、持续改进。
第四章档案管理的具体措施第十二条外贸部档案管理实行统一管理，由专门的档案管理部门负责档案管理工作。
第十三条外贸部档案管理实行全面监督，确保档案管理工作的规范和完整。
第十四条外贸部档案管理实行规范管理，对档案的存储、传递、使用等过程进行严格管理。
第十五条外贸部档案管理实行分类管理，根据档案的性质、用途等特点进行分类管理，确保档案的管理的科学性和有效性。
第十六条外贸部档案管理实行安全保管，确保档案的安全和完整，防止档案的丢失和损坏。
第十七条外贸部档案管理实行合理利用，提高档案的利用价值，促进档案的合理利用。
第十八条外贸部档案管理实行定期整理，清理不合规范的档案，保证档案的规范性和整洁性。
广交会后如何跟进客户
广交会后如何跟进客户?很多刚入外贸行业的新人，拿着展会上的客人的名片去追踪，每天发几十封邮件及传真，得到的回复去瘳瘳无几。
好多客人询过价寄过样品后就没消息了。
怎么对付这种现像？怎么跟进出效果来？是摆在展会后的头等问题。
下面是一些资深外贸经理的意见：客户管理跟进技巧一、好好筛选，切忌盲目跟进首先将交易会上客人谈判的细节做好详细的记录和回忆，先判断此客户的购买欲有多强，也就是说，要区分清楚他是“真的买家”还是“打听行情的买家”；有的客户其实他已经有长期稳定的供应商，他其实只是把你当报价的参照物罢了，要特别小心这类客户。
对这类客户，我个人的意见：不但不要报价，连资料都不要给。
因为在这样的客户身上花费太多的时间精力不值。
我不否认也有“精诚所至，金石为开”的客户，但以我做外贸的经验，骗“财”（价格）骗“色”（样品、资料）的客户太多，不值得追捧。
关于真假买家，可以通过交谈（面谈、电话、传真、EMAIL）来辨别（这种方法的条件是--你所提的问题客人要有所反应）：真还是假？行家还是生手？只要问他几个关键性的问题，比如：产品的规格、技术参数，希望接受的价位，打算订购的数量，做什么品牌，该品牌在当地是否有影响力，和中国的哪些企业有过生意往来，和中国做生意有多长时间（也就是说是否为“中国通”）等等，通过这些大致可以区分出客户的“真”与“假”，“实”与“虚”，“大”与“小”。
从外商提供的名片也可以判断客户的实力，如：公司所处该城市的地段，有几条电话线、传真线，有没有自己的网站，是零售商、批发商还是进口商？在当地是否代理过一些著名的品牌，等等。
客户管理跟进技巧二、需要就会下单看起来是很简单，其实很难。
你的产品或者是服务如何让客户觉得是非常必需的，那就是做销售的水平了！如何让你的客户觉得买你的产品和服务是他们最好的选择或者说是买你们的产品或者服务能够得到很大的回报，如果客户这样认为，那么他们肯定会在第一时间给你下单！1。
对于同类型的产品，贵公司的产品有何优势？2。
个人做外贸四种典型方法
个人做外贸四种典型方法经营外贸的门槛在逐步下降，比如现在注册一个有进出口权的贸易公司，只要注册资金不低于100万元人民币，生产企业不低于50万远人民币就可以了。
但个人外贸目前还不可以，也不能方便开立外币账户接收货款及L/C。
根据大家总结，目前个人外贸主要有如下几种方法予以应对：1）个人可以通过一家有进出口权的外贸公司做代理，与该代理公司签订代理合同或协议。
这个合同或协议可以是一单一签，也可以签一个长期的，这要看你的业务情况而定。
那么，这样国外的汇款（货物的结算款）必须通过代理公司来结算，这样才可以完成出口收汇核销和退税环节。
这里要注意的是要仔细核算各项费用（包括代理费、退税资金占压的利息等等）成本，以及退税是等实际退下来后再由代理公司反还，还是先由代理公司垫款？这要事先计算好，并在代理合同或协议里约定。
2）如果每笔订单的货物数量不多，体积也不大，重量也不重，可以采用邮寄的方式安排运送货物。
这样可以直接由个人收款和直接操作，但不能退税，当然也无须核销。
3）同样，体积也不大，重量也不重的货物，还可以采用托人或自己或客户在乘飞机往来时随身携带的方式安排运送货物。
但相对来说比较麻烦。
目前流行的第四招：4）注册一个香港公司，这样就可以在国内拥有一个方便操作外币离岸账户。
以香港公司名义出口，出货交给货运公司，叫买家将货款打到您的公司账户，你在国内就可以提外汇，还能接L/C了,香港公司的良好国际形象对你业务也有很好的帮助，可谓一举三得。
注册的成本也不是很高，目前不少中小型出口公司也普遍用这种方式。
成立香港离岸公司的条件：1）.确定公司注册名称：中文名必须以有限公司结尾，英文以LIMITED结尾。
可一次起多2~3个传真代办公司到香港政府查名，5分钟即可回复；2）.提供1位或1位以上股东/董事(可兼任)的身份证或护照复印件并在复印件旁由本人亲笔签名(证件须清晰可放大)；并注明哪位是董事长及董事；还须注明所有股东股份分配比例及其国内通讯地址及联络电话；（所有股东/董事必须是年满18岁以上自然人，没有国籍限制）3）. 注明公司注册资本是多少？(在香港无需验资，一般注册资本为港币$10,000.-元；如超过1万元政府需加收1‰印花税)个人通过外贸出口与外贸自己出口的区别1.与客人谈定报价方式。
关于怎样和客户建立良好的关系方法英文
