第九章 公文处理流程
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2014-4-1 10
（二）签发 1.含义 签发,是发文机关领导人对已经审核的 文稿进行核查并签注意见的活动。 2. 签发的作用 (1)再次全面核查文稿
(2)正式赋予文件法定效用
(3)为印制正式文本提供依据
2014-4-1 11
3.签发的种类 由于签发人身份、地位及工作程序的不 同，签发有正签、代签、核签、会签之分。 （1）正签，指签发人在自身法定职权范 围内签发文件。 （2）代签，指根据授权代他人签发文件。 （3）核签，又称加签，指上级领导人签 发下级机关或部门的重要文件。 （4）会签，指两个或两个以上机关联合 行文时，由各机关的领导人共同签发文件。
件工作人员掌握公文运转过程中的 有关情况，明确公文办理的各类人 员的责任，提高公文办理的效率。
40
3.收文登记的范围
包括机关间正式往来的各种收 文。如上级机关的政策性、指导性、
交办性、参阅性公文，下级机关的呈 请性公文，平行或不相隶属机关的商 洽性、询问性公文，参加会议的通知 及其他材料等，重要的、带有密级的 资料，人民来信等。
2014-4-1 6
二、
审核
签发
（一）审核（掌握的重点）
1.审核（核稿）的含义
审核,又称核稿,是由机构综合办公部门对
文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。
2.审核的作用
对文件来说,审核起到了质量把关的作用;
对文件工作来说,审核能够促进发文办理程序 的高效运转。
2014-4-1 7
3.承担者
内容的检查 处理（拒收、退回、删除）
③接收文件的解密如何认证
（3） 确认收文情况
2014-4-1 38
（二）登记(282页——283页)
1.收文登记含义：
指收到来文后，文件 工作人员对文件进行分 门别类的登录活动。
2014-4-1 39
2.收文登记作用： 通过对收文信息的管理， 方便平时核对、统计、催办、 查找、利用公文，同时还有助于文
2014-4-1
16
2.文秘部门复核的重点 1）检查审批签发手续是否完备：
核查文稿的审核人、签发人 是否合法，有无越权或侵权情
况，是否规范地签注了发文意
见、姓名来自百度文库日期。
2014-4-1 17
2）检查文件管理信息是否准确： 文件的具体发授范围是否 必要、是否明确；主送和抄送 的范围是否恰当清楚；紧急程 度、保密等级是否合理；印制 份数、发文字号是否有误；主 题词标注是否准确规范等。
2014-4-1 20
四、 用印 登记 发出 （一）用印 用印，指为了表明对 文件承担法律责任和对文 件法律效力的认可，由发 文机关在文件上加盖机关 印章的活动。
2014-4-1 21
签署也是公文生效的标志,通过法定签署 人在文件正本上亲笔签注自己的姓名和日期, 确定文件的法定效用。 用印和签署都是文件生效标志，二者区别： （1）适用范围不同 :以机构名义的发文,通 常以加盖其印章确认法定效用;而以机构领导 人名义的发文,由该领导人在文件正本上签署 姓名,正本中无生效时间规定的还需签注时间。 （2）职权层级不同 :用印权不受职权层级的 影响,而签署权一般只由单位的正职领导专有。
24
2014-4-1
机关印章通常可以分为： （1）公章（2）业务专用章 （3）签名章（4）钢印 用印的要求 指定专人保管 监管用印过程 印迹必须端正、清晰、完整（中套 方式、下套方式） 电子印章或电子签名
2014-4-1 25
（二）登记 发文登记，指将拟出的 文件正本中的信息和发送对 象、发送范围等情况登录在 案的活动。发文登记的作用 主要是为了便于对发文的统 计和检查。参看发文登记表281页
2014-4-1 12
4.签发的原则 签发的基本原则是分层签 发,即签发人必须根据其职权范 围的规定,签发属于自身法定权 限内的文件。各个层次的领导人 应各负其责，签发自身职权范围 内的文件，不得越权签发。越权 签发的文件，不具有法定效用。
2014-4-1 13
5.分层签发的主要内容 （1）以机关名义制发的文件,由单位领导人签 发，部分公文可授权综合办公部门负责人代 签； （2）以内设部门名义的发文,由该机构领导人 签发，其中重要的公文可由单位有关领导人 核签； (3) 会议通过的决议以及会议纪要等由主持人 签发 (4)联合行文时，签发人级别层次应具备足够 的权威；原则上主办单位由哪一级领导签发， 其他单位也应对等由同一级领导会签
