外贸部管理制度

外贸部管理制度

第一章.外贸部职能

部门名称:

外贸部

直接上级:

总经理

部门本职:

组织, 完成公司的年度销售任务.

一.主要职能:

1.制定年度销售计划, 进行目标分解, 并执行实施;

2.管理,督导外贸部正常工作运转, 正常业务运作;

3.建立各级顾客资料档案, 保持与顾客之间的双向沟通;

4.合理进行外贸部的预算控制;

5.制定业务人员的行动计划, 并予以检查控制;

6.配合企划部作好木屋的推广, 促销;

7.收集市场信息;

8.做好合同尾款的回收;

9.做好销售服务工作, 促进,维护与客户的关系;

10.组织,完成各类产品的销售.

二.外贸部职能说明书

A. 外贸部经理

直接责任:

1.分析市场供应, 需求, 成交量等竞争状况. 正确作出市场销售预测报批;

2.拟定年销售计划, 分析目标, 报批并督导实施;

3.根据发展规划合理进行人员预备, 配备;

4.汇总市场信息, 提报调整, 修改建议;

5.关注所辖人员心态变化, 及时沟通处理;

6.编审销售预算, 并对预算做过程控制, 降低销售成本费用;

7.组织建立完成的客户档案, 确保业务人员离职后客户不丢失;

8.指导, 巡视, 监督, 检查下属;

9.定期向上级述职汇报;

10.向直属下级授权, 布置工作;

11.制定部门工作程序, 和规章制度, 报批通过后实行;

12.制定业务员的的职务说明, 并界定其工作范围;

13.负责业务员的工作程序的培训, 执行和检查;

14.参加公司例会和有关销售业务会议;

领导责任:

1.对外贸部工作目标的完成负责;

2.对外贸部设置,人员合理性负责;

3.对公司商誉负责;

4.对销售指标的制定和分解合理性负责;

5.对外贸部给企业造成的影响负责;

6.对所属业务员的纪律行为, 工作秩序, 精神面貌负责;

7.对外贸部预算开支的合理性分配负责;

8.对外贸部工作流程的合理设计, 正确执行负责;

9.对外贸部负责监督的制度执行情况负责;

10.对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责;

主要权利:

1.有外贸部的代表权;

2.有对部门所属员工及各项工作的管理权;

3.有向总经理报告权;

4.对销售的现场指挥权;

5.对所属业务员工作的监督检查权;

6.对所属业务员工作争议的裁判权;

7.对所遇业务员的管理,业务,业绩的考核权;

8.对销售预算内经费的支配权;

9.一定范围内的价格优惠权;

10.一定范围内的突发事项的处理权;

B. 业务人员:

直接上级:外贸经理

工作职责:

1.严格执行销售程序, 规范销售;

2.严格执行行为规范, 热情服务;

3.对个人洽谈的客户, 负责售后跟踪及售后反馈及时汇报;

4.对个人发生的订单, 负责催收尾款;

5.接受客户异议和意见, 及时上报, 并协助经理处理;

6.做好销售统计工作, 填报各项流程表格;

7.听从经理的指挥, 执行经理发布的其他命令;

8.完成公司下达的销售任务;

第二章日常行为规范

1.在工作时间切在办公室内,长时间接打私人电话,或者接待私人探访超过30分钟;

2.在办公室大声喧哗, 在非吸烟区抽烟;

3.办公桌脏,乱,差或破坏清洁卫生,乱扔垃圾;

4.工作时间睡觉;

5.将个人情绪带入工作, 对客户或同事无礼;

6.在工作中看与工作无关的书报杂志或网站;

7.事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟;

8.在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐168等信息号码;

第三章外贸部保密制度

一. 对公司的保密事项保密;

二. 对产品的以下资料保密;

1. 原材料成本;

2. 总成本;

3. 平均价;

4. 已成交的低于折扣价;

5. 已成交的客户(客户声明不保密的除外)

三. 对部门内情况的保密;

1. 部门保密级管理文件;

2. 销售率;

3. 业务相关的表格;

4. 内部教材;

5. 注明保密的一切受控文件;

6. 内部分配情况;