关于怎样和客户建立良好的关系方法英文外贸英语在我们的生活中虽然不是很经常用到，但是多积累一些英语词汇总会好的，今天分享的是如何良好的建立客户关系，所以大家快点开来记忆一下吧Method One方法一1. Providing an Excellent Customer Experience1. 提供优质的客户体验Keep the focus on quality. The best way to earn loyal customers and business is to offer a higher quality product or service than your competitors. Other strategies are simply there to retain customers already impressed by your product quality. Refine your offerings constantly, making sure that they are as close to perfect as possible. Focusing on quality will lead to more recommendations, repeat sales and brand loyalty than any other strategy. Accordingly, make sure to work on this aspect of customer retention first.重视产品和服务质量。
赢得忠诚的顾客和订单的最佳方式就是提供比竞争对手更加优质的产品质量和服务。
其他的策略只是帮助维持已经被产品和服务吸引的现有客户。
要不断改善服务，确保它们总在向完美靠近。
专注于产品的质量会比其他策略为你带来更多的老客户推荐、回购以及品牌忠诚度。
所以，一定要在维护老客户方面进行努力。
外贸开发客户的方法[大全五篇]
![外贸开发客户的方法[大全五篇]](https://img.taocdn.com/s3/m/7176f0e16394dd88d0d233d4b14e852458fb39fe.png)
外贸开发客户的方法[大全五篇]第一篇：外贸开发客户的方法外贸开发客户的方法对于外贸业务员来说，业绩不仅证明了真正努力过，更加证明了他是一个多么有实力的人。
外贸业务员的实力包含人际关系、业务能力加上平时的付出，大家都想成为有实力的人，想要拿到高薪，那请问你做到了什么外贸业务员一天需要做的事情包括以下几点，只要持之以恒就一定能提升业绩：1.做人最怕眼高手低，每天要用1个小时的时间操作外贸搜索软件、外贸开发软件--环球快客软件，主动寻找。
2.用半小时看一些外贸论坛，阅读一些关于外贸的成功案例和典型案例，吸收精华，学习要如何跟进和开发的经验。
3.用2小时每天找一些交流，不仅要不断寻找新，还要处理好和老之间的关系，服务和态度很重要。
4.用2022看管理表，找找需要跟进的，做好售后服务。
5.用3小时来回复询盘、发邮件和继续跟进。
6.用1小时回顾当天的进程，做一个报告，整理自己的文件，为明天的做好准备。
7.利用剩余时间可以去见，当面谈效果更好。
以上是一个外贸业务员需要做的，当分布均匀，有条理性，起来也更加有效率。
对怎样开发外贸新，很多人都选择平台或者搜索软件，想比较而言，环球快客软件比较实惠只要888元，外贸业务员可以考虑一下。
不过选择其他品牌也无妨，只是的差异，并非功能有多齐全。
业务员就要脚踏实地，勤勤恳恳，这样才能把自己的业绩做上去，在这个竞争压力大的职场里才会有立足之地。
y1t2d 进口 第二篇：外贸业务员开发客户的方法外贸业务员开发客户的方法（一）第一类：搜索引擎方法1：Importers操作方法：在Google中输入产品名称+importers。
例如：MP3 player+importers小技巧：可以用importer替代importers，还可以在GOOGLE 在不同的国家搜。
例如。
www.方法26 商务部驻外机构方法27 进出口协会会者商会方法28各国行业协在搜索引擎中搜索行业名称+Association 第五类其他方法方法29 行业巨头渠道方法30:Alexa工具篇当你获知了很多行业网站、贸易网站或者其他类型网站的信息后，可以通过ALEXA 对这些网站的流量检测计算出的排名方法31:海关数据比较昂贵，是出口营销各种数据名录的首先资料。
外贸行业客户资料怎么整理
外贸行业客户资料怎么整理外贸行业客户资料怎么整理1. 引言外贸行业的客户资料对于企业的运营和发展非常重要。
良好的客户资料整理能够帮助企业更好地了解自身的市场定位，优化销售流程，提高客户满意度，并有助于制定合理的市场营销策略。
本文将介绍外贸行业客户资料的整理方法，帮助企业更有效地管理客户资料。
2. 分类客户资料在整理客户资料之前，首先需要对客户资料进行分类。
根据客户的属性和特点，可以将客户分为不同的类别。
常见的客户分类包括地域、行业、规模等。
将客户按照不同的分类进行整理，有利于后续的管理和分析。
3. 客户信息收集在整理客户资料之前，需要先进行客户信息的收集。
常见的客户信息包括公司名称、联系人、联系方式、地址、行业、规模等。
可以通过多种方式来收集客户信息，如通过市场调研、展会、合作伙伴介绍等。
4. 数据录入一旦获得了客户信息，就需要进行数据录入。
可以使用电子表格软件，如Excel等，建立一个客户信息数据库。
在录入数据时，需要注意信息的准确性和完整性。
通过合适的字段设置，可以方便地根据不同的属性对客户进行筛选和排序。
5. 客户分类与标签在整理客户资料时，可以根据不同的属性对客户进行分类，并为每个客户添加标签。
比如，可以根据客户的地域将其分为不同的地区组别，根据行业将其分为不同的行业组别。
