办公室工作“八字要诀”(采用)

办公室工作“八字要诀”

高家义

我是一名从事基层项目办公室工作多年的老同志，对办公室工作有着一种难解之缘。多年的办公室工作实践使我深深感受到：“管理、协调、沟通、服务”的“八字要诀”，基层项目办公室工作日常事务，零乱繁杂。诸如吃、喝、拉、杂、睡，事事都要安排好，件件都要抓落实。真正做到深思熟虑，业务精，技能强，管理协调好，沟通服务好，为领导出谋划策，为大家热情服务，出色完成本职工作，确实不易。否则，工作无计划，事事无章法，，业务技能差，办事效率低，将碌碌无为，一事无成，工作处处被动受阻，给项目部工作造成被动尴尬的局面。

一、管理

管理是指管理者为有效地达到组织目标，对组织资源和组织活动有意识、有组织，不断进行的协调活动。管理的目的在于有效地达到组织目标，提高组织活动的成效。管理使各个部门、员工的行动协调起来，以最低的成本、最快的速度，获得最大的利益。项目办公室管理工作应包括以下几项工作：

（一）文档管理。

1、负责项目部文件、材料，诸如总结、经验、报告、通知、通报、请示、管理办法和宣传报道等有关材料的起草工作。

2、负责文件的收发登记、传阅处理与管理工作，对项目部印发的文件进行核稿、编号、打印、发放和登记，负责定期发布有效和受控文件清单。

3、负责各类档案的收集、整理、归档和提供利用工作。

（二）印章管理

1、项目部印章应由办公室专人负责管理。项目部财务专用章由财务部专人负责管理。印章要专柜进行存放，不准私自携带印章外出办事。因工作需要外出用印的，要经项目主管领导批准，由印章管理人员前往办理事宜，其他任何人员不得携带印章外出办事。以项目部名义办理的合同文本、协议等的用印，必须经项目主管领导的批准，方可用印。

2、用印一定要严格审批手续，严禁在空白介绍信、空白纸张、表格、证照和其他空白载体上加盖印章。

3、印章管理人员必须遵守和执行《印章管理规定》，杜绝违章用印和越权签批用印，给项目部造成经济损失和不良影响的，要严肃追究印章管理人员的责任。触犯法律的，依法移送司法机关进行处理。

4、印章管理人员，在保管、使用印章过程中，要建立《印章使用登记簿》做到记录在案，有据可查。项目部的各种印章应在项目决算完成后30日内上缴上级印章管理部门。

（三）车辆管理

1、实行派车单制度。司机凭派车单出车，办公室全面负责车辆的管理和调度，其他个人不得随意调用，用车单位及个人必须在次日用车之前，向办公室提出次日用车计划，填写好派车单，由办公室统筹安排。原则上优先保证工程用车，先急后缓，条件允许的情况下，保留一台备用车，以备急用。

2、服从管理，令行禁止。司机要服从办公室的统一管理及调度，司

机要随派随出，必须按规定的任务、线路出车，严禁无派车单，私自出车。或私自将车辆交于他人驾驶，违者视情节轻重，给予相应处罚。

3、文明行车，确保安全。在执行出车任务中，做到文明行车、礼让三先，宁停一分，不抢一秒，严禁开快车、“英雄车”、“赌气车”；严禁酒后开车、非驾驶员开车。及时交纳各项规费，做到手续完备，不带故障出车，如因司机不按时交纳各项规费所造成的罚款，由司机个人负责。严禁搭载外部人员，发生责任事故后果自负。

4、实行定点维修保养制度。车辆的维修保养，由司机本人向办公

室提出书面报告，经设备管理人员鉴定，情况属实，确需维修保养的，报主管领导审批后，方可送指定的修理厂维修，维修费用由财务部统一结算。杜绝各行其事，否则，不予报销维修费用。

（四）考勤管理

项目部由办公室负责统一考勤，月底汇总公布，报财务作为发放工资的依据。项目部全体员工出差、探亲、休假等都必须到办公室填写《请假条》，按规定程序请假，经项目部主管领导审批后方可出行。不按规定程序请假，未填写《请假条》者，办公室不予考勤。出差、休假期满回单位后，要及时到办公室销假，以便按时考勤。

二、协调

协调就是协商、调和之意，协调的本质，在于解决各方面的矛盾，使整个组织和谐一致，使每一个部门、单位和组织成员的工作同既定的组织目标一致。采取一定的措施和办法，使其所领导的组织同环境、组织内外成员等协同一致，相互配合，高效率地完成工作任务的行为过程。

（一）对内协调

1、上情下达。项目办公室是项目内部协调的一个具体承办管理部门。项目领导决策层作出的指令和规定，办公室要及时传达到项目管理层和作业层，使各项指令和规定，得到及时的贯彻落实。

2、下情上报。项目办公室平时要及时注意收集整理各种有价值的信息，将有关影响和制约安全生产、工程质量、施工进度、成本管理等方方面面的信息，准确无误，快速及时，上报给项目领导决策层、上级领导机关和有关业务部门，以便及时得到妥善处理。

（二）对外协调

目前，我们的在建工程项目，遍及祖国的大江南北，长城内外，正在和已经走向国际建筑市场。每一项在建工程项目，都离不开地方人民政府和当地人民群众的支持和帮助。因此，必须要注意搞好与地方人民政府和当地人民群众的关系，尤其是当今社会大力提倡和谐社会，大力倡导环境保护，所有这些工作都离不开地方人民政府和人民群众，诸如有关工程建设方面的业主、监理、设计；地方政府方面的公安、安监、环保、税务、保险等各部门的大力支持和帮助。正因为如此，项目办公室要负责处理承担这项工作任务的责任。和谐友好的关系，需要项目办公室去沟通协调。

三、沟通

沟通是指在一定的社会环境下，人们借助共同的符号系统，诸如语言、文字、图像、信号及手势等，以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种各样信息的过程。

（一）对内沟通

项目内部组织与员工之间、各部、室之间、管理层与作业层之间、人与人之间平时都需要沟通。因此，项目办公室就需要做好这项工作，使信息传递工作畅通无阻，为施工生产服务。

（二）对外沟通

当今社会是信息时代，各种信息传递速度快，瞬息万变。因此，项目办公室一方面要负责做好与工程建设方面有关的业主、监理、设计的沟通联系。另一方面要做好与地方人民政府有关部门和当地人民群众的沟通联系。使沟通感情的桥梁畅通无阻。

四、服务

服务好就是管理好。“服务”二字已成为当今社会竞争的焦点。因为，我们中铁建系统的施工企业的主打产品是工程建设项目。那么，工程质量、品牌及服务就是我们不懈的追求。其中工程质量是核心，服务是外延，而核心和外延又是品牌的而个方面，而者相辅相成，相互制约，相互促进。因此，我们必须要以一流的服务，打造一流的品牌。

（一）接待服务工作

项目办公室要把抓好食堂管理和后勤保障作为一项重要工作来抓。重点要抓好以下几个方面的工作：

一是抓好食堂管理工作。努力抓好主、副食采购供应关，腐烂变质的不买，变质变味的不做，努力做到饭熟菜香，在伙食标准控制范围内经常调节花样，服务热情周到，使大家吃饱吃好，以旺盛的工作干劲投入到施工生产第一线。

二是抓好接待服务工作。坚持“内外有别，内方外圆”，待人接物，