企业管理制度-公文处理实施细则

公函处理实施细则

□ 总则

第一条为了使公司公函处理作业规范化、制度化，结合

公司的实际状况，特制定本实施细则。

第二条各部分的公函，是传达遵循党和国家的方针方针、请示和答复问题、辅导和商洽作业，陈述状况、交流经验的重要东西，有必要仔细做好公函处理作业。

第三条各单位应发扬脚踏实地，仔细担任的作业作风，

战胜方式主义和文牍主义，进步公函处理的功率和质量。

第四条公函处理有必要做到及时、精确、安全。公函一

致由作业室文秘人员收发、分办、用印、立卷。

第五条各单位的公函处理作业，有必要实施严厉的保密

制度，保证国家机密。

□ 公函品种

第六条公函品种首要有：

(一)请示

请上级指示和同意，用"请示"。

(二)陈述

向上级机关报告作业，反映状况，用"陈述"。

(三)指示

对下级机关安置作业，阐明作业活动的辅导准则，用"指示"。

(四)布告、布告、布告

对大众发布应当恪守或周知的事项，用"布告"。

向国内外宣告严重事情，"用布告"。

在必定规模内发布应当恪守或周知的事情，用"布告"。(五)批复

答复请示事项，用"批复"。

(六)告诉

传达上级的指示，要求下级处理或许需求知道的事项，批转下级的公函或转发上级、同级和不相从属单位的公函，用"告诉"。

(七)通报

表彰好人好事，批判过错，传达重要状况以及需求所属各单位知道的事项，用"通报"。 (八)抉择、抉择

对某些问题或许严重举动作出组织，用"抉择"。

通过会议讨论通过，要求遵循履行的事项，用"抉择"。

(九)函

平行的或不相从属的单位之间相互商洽作业，向有关主

管部分请示同意等问询和答复问题，用"函"。

(十)会议纪要

传达会议议定事项和首要精力，要求有关单位一起恪守

履行的，用"会议纪要"。

□ 公函格局

第七条公函格局一般包含：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时刻、抄送(抄报)单位、公函字号、主题词等。

(一)公函的标题应当精确、扼要地归纳公函的首要内容，并标明发文单位和公函品种。除批转法规性文件外，公函

标题一般不加书名号和其他标点符号。

(二)向上级请示的公函，一般只写一个主送单位；假如

需求上报另一个上级单位时，能够用抄报的方式。

(三)发文时刻，以领导签发日期为准；联合行文，以最

终单位签发的日期为准。

(四)公函字号一般包含单位代号、年号、顺序号。几个

单位联名发文，只标明主办单位的公函编号。

(五)公函如有附件，应当在正文之后、单位称号之前，

注明附件的称号和件数。

(六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位摆放在前。 (七)文字一概从左至右横写

横排。

第八条公函纸一般用16开，在左边装订。"布告"等用

纸巨细，依据实际需求确认行文联系。

第九条对上级单位组织的请示或陈述，用单位组织名义发文。

第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处

室的请示或陈述，与不相从属单位洽谈作业等，用行政名义行文。

第十一条内部行文，可按问题的品种和性质，用分公司

或部分名义行文。分公司、各部分不得联合行文，部分之间不要用发文方式处理一般性的问题。

第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊状况，有必

要越级行文的，应当抄报跳过的单位。

第十三条向上级请示的公函，应一文一事，主送一个单位，不要一起抄送下级单位，不要直接送领导者个人(除领导

直接交办外)；向下级单位的重要行文，能够抄报直接上级单位。

第十四条依照一级抓一级的处理准则，公司行文准

则上只发到各分公司和各部分，不直接发到部属子公司。

第十五条发文应依据需求确认主、抄送单位，不得滥发。

□ 公函处理程序

第十六条收文处理。一般包含挂号、分办、拟办、批办、催办等程序。

(一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、材料和

平级发来的文件，均由文秘人员一致签收、开拆、挂号、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其间内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，当即送作业室领导处理。

(二)承办人应依据文件规则的传阅规模或领导指示，组

织传阅或处理。领导人之间不宜直接横向传递，避免积压或传失。

(三)凡需处理的公函，应先送作业室主任签批定见，再

分送给有关部分处理或送领导批示后处理。作业室主任在签批公函时，以为无需送领导阅批的一般性公函，可依据公函内容和性质直接批有关部分阅办。

各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般

要处理的文件，一周内应处理并退文件，最迟不能超过15天。需求研讨而不能立刻处理的，也要先书面或口头扼要回复。(四)加强公函查看催办作业。文秘人员对有领导批示的公函及本公司宣布的文件，要仔细催促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部分对上级宣布的文件，需求报告遵循履行状况的，要及时查看反应。

(五)领导参与重要会议带回的文件，在报告和传达后，

应将会议文件交文秘人员立卷归档。

第十七条发文处理。一般包含写稿、审稿、签发、

缮印、校正、用印、封发等程序。 (一)草拟公函的要求：

1.要契合国家的方针、方针、法则、法则和上级的有关

规则。如提出新的方针规则，应尽量与本来的有关方针相联接，并加以阐明。

2.状况要的确，观念要清晰，文字要精练，条理要清楚，层非有必要清楚，标点符号要正确，篇幅要力求简略。

3.引证的公函要写明发文机关、公函编号、标题和发文时刻。

4.草拟公函有必要运用一致格局的的公函稿纸，文件笔

迹要清楚，文面应坚持规整，但凡文面杂乱不清的，要从头清稿。

5.数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计

划表、序号、专用术语和百分比有必要用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。

6.章节序数的写法。一般应按下列顺序摆放：第一层为："一"，第二层为"(一)"，第

三层为"1"，第四为"(1)"。

7.不要乱用简称。年月日、人名、地名、文件称号、事

物称号等，一般不要简称。

(二)公函审阅。公司的文稿在送领导签发前，应由起草

文件部分担任人审阅后送作业室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分担领导审阅。

审阅的要点：