同时，可以根据客户的活跃度、合作状态等添加标签，方便后续的管理和沟通。
6. 客户关系管理系统（CRM）为了更好地管理客户资料，可以引入客户关系管理系统（CRM）。
CRM系统可以集中管理客户信息，方便记录客户的交流历史、购买记录等，帮助企业更好地了解客户需求，提供个性化的服务。
同时，CRM系统也提供统计分析功能，方便进行市场研究和销售预测。
7. 定期更新和清理客户资料的更新和清理同样重要。
定期更新客户资料，及时记录客户的最新联系方式和变更情况，防止信息过时。
同时，需要定期进行客户清理，剔除长时间未响应或不活跃的客户，优化客户资源的利用效率。
外贸工作心得及体会(通用8篇)
外贸工作心得及体会(通用8篇)外贸工作心得及体会篇1以下是我的外贸跟单员实习心得，希望对广大做外贸的朋友能有所帮助!既然是跟单，就说明我们已经和客户有过一面之交，对客户的基本情况有所了解。
那么，所要继续做的就是尽量的去收集客户的资料，了解客户经营情况，为进一步跟单、订立好目标和方法。
了解客户是否真正的需要你的产品，是非常重要的。
有些客户可能只是问问价钱，或者并不是真的需要产品，对于这样的客户，在第二次跟单后就应做出判断。
完全可以把这些客户列入C类，也就是需要长期争取的客户。
这种客户的跟单周期可以长一些，一个月一次为好。
有的客户不直接拒绝，也不下定单，这类客户很可能是资金问题或者是还在和同类产品进行比较，这类客户可归为B类，也就是短期争去的客户。
对于这种客户不要跟的太紧，一周一个电话比较合适。
还有一种客户，就是已经答应了定单，却迟迟没有签合同，这类客户为A类客户，能及时拜访一定要面谈为好，不能面谈的，一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难。
及时帮客户解决。
做好跟单登记工作，最好写清楚日期和简单的情况。
做好跟单登记是避免把跟单变成骚扰的最好方式。
因为有了登记，也就把你的跟单变的有计划和有目标。
还有注意的是，一个公司不能有几个销售员同时跟一个客户，这样不但达不到跟单的目的，还会引起客户的反感。
跟单的心态要平和，不要太急功近利。
许多销售员不是从客户的利益出发，不关心客户的问题，一味的跟客户要定单，要不到定单时，就恶语伤人，胡搅蛮缠。
最终只能让客户讨厌，让客户感到不是在谈业务而是一种骚扰。
跟单一定要从长远出发，以交朋友的心态反而更容易拿到定单。
要想做好一名外贸跟单员，工作中的许多细节也需要非常注意。
做到万无一失，面对客户对自己产品的怀疑和疑问要十分清楚并肯定的即时给于答复，不要让客户觉得连自己的员工都对自己的产品不了解或不肯定的感觉。
你的自信也是客户对产品的一项评价标准。
外贸工作心得及体会篇2时光荏苒，转眼一年的时间飞逝过去了。
外贸部管理制度模版(三篇)
外贸部管理制度模版第一章总则第一条为加强外贸部的管理，规范外贸部工作流程，提高工作效率，制定本管理制度。
第二条外贸部是本公司负责开展国际贸易业务的部门，其主要职责是负责开拓海外市场，拓展客户资源，完成公司下达的销售任务。
第三条外贸部实行集体领导、个人负责的工作制度，坚持科学决策、民主决策、依法决策。
第四条外贸部遵守国家法律法规，遵循市场经济规律，依法经营、诚信经营，做到高效、规范、公正、透明。
第五条外贸部充分发挥团队合作优势，注重沟通协作，形成合力，共同完成部门工作目标。
第六条外贸部负责人负责全面领导外贸部工作，全力支持团队发展，推动外贸业务发展。
第七条外贸部各成员要树立正确的工作态度和职业道德，以高度负责的精神为公司创造价值。
第八条外贸部应定期向公司财务部门提供销售报表，定期开展工作总结和经验分享。
第二章外贸部组织架构第九条外贸部设有部长、副部长和各个专业的销售人员等职位。
第十条外贸部的职责分工如下：（一）部长负责领导外贸部的工作，制定工作计划、组织实施，推动外贸业务发展。
（二）副部长协助部长工作，并负责部门的人员管理、业务指导等工作。
（三）销售人员负责开拓海外市场，寻找潜在客户，进行业务洽谈，完成销售任务。
第三章工作流程第十一条外贸部开展工作的具体流程如下：（一）确定销售目标：外贸部根据公司的销售计划，确定每个销售人员的销售目标。
（二）资源调配：外贸部根据市场需求和公司产品特点，合理调配销售人员和资源。
（三）市场开拓：销售人员要根据市场需求和公司产品特点，积极开展市场调研，确定目标市场，制定市场开拓计划。
（四）客户洽谈：销售人员要主动联系潜在客户，进行产品介绍和洽谈，力求达成合作意向。
（五）订单确认：销售人员与客户协商确定订单细节，签订销售合同。
（六）生产跟进：销售人员要及时向生产部门反馈订单情况，协调生产进度，确保按时交货。
（七）售后服务：销售人员要及时跟进客户的售后需求，解决问题，保持良好的客户关系。
7种有效开发外贸客户方法
【使用说明】同上，可直接输入产品关键词查询。结果非常详细，您想要的信息包括地址、网址、电话、EMAIL，甚至其进出口目录都有。
还有一个网站，
波兰BMB Promotions（
http://www.export-import.pl
）公司所推行的“the Polish Export Promotion Programme”下的网站，提供波兰当地进出口公司的资料。
收费的有：
我国海关进出口详细数据：中国的海关出口数据中只能提供出口商及进口国信息，要得到进口商信息只有利用国外的海关数据库。