2014-4-1 5
（二）拟稿
1.含义 拟稿，是指按照构思或者写作提纲撰写文件 草稿的活动。 2.草拟文稿的要求 首先，撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者角 度起草文稿。 其次，按照构思或写作提纲撰拟文稿。 3.草拟文稿的注意事项 首先,体现领导意图,依法制文 其次,反映现实工作需要和实际情况 第三,符合文件写作规范 第四,树立时间观念,及时成文
2014-4-1 22
签发和签署的不同
（1）承担人不同 :签发人可以是不同层级的负责 人,签署人只能是一个法定单位的正职领导人。 （2）作用不同: 签注同意发出意见后，文稿即成 为法定效用的定稿，成为制定正式文本的基准： 签署则直接确定文件的有效性。 （3）内容不同 :签发通常是对文稿是否发出签注 意见、建议、看法和姓名；签署是在文件的正本 上签注姓名（或者代以签名章）和日期（不签注 意见）。 （4）位置不同:签发意见填写在签发意见栏内,签 署是在文件正本上。
2014-4-1
41
4.与手工登记方式比较OA平台上的登记方式的明 显优势
（1）可以方便及时地登录收文中的各种数据,不 需要一一录入相关信息,大大提高了工作效率 （2）根据”一次输入,多次输出”的特点,可以多种 途径检索和利用文件 （3）可输入公用数据库或文件夹,实现信息共享 （4）可打印成纸质登记表,作为纸质检索的工具 （5）为归档文件整理以及日后档案部门管理文件 提供数据,实现数据共享
31
收文处理程序概述
•
2014-4-1
收文处理是指机构伴随公务 活动接受外单位发来的文件并 对其进行运转和办理的过程。 可分为文件的收进阶段和阅办 阶段，具体包括接收、登记、 审核、分发、传阅、拟办、批 办、承办、催办、注办、归档 查询等程序。
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收文处理程序
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33
在OA系统中： 审核不合格——退文
2014-4-1 42
收文登记的主要数据项目 收文登记簿
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二、 审核、分发 （一）审核
收文的审核，主要 是指按照有关规定和 规范对收文进行检查 核实的活动。
2014-4-1 26
（三）发出 发出，指通过一定的方式 将文件信息传递给受文者的 情况。纸质文件可选用机要 邮递、文件交换、快递、传 真等方式传递。
2014-4-1 27
完成课后第 1题（307页）
2014-4-1 28
发文处理程序示意图
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四川锦城实业发展有限公司发文稿纸
签发：
核稿：
主办部门和拟稿人：
2005 年 版头： 发文字号、密级：
月
日
2005 年
月
日
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第二节 收文处理流程
通过学习，了解收文处理工作的一般流 程，掌握文件的接收、收文审核、拟办、 批办、承办、传阅等工作环节的基本概念， 以及各种主要工作环节的内容、要求、工 作规范和实际操作方法。需要掌握的重点： □ 操作者 □操作步骤 □操作要求
收文签收 审核合格进入收文办理 在OA处理系统中设置 办理时限、限时催办、来文提示、 急件提醒、退文警示等多项功能
2014-4-1
34
一、接收、登记
（一）接收 接收的含义： 接收是收取并对外机关发送 来的文件从内容到形式进行全 面的检查和核对，确保接收的 信息是对开展本机关 业务和管 理活动有用的文件信息。
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2014-4-1
在OA平台上的文件接收 途径 (1) 通过OA系统中的收 发文系统 。 (2) 通过操作系统提供 的邮件服务接收系统 。
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2014-4-1
2.
