企业文件编写管理规定(V1.0)剖析

武汉碧蓝环境工程有限公司企业文件编写管理规定

制定: 批准:

第一章总则 (4)

目的 (4)

适用范围 (4)

管理归口 (4)

文件处理定义及原则 (4)

文件发放 (5)

第二章文件分类管理规定 (5)

文件类别 (5)

第三章文件机密等级分类管理规定 (6)

文件机密等级分类 (6)

第四章文件编写管理规定 (7)

文件等级划分 (7)

第五章文件写作格式管理规定 (8)

文件内容写作标准 (8)

文件构成结构标准 (8)

第六章文件发文程序管理规定 (9)

文件审发程序 (9)

文件发文步骤 (9)

文件发文管理规定 (9)

第七章文件宣贯管理规定 (10)

文件宣贯 (10)

第八章文件公示周期管理规定 (10)

文件公示时限 (10)

第九章文件分类存档管理规定 (11)

文件分类 (11)

文件夹/盒标识 (11)

注意事项 (11)

文件保管与存档 (11)

第十章文件保管期限管理规定 (12)

文件保管期限 (12)

第十一章文件过期管理规定 (13)

过时效期限的文件管理 (13)

第十二章文件借阅管理规定 (14)

文件借阅 (14)

第十三章文件复印与拷贝管理规定 (14)

文件复制管理 (14)

第十四章文件处罚管理规定 (15)

文件处罚管理 (15)

第十五章附则 (15)

附件一《文件发文审核登记表》 (16)

附件二《文件目录登记表》 (17)

附件三《文件借阅登记表》 (18)

总则

第一条目的

为规范武汉碧蓝环境工程有限公司的文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，并提高武汉碧蓝环境工程有限公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。

本《企业文件编写管理制度》是武汉碧蓝环境工程有限公司文件管理领域的最高纲领性文件，为公司文件管理提供全面的准则和重要依据，公司内部所有部门的相关文件管理制度、活动、行为须遵守和服从本管理制度。

第二条适用范围

本管理制度适用于武汉碧蓝环境工程有限公司内部所有部门、分公司、办事处和所有劳动关系的员工（包括但不仅限于正式员工、试用期的员工、实习员工）。

第三条归口管理

武汉碧蓝环境工程有限公司文件或资料是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

文件或资料根据其文件类别和保密程度分为公司层级和部门层级，公司层级文件或资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录与存单。

公司层级文件或资料定义指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。

1、总经理负责企业对外文件的审批；

2、行政人力资源管理部——负责管理归属公司层级各类型文件和资料的有效实施、保管、存档、执行、监督；

3、财务部——负责管理归属层级票据、协议、合同财务各类型文件和资料的有效编写实施；

4、部门——负责管理归属各部门层级各类型文件和资料的有效的编写、实施。

第四条文件处理定义及原则

1、公司层级文件处理指公司层级文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；

2、公司层级文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司层级文件由行政人力资源管理部统一收发、传递、立卷、归档和销毁；

3、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施；

4、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责；

5、对于公司以字纸形式打印的下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签

收人不得复印，若复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。

第五条文件发放

行政人力资源管理部负责公司层级文件下发管理和保证公司层级文件处理工作高效运转；

各部门负责部门层级文件下发管理和保证公司层级和部门层级文件处理工作高效运转。

第二章

文件分类管理规定

第六条文件类别

2、技术性文件分类

3、外来文件分类

4、控制性文件分类

5、批复文件分类

第三章

文件机密等级分类管理规定

第七条文件机密等级分类

公司文件资料参照文件保密程度分为“绝密文件”、“机密文件”、“普通文件”三大类别。公司使用文件中，大部分属于“普通文件”类别，对于公司绝密及机密文件，还应标明份数序号，公司文件是否设定为“绝秘文件”或“机密文件”由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。

公司应根据自身企业文件性质，归纳文件的机密等级归属。

1、绝密级文件——指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。

●企业经营计划、发展规划、研发项目资料、专利技术资料等；

●财务分析报告、财务资料等；

●业绩考核管理标准等文件资料；

●商务文件、项目清单、佣金计算标准、产品价格、相应的培训课件；

●涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

●公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

●公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。

2、机密级文件——指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。

●公司注册及相关文件、运营管理体系文件；

●技术资料、工程建设的重要图纸；

●立项报告、业务进度分析报告；

●涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；

●公司薪资福利管理文件资料；

●公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。

3、普通级文件——指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。

●平时各种工作条例、规章制度、业务通知、临时性销售政策的文件资料；

●一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；