创奇文书档案管理系统v3

创奇文书档案管理系统v3
创奇文书档案管理软件
使用手册
DAGL-008 文档编号
状态修订版
日期 2013-09-16 当前版本 8.1
前一版本 8.0
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
目录
1 安装与运
行 ..................................................................... . (3)
2 概
述 ..................................................................... . (3)
3 功能详细说
明 ..................................................................... (4)
3.1 系统主界
面 ..................................................................... (4)
3.2 系统结构及应
用 ..................................................................... . (5)
3.3 文件级档
案 ..................................................................... (6)
3.3.1概要说
明 ..................................................................... (6)
3.3.2 文件编
辑 ..................................................................... .. (7)
3.3.2.1文件增
加 ..................................................................... (7)
3.3.2.2文件修
改 ..................................................................... (8)
3.3.2.3文件删
除 ..................................................................... (9)
3.3.2.4文件装
盒 ..................................................................... (9)
3.3.2.5文件件
号 ..................................................................... (9)
3.3.2.6文件导
入 ..................................................................... . (10)
3.3.2.7文件汇
总 ..................................................................... . (10)
3.3.3文件查
询 ..................................................................... . (11)
3.3.4文件借
阅 ..................................................................... . (11)
3.3.
4.1文件的借
阅 ..................................................................... (11)
3.3.
4.2文件的归
还 ..................................................................... (11)
3.3.5处理单打
印 ..................................................................... (11)
3.3.6 归档目录打
印 ..................................................................... . (13)
3.3.7档案设
置 ..................................................................... . (14)
3.4 数据备份与恢
复 ..................................................................... ......................................... 19 4.关于购
买 ..................................................................... .. (21)
- 2 -
1 安装与运行
系统安装方法
首先运行安装程序，系统将自动开始安装，在安装过程中，用户可根据自己的需要修改安装目录路径，按照安装向导完成软件安装。

(提示:系统手动或重新搭建请参考后面的“数据备份与恢复”章节)
系统运行方法
选择WINDOWS开始?程序?创奇文书档案管理软件v8.0?创奇文书档案管理软件菜单或将鼠标双击桌面‘创奇文书档案管理软件v8.0’快捷图标，即可运行本软件。

(提示:若软件已启动，再次运行将会提示软件已运行的信息) 系统初始用户
用户编号密码用户姓名用户权限
0000 0000 管理员管理(包括所有权限,此用户不能删除只能修改密码) 9999 9999 维护员维护(除设置用户权限没有外，其它权限都有) 6666 6666 借阅员借阅(不能增删改记录，可以查询及借阅记录) 8888 8888 查询员查询(不能增删改记录，仅可以查询记录) (提示:系统首次运行可用初始用户登录，新增或修改用户信息在主界面菜单“系统设置/用户设置、密码设置”进行相应操作)
2 概述
该系统根据国家档案局最新颁布的行业标准开发设计，适合于各行政机关、企事业单位使用，并完全符合档案达标升级的要求，同时该系统也可作为资料信息电子化管理的工具。

系统主要特点:
1、系统提供方便功能强大的查询功能。

2、系统提供上传附件的功能，可把制作好的PDF、WORD、JPG图片等文件上传进来了，实现在电脑上查看就能查看原文件内容，也可以直接连接扫描仪扫描上传原文件附件。

3、系统能方便快速录入文件信息，录入完全键盘控制，并支持定义简单的值替代录入和对下一条记录文件条目值进行递增、重复、空值的处理。

4、系统表格支持EXCEL文件导入。

5、系统表格支持多种导出格式(EXCEL、WORD、HTM、TXT)。

6、系统提供简单有效数据备份和恢复功能，使您无后顾之忧。

7、系统界面背景及表格的位置、宽度、高度、颜色、字体可以自定义。

创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3 功能详细说明
3.1 系统主界面
文书档案管理:主要应用于按件来整理的文书类档案，及资料、知识文档管理。