接收工作的主要内容（OA环境下接收文件过程
（1）如何对来文进行安全性检查
中应注意问题）教材282页
（2） 怎样筛选鉴别信息
①区别电子文件和电子信息 ②对接收的电子文件的处理
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2014-4-1
什么是发文处理程序？ 发文处理是机构为履行 职能制发公文的过程。程序 具体包括酝酿、拟稿、审核、 签发、复核、校对、用印、 登记、发出等环节。
2014-4-1 3
发文处理程序
2014-4-1
4
一、
酝酿
拟稿
（ 一）酝酿 1.含义 酝酿，指文稿撰写者根据写作目的和意 图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表 达文稿主旨的一系列思维活动的过程。 2.酝酿的实施步骤 首先，准确领会领导交办写作任务的意图。 其次，在收集材料的过程中酝酿结构。 第三，采用各种思维方法设计文稿框架。
2014-4-1 18
3）检查附件材料是否齐全 ： 附件材料的件数、页数是否与附件说明一 致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺。 4）检查格式是否统一规范：
文件书写格式是否统一，字体字号、 标点符号、数字、公式层次序数、页码、 表格、注释的表达格式是否符合国家有
关规定等。
2014-4-1 19
（二）校对 校对的含义 校对，指以定稿和规范格式为基 准，对排版后的印版校样所做的全面 核对检查，旨在发现并纠正各种错漏， 确保文件质量的活动。 校对三种方法： 对校法 折校法 读校法
2014-4-1 14
6.签发要求
（ 1 ）正确选用签发类型 ， 明确签发责任。 （2）坚持先核后签，有助于 经济、高效地制发公文 （3）保证签发的有效性和合 法性（OA系统的签发功能） （4）规范签发意见的位置
2014-4-1 15
三、 复 核 校对
（一）复核
1.复核的含义
复核是指由文秘部门在制作 文件正本之前对文件定稿及其 生成过程再次进行核查。
5.审核文稿常规顺序 业务部门——综合办公部门——会商
会商的两种形式 （1）一般会商 （2）联合行文的会商 6. 对审核后文稿不同的处理方法
（1）局部问题审核人直接修改 （2）大范围内容调整的问题,审核人提出意见，退
还拟稿人修改
（3）专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改
2014-4-1 9
7.OA系统的审核文稿功能 审核人可以对原文进行圈阅和 批注;系统自动记录审批的详细过程, 起草人也可随时查询追踪自己的送审 文稿的审核状况,将不合规范和要求 的文稿退给撰稿人,由其重新提交,有 的系统还允许指定文件审核的时间界 限,规定时间到期后自动提醒审核人 尽快完成工作等等
第九章 公文处理流程
第一节 第二节 第三节 第四节 发文处理流程 收文处理流程 收发文管理环节 网络环境中的公文流转
2014-4-1
1
第一节
发文处理
通过学习，了解发文处理工 作的一般流程和文件的主要传递 渠道，掌握审核、签发、复核、 校对、登记、用印、发出或公布 等工作环节的基本概念，以及各 主要工作环节的内容、要求、工 作规范和实际操作方法，及其在 OA系统中的实现方式等。
通常由机构综合办公部门的负责人（秘书
长或办公室主任）或专职核稿人统筹组织或负
责公文的审核工作。
4.掌握审核的重点 ◎行文关:明确是否有发文必要 ◎内容关 :确定文稿内容是否符合要求是保证文件内容
信息有效性的关键
◎文面关 :核查文稿文面是否符合规范 ◎规则关:检查文稿是否符合行文规则
2014-4-1 8
2014-4-1 35
1. 接收工作的步骤与方法 在纸质文件接收工作中的内收发 和外收发的主要职责和工作内容 ( 两次完成 )
第一次是由本机关的收发室人员负责接收 外来公文，审核信封或包封外标记，确认收文 机关、清点数量，核对无误之后，在对方的发 文簿或回执单上签字。 第二次是收发室人员与机关的文件工作人 员之间针对已收入的公文进行清点、核对与检 查，履行签收手续。
2014-4-1
23
用印原则——分层、分职 为顺利实现发文的目的、保障文件的效用， 用印时应遵循分层、分职用印的原则，以保证 用印的规范性和有效性。 所谓分层，即按照组织机构的层次，各个 层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应 使用相应的印章，不得借用其他机关的印章， 尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级 机关用印。特殊情况下，上级机关可为下级机 构的文件代章，代章时应注明“（代章）”字样。 所谓分职，即按照不同的工作职能需要选 用相应的印章。
（二）签发 1.含义 签发,是发文机关领导人对已经审核的 文稿进行核查并签注意见的活动。 2. 签发的作用 (1)再次全面核查文稿
(2)正式赋予文件法定效用
(3)为印制正式文本提供依据
