档案管理手册

档案管理手册（试行版）

目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.2档案分类、归档范围与保管期限表

二、管理办法

2.1 归档文件整理方法

2.2 员工人事档案管理办法

2.3 建设工程档案管理办法

2.4 声像档案管理办法

2.5 会计档案管理办法

三、规章制度

3.1 档案保密制度

3.2 档案保管制度

3.3 档案统计制度

3.4 档案利用查阅制度

3.5 档案鉴定制度

3.6 档案销毁制度

3.7 档案库房管理制度

3.8 档案防火安全制度

3.9 档案管理的工作流程

四、其它

附表一案卷封面

附表二卷内文件目录

附表三备考表

附件四声像档案目录

附表五案卷封面

附表六卷内目录

一、分类方案

1.1档案分类方案

1.1.1目的

为了加强浙江环球集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进档案信息的开发利用，根据企业档案管理规定，使档案资源更好地为公司生产经营服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。

1.1.2适用范围

本方案主要适用于浙江环球集团公司集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是各子公司（版块）档案分类的基本依据。可参照执行。

1.1.3定义

（1）企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

（2）类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。

1.1.4管理职责

（1）浙江环球集团公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。

（2）浙江环球集团公司所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。

1.1.5分类原则

（1）浙江环球集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合企业档案构成的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，既可满足企业档案分类管理的需要，又适当考虑了今后发展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科学管理和开发利用。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用，本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置，根据有关规定或实际情况可自行调整。

1.1.6类目的设置

（1）浙江环球集团公司企业档案分类设置五级类目。即：行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定，不得变动。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目，一般不予变动。

（3）二级以下类目的设置，各子公司可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。

（4）类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。

1.1.7分类方法

（1）行政管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。

（2）经营管理类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目先后设置。

（3）建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。

（4）会计档案类的二级类目按文种设置。

1.1.8标识符号

（1）浙江环球集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用阿拉伯数字标识。

（2）浙江环球集团公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即：

行政管理类 -------------------------- 0

经营管理类 -------------------------- 1

建设工程类 --------------------------- 2

会计档案类 -------------------------- 3

特殊载体------------------------------- 4

1.1.9档号编制与排列

（1）文书立卷以文件级排列，示例： 0．2. 2001-1

| | | | 案卷顺序号

| | | 年度

| | 二级类号

| 一级类号

（2）文书以外按分类体系排列，示例： 1. 2. 4-1

| | | | 卷内顺序号

| | | 三级类号

| | 二级类号

| 一级类号

（3）行政管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：

①归档文件在分类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。

②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

（4）经营管理类、建设工程类的编号排列方法为：

①均采用按大类流水分属类的排列方法，即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。

②均不考虑案卷的保管期限与年度特征，以维护文件材料的系统和完整性，便于统计、鉴定、利用等工作。

（5）会计档案类的编号排列方法：

①按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列，每个二级类目内再分别按年度顺序排列。

②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。

（6）各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。

1.2档案分类、归档范围及保管期限表

一级类别类目

编号

类目名称基本范围

保管

期限

备注

行 0 股权管理 1.公司章程及修正案；