提供国外海关数据或提单的国内机构在一些发达城市也有。无锡这边就有一家上海的分公司专业提供北美为核心的提单形式的进口商资料。
?是否有UFI标志。国际展览联盟－UFI（/）是一个评估展览会主办者所提供设施的质量的组织。
2.怎么查找展览资讯
笔者给出四个使用起来比较方便的网址，供选择：
/ China fair guide 中国会展服务，搜索的方式获得信息；
该查询网站还提供一些链接到重要的国际贸易资源的服务，其中包括进口商协会图书馆、新西兰在海外的办事处、新西兰电子地图，等等。
此外，该公司还制作了新西兰最大的网上商业数据库，数据库信息都经过专人确认并及时更新。
网站评价：免费的新西兰进口商名录，是在新西兰开展生意必须访问的网站。
7种有效开发外贸客户方法.txt
7种开发业务的方法 (2006/08/26 17:16)（引用地址：未提供） 标签：
目录： 网站&网络使用技巧
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一、参加展览会
这是迄今为止最有效的出口营销方法，效果因参展人员的策划能力和经验的不同而异。
外贸客户接待流程是怎样的.pptx
果人家不主动握手，千万不要主动握手。
.介绍工厂，看样品。这些就是你们公司自己的东西，外人就很难教你了。
四、吃饭的时候谈什么
对于第一次来中国的人士，你就不要准备那些稀奇古怪的中国菜了。找一些普通点的，然后点一两个特别点的 作为介绍就可以了。但是你一定要点一两个比较地道的中国菜，否则你一会儿没有话题谈。当然如果客户坚持要吃 他们本地的菜，那么你就尽量找些符合他口味的，餐厅了。
---飞机上舒服吗？
一餐饮可以吗？
一飞机票需要确定回程吗?
对于一般的东南亚的客户来说，这个通常是不用的，因为飞机的航班比较多，而且比较密，而且去东南亚也非 常方便，所以这个问题可以忽略，但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户，这个问题非常重要，因为那边的航线 比较少，而且很爆，他们订机票的时候，基本上是没有确定回程日期的，所以你一定要第一时间帮他们去排期，特 别像阿联酋航空，卡塔尔航空这些，你要提前很长时间准备的，所以一定要聊这个话题。所有做外贸的新人，一定 要把一些比较常见的航空公司的电话写下来。国际航空一般要把上海的分公司，广州的分公司和香港的分公司分别 写下来，有时候一个分公司解决不了，另外一个分公司可能可以帮你解决。所以机票的常识你一定要懂，否则如果 到时候你们所有的问题都谈好了，他的回程确定不了，你就更加不知道给如何打发客户，因为有时候还涉及如果酒 店费用是你们提供，这个成本就变高了，所以一定要注意这个问题。在谈这个机票问题的时候，一定要主要你的语 气，要让客户知道你是为他着想而不是要尽快把它赶走，这个要很注意。
.仓库： -根据业务员提前一天的通知,准备和测试感兴趣的样品。 .展厅管理： -根据业务员提前一天的通知,整理展厅,确保所有产品充电。 .业务员/跟单： -负责与各部门沟通协调。 -提前一天准备好报价单和产品目录,熟悉产品价格。 -主动与客人和司机沟通,了解客人行程。 三、接待细节（按时间顺序） .电梯接待： -向客人简要介绍公司即将进行的欢迎仪式。 ■与客人进行轻松自然的交谈。 .欢迎仪式: -全体员工在公司门口列队欢迎,热烈鼓掌。
福步外贸经验
主题: 1年半外贸业务经验分享（附网上免费资源开发客户成功经验）文章比较长，请大家耐心读完!!老板对我说，月底就要走了，你走之前这段时间可要为工作多做点事情啊。
答曰，我现在正在整理那些客户资料，到时候会发给你的。
他说不是这个意思，他说希望我多教教新来的业务员，多跟他们说说这一年多来的业务经验和心得。
于是就有了下面的这篇外贸工作心得。
这可是我一年多来的全部心血，在书本里面绝对学不到的，其他前辈也不一定会倾囊相授，我在这里就做一回大好人，将我所知道的全部告诉大家，对有兴趣或者正在做外贸业务的朋友肯定会有所帮助，大家不妨一看。
先来介绍一下我自己，我毕业于湖北武汉一个三流的本科学校,英语只过了4级,6级考了两次,差1.5分没过就懒得考了.大三大四开始准备考研,后来出了魔兽世界就天天跑去玩游戏,研也不考了.毕业后直接跑到浙江来做外贸至今.我是在浙江永康做五金工具的外贸业务。
公司不大，是一家家族式企业。
小老板管理公司上下大小事宜。
他自己是个海龟，精通英语和业务。
小老板的姐夫和姐姐也是公司的老业务，手上拥有很多老客户，每次展会必然参加；厂长是老板的一个亲戚，除了负责工厂生产方面，国内的外贸公司的订单也由他来处理。
我作为一个外人业务员，要在夹缝里生存，可谓困难重重，因此也一度有放弃的念头。
还好这一年多来有福步一直陪伴着我，后来我从零开始到现在做了30万美金的业绩。
业绩虽然不算优秀，但是我自己手上一大半的客户都是我在网上自己开发出来的，因此我觉得我写的东西也会让很多人充满信心吧，也算是对福步的感谢。
1．要充分利用网上的免费资源。
除非是公司实力很强，参加几乎所有的国外行业展会的公司，一般的中小型企业或者公司的业务员都应该好好利用网上的信息，如果公司没有付费的网络平台，那更需要在网上多下功夫了。
虽然有时候感觉像漫天撒网，但是我做了一年多外贸业务，大部分的客户都是直接或者间接从网上找来的，所以大家要对网上的资源要有信心。
外贸部档案管理制度范文