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3.签发的种类 由于签发人身份、地位及工作程序的不 同，签发有正签、代签、核签、会签之分。 （1）正签，指签发人在自身法定职权范 围内签发文件。 （2）代签，指根据授权代他人签发文件。 （3）核签，又称加签，指上级领导人签 发下级机关或部门的重要文件。 （4）会签，指两个或两个以上机关联合 行文时，由各机关的领导人共同签发文件。
件工作人员掌握公文运转过程中的 有关情况，明确公文办理的各类人 员的责任，提高公文办理的效率。
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3.收文登记的范围
包括机关间正式往来的各种收 文。如上级机关的政策性、指导性、
交办性、参阅性公文，下级机关的呈 请性公文，平行或不相隶属机关的商 洽性、询问性公文，参加会议的通知 及其他材料等，重要的、带有密级的 资料，人民来信等。
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二、
审核
签发
（一）审核（掌握的重点）
1.审核（核稿）的含义
审核,又称核稿,是由机构综合办公部门对
文稿质量进行全面系统地检查、修正的活动。
2.审核的作用
对文件来说,审核起到了质量把关的作用;
对文件工作来说,审核能够促进发文办理程序 的高效运转。
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3.承担者
内容的检查 处理（拒收、退回、删除）
③接收文件的解密如何认证
（3） 确认收文情况
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（二）登记(282页——283页)
1.收文登记含义：
指收到来文后，文件 工作人员对文件进行分 门别类的登录活动。
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2.收文登记作用： 通过对收文信息的管理， 方便平时核对、统计、催办、 查找、利用公文，同时还有助于文
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2.文秘部门复核的重点 1）检查审批签发手续是否完备：
核查文稿的审核人、签发人 是否合法，有无越权或侵权情
况，是否规范地签注了发文意
见、姓名来自百度文库日期。
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2）检查文件管理信息是否准确： 文件的具体发授范围是否 必要、是否明确；主送和抄送 的范围是否恰当清楚；紧急程 度、保密等级是否合理；印制 份数、发文字号是否有误；主 题词标注是否准确规范等。
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四、 用印 登记 发出 （一）用印 用印，指为了表明对 文件承担法律责任和对文 件法律效力的认可，由发 文机关在文件上加盖机关 印章的活动。
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签署也是公文生效的标志,通过法定签署 人在文件正本上亲笔签注自己的姓名和日期, 确定文件的法定效用。 用印和签署都是文件生效标志，二者区别： （1）适用范围不同 :以机构名义的发文,通 常以加盖其印章确认法定效用;而以机构领导 人名义的发文,由该领导人在文件正本上签署 姓名,正本中无生效时间规定的还需签注时间。 （2）职权层级不同 :用印权不受职权层级的 影响,而签署权一般只由单位的正职领导专有。
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机关印章通常可以分为： （1）公章（2）业务专用章 （3）签名章（4）钢印 用印的要求 指定专人保管 监管用印过程 印迹必须端正、清晰、完整（中套 方式、下套方式） 电子印章或电子签名
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（二）登记 发文登记，指将拟出的 文件正本中的信息和发送对 象、发送范围等情况登录在 案的活动。发文登记的作用 主要是为了便于对发文的统 计和检查。参看发文登记表281页
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4.签发的原则 签发的基本原则是分层签 发,即签发人必须根据其职权范 围的规定,签发属于自身法定权 限内的文件。各个层次的领导人 应各负其责，签发自身职权范围 内的文件，不得越权签发。越权 签发的文件，不具有法定效用。
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5.分层签发的主要内容 （1）以机关名义制发的文件,由单位领导人签 发，部分公文可授权综合办公部门负责人代 签； （2）以内设部门名义的发文,由该机构领导人 签发，其中重要的公文可由单位有关领导人 核签； (3) 会议通过的决议以及会议纪要等由主持人 签发 (4)联合行文时，签发人级别层次应具备足够 的权威；原则上主办单位由哪一级领导签发， 其他单位也应对等由同一级领导会签
