毕业生档案整理流程(院系版)

毕业生档案整理流程（院系版）

一、档案整理前的准备工作

1.准备好毕业生的各种归档材料

□本科插班生报名登记材料

□定向培养学生合同书

□行政处分文件

□高等学校学生体质健康卡

□华南师范大学大学生登记表

□贷学金合同书

□党员档案

□团员档案

□大学生评优登记表

□大学体格检查表

□主要获奖证书复印件

□大学学习成绩单

□高等学校毕业生登记表

□社会实践调查登记表

□教育实习实习生鉴定表

□高校毕业生报到证存根

□授予学士学位通知书

□其他材料

2.让学生填写档案交寄地址登记表（核对档案交寄地址，记得提醒老师学生不能写具体门

牌地址）

3.填写档案交寄存根及转移通知单(填写方法参看附件第1点)

4.填写档案袋封面（档案编号、院系、专业、年级、姓名）(填写方法参看附件第2点)

二、档案整理过程中的工作

1.所有材料装入学生档案袋

2.分类整理

□暂缓就业类（暂缓就业毕业生的档案需将条形码贴在档案交寄袋的左下角）

□广州生源及在广州就业类

□在华师读研类

□广州市外校读研类

□留在华师就业类

□欠学费、未交换款协议类

□其余

3.档案袋上没有档案目录的，贴上档案目录（注意里面是否有缺大学生登记表）

三、档案整理后的工作（这项工作由就业办完成）

1.将暂缓就业毕业生档案及其暂缓就业协议书送至省就业指导中心

2.将广州生源及到广州工作的毕业生档案送到广州市高校毕业生就业指导中心

3.将需要交寄的毕业生档案送到机要局进行交寄

4.将直接升研到华南师范大学的毕业生档案直接送到校研究生处

5.将就业单位是华南师范大学的毕业生档案直接送到校人事处

6.将欠费同学的档案暂留在学校

7.交换类的

四、注意事项

1.《档案转移通知单》暂时不用入档，交至就业办由就业办在后期整理时统一入档。

2.部分已提前寄档的（如考取研究生的），要将其大学期间的材料放入新的档案袋并进行

整理。

3.严格遵守档案保密原则。

4.整理前与整理后档案数目要正确。

5.确保档案材料要“对号入座”，不要“张冠李戴”。

附：

1.《档案转移存根档案转移通知单》的填写方法

在《档案转移存根档案转移通知单》上填写学生档案编号、姓名，参看图一，红色字体为各院系需要填写的内容

图一《档案转移存根档案转移通知单》的填写

2.档案交寄袋封面的填写及暂缓就业毕业生档案的粘贴方法

在档案交寄袋封面填写学生档案编号、院系、专业、姓名、年级

暂缓就业条形码贴在档案交寄袋左下角（红色区域为条形码的粘贴模式）