外贸部档案管理制度范文第一章总则第一条为规范外贸部的档案管理工作，提高档案管理工作的效率和质量，保障档案信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条本制度适用于外贸部的档案管理工作。
第三条外贸部的档案管理工作应遵循"依法管理、科学管理、规范管理、综合管理"的原则。
第二章档案管理的基本要求第四条外贸部应当建立健全档案管理的组织机构和职责分工制度，明确档案管理工作的负责人和相关人员的职责。
第五条外贸部应当建立健全档案管理的规章制度，明确档案管理工作的流程和程序。
第六条外贸部应当建立健全档案管理的信息化系统，提高档案管理工作的效率和质量。
第七条外贸部应当制定档案管理的工作计划和年度计划，指导和监督档案管理工作的开展。
第八条外贸部应当建立档案管理的绩效评价体系，对档案管理工作进行定期评估和考核。
第三章档案的收集和整理第九条外贸部应当按照国家法律法规和档案管理的规定，收集和整理相关的档案资料。
第十条外贸部应当建立档案的分类和归档制度，便于档案资料的管理和查找。
第十一条外贸部应当对档案资料进行汇编和整理，保证档案资料的完整性和可追溯性。
第十二条外贸部应当对档案资料进行数字化处理，提高档案资料的存取效率和安全性。
第四章档案的保管和利用第十三条外贸部应当建立档案的保管和利用制度，保障档案资料的安全和完整。
第十四条外贸部应当对档案资料进行定期的检查和修整，保证档案资料的完整性和可读性。
第十五条外贸部应当依法保护档案资料的知识产权和商业机密，防止档案资料的泄露和损坏。
第十六条外贸部应当建立档案利用的审批和管理制度，规范档案资料的查阅和利用。
第五章档案的移交和处置第十七条外贸部应当建立档案的移交和处置制度，对已经归档的档案资料进行移交和处置。
第十八条外贸部应当对过期的档案资料进行鉴定和处置，防止过期档案资料的滞留和混杂。
第十九条外贸部应当建立档案的销毁和报废制度，对无用的或损坏的档案资料进行报废和销毁。
外贸销售工作指南
外贸销售工作指南外贸销售的基本流程包含：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。
一、询盘签单阶段1.客户询盘：收到新的询盘，对客户进行背景调查，及时与客户建立沟通，解决客户的问题和需求，对客户了解越多，成交的可能性就越有把握。
2.报价：根据与客户沟通的内容，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。
3.完成签单：双方沟通确认后，外贸业务员会收到客户正式的采购订单文件Purchase Order。
4.确认交货期：订单确认后，业务员要及时告知工厂订单详情，并要求工厂安排生产计划，将生产计划和交货期同频给客户，保证双方信息同步。
5.完成业务审批：业务员收到订单后，首先做出业务审核表。
按“出口合同审核表”的项目如实填写。
合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。
业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。
合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：业务员在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；如果是放账客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
二、通关运输阶段1.验货：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间。
2.准备文件：工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件。
3.商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明产品的出口口岸和商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。
做外贸如何开发客户及帮客户开发出好的工厂
第一节：如何开发客户及帮客户开发出好的工厂？-如何写一封漂亮的自我推荐书-公司简介，如何做一份漂亮的公司简介？-如何帮客户筛选出适合的供应商一，在寻找客户的最初阶段，一般是不会立刻能见到客户本人的，那么，我们如何才能获得客户的青睐呢？怎样才能写出一封漂亮的自我推荐书呢？第一点，见字如人，在与客户联系的第一封邮件的撰写就显得非常的重要。
那么第一封邮件要如何写呢？首先问好是非常重要的，外国人是非常讲究礼仪的，所以写邮件需要非常注重礼貌。
第二点，客户的时间很宝贵，每天会收到几十甚至上百封邮件，非常的忙，而且一般国外的客户都不会加班的，所以工作效率要很高，邮件的内容必须是精而简，能让客户在几秒钟就能把你了解清楚。
并且会有给你回复邮件的意愿。
而且第一封的邮件不要有附件和图片，第一次的开发信很容易被国外的服务器拦截，客户并不能收到你的邮件，最好的方法就是等客户回复了之后，你再回复邮件的时候再把附件和图片放进去。
当你搭上了与客户的第一班车之后，第二步就非常重要了，第二步你就可以向客户推荐自己，如果你是有工厂的，那么公司简介就非常的重要。
高大上的简介必须有以下：1.必须要有公司的主要信息，比如，公司的年龄，有多少人，其中包括管理岗位多少人，技术人员多少人，工人多少人。