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（二）拟稿
1.含义 拟稿，是指按照构思或者写作提纲撰写文件 草稿的活动。 2.草拟文稿的要求 首先，撰写者应站在发文机关的立场，从法定作者角 度起草文稿。 其次，按照构思或写作提纲撰拟文稿。 3.草拟文稿的注意事项 首先,体现领导意图,依法制文 其次,反映现实工作需要和实际情况 第三,符合文件写作规范 第四,树立时间观念,及时成文
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签发和签署的不同
（1）承担人不同 :签发人可以是不同层级的负责 人,签署人只能是一个法定单位的正职领导人。 （2）作用不同: 签注同意发出意见后，文稿即成 为法定效用的定稿，成为制定正式文本的基准： 签署则直接确定文件的有效性。 （3）内容不同 :签发通常是对文稿是否发出签注 意见、建议、看法和姓名；签署是在文件的正本 上签注姓名（或者代以签名章）和日期（不签注 意见）。 （4）位置不同:签发意见填写在签发意见栏内,签 署是在文件正本上。
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4.与手工登记方式比较OA平台上的登记方式的明 显优势
（1）可以方便及时地登录收文中的各种数据,不 需要一一录入相关信息,大大提高了工作效率 （2）根据”一次输入,多次输出”的特点,可以多种 途径检索和利用文件 （3）可输入公用数据库或文件夹,实现信息共享 （4）可打印成纸质登记表,作为纸质检索的工具 （5）为归档文件整理以及日后档案部门管理文件 提供数据,实现数据共享
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收文处理程序概述
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收文处理是指机构伴随公务 活动接受外单位发来的文件并 对其进行运转和办理的过程。 可分为文件的收进阶段和阅办 阶段，具体包括接收、登记、 审核、分发、传阅、拟办、批 办、承办、催办、注办、归档 查询等程序。
32
收文处理程序
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在OA系统中： 审核不合格——退文
2014-4-1 42
收文登记的主要数据项目 收文登记簿
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二、 审核、分发 （一）审核
收文的审核，主要 是指按照有关规定和 规范对收文进行检查 核实的活动。
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（三）发出 发出，指通过一定的方式 将文件信息传递给受文者的 情况。纸质文件可选用机要 邮递、文件交换、快递、传 真等方式传递。
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完成课后第 1题（307页）
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发文处理程序示意图
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四川锦城实业发展有限公司发文稿纸
签发：
核稿：
主办部门和拟稿人：
2005 年 版头： 发文字号、密级：
月
日
2005 年
月
日
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第二节 收文处理流程
通过学习，了解收文处理工作的一般流 程，掌握文件的接收、收文审核、拟办、 批办、承办、传阅等工作环节的基本概念， 以及各种主要工作环节的内容、要求、工 作规范和实际操作方法。需要掌握的重点： □ 操作者 □操作步骤 □操作要求
收文签收 审核合格进入收文办理 在OA处理系统中设置 办理时限、限时催办、来文提示、 急件提醒、退文警示等多项功能
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一、接收、登记
（一）接收 接收的含义： 接收是收取并对外机关发送 来的文件从内容到形式进行全 面的检查和核对，确保接收的 信息是对开展本机关 业务和管 理活动有用的文件信息。
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在OA平台上的文件接收 途径 (1) 通过OA系统中的收 发文系统 。 (2) 通过操作系统提供 的邮件服务接收系统 。
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接收工作的主要内容（OA环境下接收文件过程
（1）如何对来文进行安全性检查
中应注意问题）教材282页
（2） 怎样筛选鉴别信息
①区别电子文件和电子信息 ②对接收的电子文件的处理
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什么是发文处理程序？ 发文处理是机构为履行 职能制发公文的过程。程序 具体包括酝酿、拟稿、审核、 签发、复核、校对、用印、 登记、发出等环节。
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发文处理程序
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一、
酝酿
拟稿
（ 一）酝酿 1.含义 酝酿，指文稿撰写者根据写作目的和意 图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表 达文稿主旨的一系列思维活动的过程。 2.酝酿的实施步骤 首先，准确领会领导交办写作任务的意图。 其次，在收集材料的过程中酝酿结构。 第三，采用各种思维方法设计文稿框架。
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3）检查附件材料是否齐全 ： 附件材料的件数、页数是否与附件说明一 致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺。 4）检查格式是否统一规范：
文件书写格式是否统一，字体字号、 标点符号、数字、公式层次序数、页码、 表格、注释的表达格式是否符合国家有
关规定等。
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（二）校对 校对的含义 校对，指以定稿和规范格式为基 准，对排版后的印版校样所做的全面 核对检查，旨在发现并纠正各种错漏， 确保文件质量的活动。 校对三种方法： 对校法 折校法 读校法
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6.签发要求
（ 1 ）正确选用签发类型 ， 明确签发责任。 （2）坚持先核后签，有助于 经济、高效地制发公文 （3）保证签发的有效性和合 法性（OA系统的签发功能） （4）规范签发意见的位置
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三、 复 核 校对
（一）复核
1.复核的含义
复核是指由文秘部门在制作 文件正本之前对文件定稿及其 生成过程再次进行核查。
5.审核文稿常规顺序 业务部门——综合办公部门——会商
会商的两种形式 （1）一般会商 （2）联合行文的会商 6. 对审核后文稿不同的处理方法
（1）局部问题审核人直接修改 （2）大范围内容调整的问题,审核人提出意见，退
还拟稿人修改
（3）专业性强的文稿，审核人与拟稿人共同修改
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7.OA系统的审核文稿功能 审核人可以对原文进行圈阅和 批注;系统自动记录审批的详细过程, 起草人也可随时查询追踪自己的送审 文稿的审核状况,将不合规范和要求 的文稿退给撰稿人,由其重新提交,有 的系统还允许指定文件审核的时间界 限,规定时间到期后自动提醒审核人 尽快完成工作等等
第九章 公文处理流程
第一节 第二节 第三节 第四节 发文处理流程 收文处理流程 收发文管理环节 网络环境中的公文流转
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第一节
发文处理
通过学习，了解发文处理工 作的一般流程和文件的主要传递 渠道，掌握审核、签发、复核、 校对、登记、用印、发出或公布 等工作环节的基本概念，以及各 主要工作环节的内容、要求、工 作规范和实际操作方法，及其在 OA系统中的实现方式等。
通常由机构综合办公部门的负责人（秘书
长或办公室主任）或专职核稿人统筹组织或负
责公文的审核工作。
4.掌握审核的重点 ◎行文关:明确是否有发文必要 ◎内容关 :确定文稿内容是否符合要求是保证文件内容
信息有效性的关键
◎文面关 :核查文稿文面是否符合规范 ◎规则关:检查文稿是否符合行文规则
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1. 接收工作的步骤与方法 在纸质文件接收工作中的内收发 和外收发的主要职责和工作内容 ( 两次完成 )
第一次是由本机关的收发室人员负责接收 外来公文，审核信封或包封外标记，确认收文 机关、清点数量，核对无误之后，在对方的发 文簿或回执单上签字。 第二次是收发室人员与机关的文件工作人 员之间针对已收入的公文进行清点、核对与检 查，履行签收手续。
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用印原则——分层、分职 为顺利实现发文的目的、保障文件的效用， 用印时应遵循分层、分职用印的原则，以保证 用印的规范性和有效性。 所谓分层，即按照组织机构的层次，各个 层次负责人在各自的法定权限内签发的文件应 使用相应的印章，不得借用其他机关的印章， 尤其是下级机关不得使用自己的印章代替上级 机关用印。特殊情况下，上级机关可为下级机 构的文件代章，代章时应注明“（代章）”字样。 所谓分职，即按照不同的工作职能需要选 用相应的印章。