这些都是很重要的，这些资料在有经验的客户眼里，一眼就能看到你的公司资源配置是否正常，对他的订单影响有多大。
2.把你公司主要的客户写上去，年产量多少也要写上去，还有这些客户的生产周期也写上去。
让客户一眼就能看到你的公司能否做得到他们的订单。
3.粘贴你公司的一些图片上去，记住图片很重要，一定要有你公司的大门图片，整体图片，每个部门的图片，以及工人在工作时候的图片，还有就是一定要将你与合作客户的图片也放上去。
这样可以让客户未见面之前就已经对你的公司有了50%以上的了解了。
剩下的50%就要靠后期的努力了。
如果你的公司是外贸公司，那么你所帮客户选择的工厂就非常的重要了，因为客户他不知道工厂的情况，完全是靠着对你的信任来开展合作。
外贸规章制度5篇(外贸规章制度内容)
外贸规章制度5篇(外贸规章制度内容)下面是我整理的外贸规章制度5篇(外贸规章制度内容)，欢迎参阅。
外贸规章制度1一、工作时间管理：1、正常上班与下班时间要按公司行政规定执行：am：____：_________am：____：____；pm：____：__________pm：____：____。
2、鉴于外贸部门具有特殊的工作时间原因，涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上不能超过10点。
无理由，或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者，交行政部以旷工处理。
二、部门行政管理制度：1、不得无故迟到，或早退。
2、不得上班时间内大声喧闹，闲聊影响别人的工作。
3、不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，如发现聊天现象者，重罚。
4、不得在公司规定的办公区抽烟，发现者交行政部处理。
5、不得上非法网站。
如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。
6、不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。
7、穿着要规范，不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班。
8、按公司行政要求正常进行打卡，写出门单等，无记录者一律按旷工或早退处理。
风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。
由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。
企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。
9、按公司规定不得泄漏公司商业机密，如有发现交行政办处理。
10、要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。
外贸业务员面试问题及答案
外贸业务员面试问题及答案外贸业务员面试问题及答案1. 请介绍一下你的外贸工作经验及相关技能。
答案：我有五年的外贸工作经验。
我曾在一家外贸公司担任业务员，负责开发海外客户并完成订单。
我熟悉国际贸易流程和文件，了解各种贸易术语和付款方式。
我具有谈判和沟通的技巧，并能够处理客户的问题和需求。
2. 你在外贸行业中遇到的最大挑战是什么？你是如何应对的？答案：在我的职业生涯中，我遇到的最大挑战是市场竞争的激烈。
为了应对这个挑战，我努力提高自己的产品知识和销售技巧，不断学习和了解客户需求。
我在市场中积极寻找新的机会，拓展业务，与客户建立长期合作关系。
我也定期分析市场变化，调整销售策略，以保持竞争优势。
3. 你曾经成功完成的一个项目是什么？请提供具体细节。
答案：我曾经成功完成一个订单，销售额超过100万美元。
这个项目是我与一个澳大利亚客户合作的，我们的产品是高质量的化工原料。
为了赢得这个订单，我首先了解了客户的需求，然后与工厂协调生产和质量控制。
我与客户保持密切的沟通，及时回答他们的问题并解决问题。
最终，我们成功交付了产品，并得到客户的高度赞扬和再次合作的机会。
4. 你如何处理与客户之间的问题和投诉？答案：我非常重视客户的反馈和满意度。
当客户有问题或投诉时，我首先会积极地聆听并理解他们的问题。
然后，我会及时回复他们并提供解决方案。
如果问题是由于我方失误导致的，我会向客户道歉并努力解决问题，确保客户满意。
我也会把客户的反馈分享给团队，以便改进我们的产品和服务。
5. 在国际贸易中，你是如何确保付款的安全性？答案：我会在合同中明确约定付款方式和条款，确保双方的权益。
对于风险较高的客户，我会要求提前付款或使用信用证等安全的支付方式。
在与客户沟通时，我会提醒他们合理的付款时间，并保持密切的跟进和催款工作。
如果有必要，我会使用第三方的支付保障机制，如国际贸易保理，以确保付款的安全性。
6. 你如何管理和跟进订单的生产和交付？答案：我会与工厂和客户保持密切的沟通，确保订单的生产和交付进度。
外贸商务沟通技巧
怎么与国外客户更好的沟通一句话：细节决定成败。
以下心得供你参考，祝你成功！1.要不放过一丝一毫的机会。
只有有可能，就要把遇到的每一个询价信变成订单。
2.找到潜在的客户后，回信要及时、明确。
体会如下：a. 你回信的内容要比客户信的内容多。
我现在的客户每次写信洋洋洒洒很多段，用着优美的背景，害得我都不好意思不好好回。
b.回信要清楚。
客户给我的信每次都是把问题按1. 2. 3.等一条一条写出来。
我回复的时候也是列明1. 2. 3.条的，清楚明白。
有问题也是一个问题一条地问。
c. 重要信件要打阅读收条。
联系一段时间后，内容会逐步深入，重要性也会上升，这时候，记得要对方打阅读收条，已确定对方确实收到了。
我有一次回复客人的一封很重要的邮件，过了一个多星期了，对方发邮件问怎么还没有回复啊？我才知道没有他没有收到。
刚开始的时候感觉最好不要打阅读收条，客户麻烦嘛。
一切为客户着想，呵呵3.做外贸一定要有耐心。
有一次等客户等了有十几天了，忍不住就写了一封问候信，实际是催问信。
第二天客户回复了说在做调查，然后提供了很多他的资料。
后来就一直没有催过了，有的时候十多天才收到回信，有的时候是一个多星期。
要给客户自由的空间去选择，只要产品有竞争力，客户肯定会有的。
4.做外贸要有一个底线。
说到底线就多了，不光是价格上。
对内对外都要有个底线。
5.感情投入。
很多研究表明，保有一个老客户的成本要比开发一个新客户的成本低很多倍。
所以我们开发新客户的时候一定要从长远打算。
只是总感觉一个小男人和一个老男人培养感情怪怪的，不知从何下手。
自己认为，要让客户明白自己的生意理念，让他明白和你做生意会很愉快；向客户表明自己的诚意，让他明白和你做生意随时随地都有一个强大的靠山支持他的销售计划；向客户表明自己的服务，给客户提供自己能想到的便利；向客户表明自己的专业，给客户提供远超过他要求的信息。
等等。
6.要学会揣摩别人的意思。
很多人都说做外贸就像是演戏。
外贸经理如何管理团队
外贸经理如何管理团队外贸经理如何管理团队团队就是由两个或者两个以上的，相互作用，相互依赖的个体，为了特定目标而按照一定规则结合在一起的组织。
以下是小编收集的外贸经理管理团队的方式，欢迎查看！外贸经理如何管理团队1打造高效外贸团队，先定目标无法制定合理有效的目标，目标执行起来难度大是很多外贸团队的痛点。
1、定目标员工自主设定目标。
主管对员工目标进行过程管理(设定目标时可见、可编辑、可完成、可删除等)。
所有目标要回答客户是谁?解决什么问题?带来什么价值?2、通目标建议的做法：通目标会议-晒KPI，公开目标，通促协同：主管将自己的目标晒给团队成员，员工将自己的目标晒给同伴、客户和合作伙伴。
3、早计划，晚复盘对于外贸业务员来说，每天的工作量是非常大的，那么如何高效开发客户，提高工作效率?最有效的办法就是坚持做到早计划，晚复盘。
早计划就是客户画像，筛选出当天拜访的客户，晚复盘就是晚上总结跟进。
做好这些基础工作，才能事半功倍。
能力强大的外贸团队，重培养1、个人成长个人成长团队才会成长，团队成长才能给公司注入永久的动力。
根据工作机制的不同制定对应的成长序列：p序列代表技术岗，M 序列代表管理岗。
每个系列都有相应的能力培养。
以此来保证人才的纵向发展。
2、绩效考核为提高工作效率，提高个人和公司的管理水平。
良好的绩效体系不仅能提高工作效率，更是对个人能力的一个测评和推动。
制定绩效考核后上级与员工的沟通，面谈，也是必不可少。
从计划到监控到评价再到反馈，每一个环节都必不可少。
3、激励用人不疑，疑人不用，激励为先。
在实际操作中，报目标，下战书是提高团队士气最有效的方法，只有对手才能才能激发最大的潜能。
同时奖项的激励在适当的时候也是很有必要的，对个人能力的肯定是对业务员最大的尊重。
带领团队，需牢记1、没有执行力，就没有竞争力。
2、执行力不讲如果，只讲结果。
3、没做好就是没做好，没有任何借口。
随便找借口，成功没入口。
4、不是没办法，而是没有用心想办法。
外贸业务员的工作职责
外贸业务员的工作职责外贸业务员的工作职责1.维护公司利益，对客户负责，以较强的责任心和较高的乐观性科学、合理地去完本钱职工作，接受经理工作调配。
2.依据客户的指示书和样品报出合理的价格，注意考虑问题的全面性，包含出运方式、汇率的更改、原样的尺码，定单数量较少情况下要考虑面料的小缸费、印花面料的制网费，辅料的染色费、开模费等。
3.面、辅料确实认，注意品质样、颜色样的及时供应，为大货生产赢得更多的时间，供应的同时注意留底，以便备查。
4.确认样的布置，供应给工厂已翻译的清楚的认真打样资料：包含面料要求，辅料规格、使用部位，水洗要求等等；同时附上打样说明：写明要求的尺码、颜色、数量、交样品的时间，是否要印花、绣花、水洗等等；准备打样的面、辅料，注意数量要够布置修正样，以节省打修正样再次准备的时间。
特别强调样品的时间最少要在给客户前一天到公司，确认无误后方可寄给客户。
若发现问题来不及更改的情况下需经客户同意方可寄出。
5.面、辅料经确认后，及时与面、辅料商签定好合同，写明验货要求、测试要求、数量短溢要求、送货时间、送货地方、结款时间等等，面料要求写明规格、纱支密度、门幅、克重、涂层或防水等特殊加工等，另需附上数量明细表，要求面、辅料商发货前先寄大货样到公司确认，核对后做好面、辅料色卡一式三份，业务员、跟单员、加工厂各一份，注意色卡明细要求写清规格、使用部位、单耗数量等。
6.与服装厂签定加工合同，注意写清加工费所含项目、验货标准、交货时间、交货地方、结算方法等，另需附上生产计划。
7.产前样的布置，依据客户确实认看法及时更改好指示书，盖上大货生产专用章，传真或寄到工厂，注意产前样的全部要求均同大货一样，寄样前注意核对客户确实认看法。
8.大货生产前，需核对好整套资料再给工厂及跟单组，资料包含面辅料色卡、完整的生产指示书、确认看法、正确的样品，需要的情况下要与跟单员当面交接。
9.生产计划的布置，包含大货和样品的计划，及时做好生产计划表，在电脑上共享，以便跟单组合理布置工作，注意时间的准确性，及时催赶面、辅料的进度并通知工厂。
外贸部管理制度范文（三篇）
外贸部管理制度范文第一章总则第一条为规范外贸部的工作管理，明确各项职责和权限，提高工作效率和质量，制定本管理制度。
第二条外贸部是企业的对外贸易部门，负责开展与国外客户的商务往来和合作。
第三条外贸部的主要职责包括但不限于：1. 开发、维护和拓展国外市场；2. 负责与国外客户的洽谈、合作、签订合同，并跟踪合同执行的进展情况；3. 完成公司下达的销售目标和任务，并及时向公司汇报销售情况；4. 协助公司各部门与国外客户的沟通和协商；5. 收集和分析国际市场信息，提供市场化战略建议。
第四条外贸部遵循公司的战略规划和发展方针，履行相应的职责和义务。
第五条外贸部的工作原则包括但不限于：1. 维护公司利益，注重客户满意度；2. 遵守国家法律法规和相关政策；3. 公开、公平、公正处理与国外客户的商务往来；4. 保密客户信息和公司内部资料。
第二章组织结构第六条外贸部由部长统一领导，设副部长若干，设各类职能部门。
第七条外贸部部长负责全面领导和管理外贸部的工作，制定工作计划和目标，并负责对外界的沟通和协调。
第八条外贸部副部长协助部长工作，分管具体事务，并在部长离职期间代理部长职责。
第九条各职能部门根据工作需要设立，负责具体的业务领域，例如市场开拓部、合同管理部、采购部等。
第三章工作流程第十条外贸部工作流程包括但不限于以下几个环节：1. 市场调研和需求分析；2. 客户开发和洽谈；3. 合同谈判和签订；4. 合同履行和售后服务。
第十一条外贸部工作流程应当合理安排，确保各个环节之间的衔接和协调。
第十二条外贸部应当建立健全的信息管理系统，确保工作的高效进行和信息的及时共享。
第四章绩效考核第十三条外贸部的绩效考核应当定期进行，主要考核内容包括但不限于以下几个方面：1. 销售业绩和销售目标的完成情况；2. 客户满意度和客户关系的维护情况；3. 工作效率和工作质量。
第十四条绩效考核结果将作为外贸部员工的晋升、奖惩以及薪酬调整的重要依据。
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如何管理好你的外贸资料和客户
今天我们主要谈几个方面。
1.为什么要管理?2.如何管理?3.运用哪些外贸管理软件?然后分享一些自己的经验和做法。
供同行参考。
先谈谈为什么要管理外贸资料和客户?
我总结了一下，不整理你的外贸资料，主要会产生以下几个问题：
1、造成管理客户的不善，联系客户时间不及时，经常收到询单忘记跟进，或者是很多客户杂乱无章，不能合理的安排好跟进的时间，碰到问题来信客户不回复只能到论坛来寻求别人帮助，其实别人根本不了解你跟进的过程，根本无法给出好的建议。
2、管理不好直接就造成了没有材料，没有信息来对客户进行需求分析，如果你还没有做这项工作，只是每天回复客户，跟进客户成交单子。
别人问你客户优点，缺点，你产品的特点，采购规律，你一概不知道，建议你完善这个工作。
优秀的业务员总是能够合理管理、分析客户信息，为潜在客户做出跟进方案，这才是优秀业务员的素质。
3、工作流程的梳理记录
一个优秀的外贸业务员应该将你的工作经验记录下来，清晰的了解自己的工作进程，为什么会说雷暴scrm能够提高外贸业务人员工作效率，工作进程的记录能够让我们清楚进度，避免已经做过的工作重复。
如何管理呢?
作为新人，在你不断的进行工作的同时，你应该完善以下几点。
A、你们公司外贸工作的流程，各个公司不一样，你需要了解整个过程，然后写个流程，在写和制作的过程中也会加深你对工作各个环节的了解。
B、使用智能外贸管理软件，雷暴SCRM对会对优秀的业务人员的工作流程进行记录，在我们做业务的过程中，像其学习，标准化的销售流程，是您收获订单的科学保障。
下面是我工作的一些经验和做法，给大家参考。
1、在资料方面，雷暴scrm会对每个客户信息进行管理，并且在录入客户的过程中，会对客户进行等级划分，如A、B、C、潜在客户等，，重点讲讲潜在客户--里面还会存在地域的划分。
国外客户和国内客户下面又分各个国家，下面再细分各个公司，简单的说，就是把每个客户公司按照国家分为栏目里面，这样您就会清楚的知道客户的详细信息，以此为依据做出最佳的营销方案。
2、应该经常去查看、更新这些信息，利用外贸管理软件中的客户管理模块，将客户信息，联系方法，需求的产品填写在里面。
时间越长，同时还可以利用大数据功能分析客户，进而更加有效的跟进客户。
3、你还可以记录这个客户做单过程，把在这个客户做单证过程中需要做的和容易发生的错误列下来，如果你认真这么做了，我想什么每次都犯的很多错误都可以避免，信用证更应该如此。
4、在客户方面，你需要设置好你的邮箱，客户管理，做好客户跟进表格，将你的客户分为成交，未成交客户进行跟进。
每周看看你跟进了多少客户，你计划跟进多少。
做了多少，收获多少，一目了然。
5、工作资料备份。
最重要的的客户跟进建议传到网盘或者邮箱，以免不测。
总之，管理好所有的资料，会使得你的工作更有效率，会让你投入更多的精力跟进客户，分析客户，维护客户，做成更多的单子。
只有看到别人的经验完善自己的方法，看到不懂的或者对你有帮助，自己钻研，才能有所收获，有所提高。