提示:还有科技档案管理、会计档案管理、设备档案管理，用户可以根据需要选配相应的模
块。

科技档案管理(案卷级档案):主要应用于科技类、项目合同类、按案卷整理的文书类
的档案管理。

会计档案管理:主要应用于会计类档案管理。

设备档案管理:主要应用于设备资产管理。

- 4 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.2 系统结构及应用
文书档案管理:
没有案卷层，以“件”为最小单位来的管理，一个文件可关联0-N个附件，适用于文书档案、资料数据管理，其它基于这种架构的信息数据管理，文件条目名称稍加修改，都可采用本软件。

附件1
附件2 文件1 附件3 …
附件n
文件2
附件1
附件2 文件3 附件3 …
… 附件n
文件n
- 5 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3 文件级档案
3.3.1概要说明
系统操作主要集中在文件管理，它的功能分布见下图。

首先要认识下面几个区:
查询条件区:区域见下图，点“查询”按钮，按钮会处在按下状态，查询条件区会显示1.
出来，再次点“查询”按钮，按钮会切换到弹起状态，查询条件区会隐藏。

此区用户录
入要查询的条件，然后点“执行查询”。

此区提供六个查询条件，可以根据需要自己定
义修改设置，在“设置”按钮下的“设置显示查询条件”设置。

2. 树型层次区:区域见下图，点“设置”按钮下“显示树型层次”可以进行树型层次区显
示与隐藏的切换，层次是在“设置树型层次显示顺序”设置。

3. 文件表格区:区域见下图，结构可查草案看此文档“3.2 系统结构及应用”说明。

表格
设置可参考下面表格设置说明。

4. 文件附件区:区域见下图，点“附件”按钮下“显示文件附件”可以进行文件附件区显
示与隐藏的切换，文件附件区内显示的附件为文件表格选中行(深色)的文件下的附件，
也就是说附件是挂在文件下，结构可查看此文档“3.2 系统结构及应用”说明。

附件增
加、删除功能只在此区右键菜单中，注意若文件表格中没有文件记录选中或文件表格是
空的是不能进行附件的增加的，因为附件是挂在文件上的。

- 6 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3.2 文件编辑
3.3.2.1文件增加
用鼠标点击“增加”按钮将转至文件增加界面
1. 有*符号为必录条目，E(英文Easy)按钮表示条目快捷录入设置，C(英文Code)按钮
表示条目代码设置。

快捷录入功能例:录入责任者“##有限公司”因这个单位经常会录
入，这样可定义快捷值“gs”，完整值“##有限公司”，录入信息时，只要录入“gs”
回车即可。

2. 文本一、二、三、日期一、选择一、选择二等其它所有条目都修改设置为需要的条目名
称。

例把文本一修改为“存放位置”
3. 点设置按钮设置条目在录入界面排列顺序与是否条目需要显示，把需要录入条目值设置
显示在前，增加时对一些条目值不变(记忆上一次条目内容)或递增(数据增加一)可
根据“条目默认设置”生成的设置显示在后。

4. 条目录入完全可以键盘控制，回车下移焦点，方向键“?”“?”上下移焦点，可大大
提高录入速度。

5. 附件新增，首先找到要增加附件的文件，在表格中选中它(深色为选中)，然后附件区
右键增加附件。

- 7 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3.2.2文件修改
文件修改:先选中要修改的文件，用鼠标点击“修改”按钮将转至文件修改界面，操作如下图
- 8 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3.2.3文件删除
“文件删除”:点击菜单下的“删除”按钮，将删除当前文件及附件
3.3.2.4文件装盒
文件的盒号进行批处理设置。

3.3.2.5文件件号
“件号”:插入一个件号表示在现连接的件号序列中插入一个空的件号。

例如:若有A分类方式下有件号为 1、2、3、4的四个文件，现发现一新文件与件号为2
的文件内容是连贯的，需要编在其后面，这时在A分类方式下插入件号3，原四个文件件号变为了1、2、4、5，空出件号，然后新加那个新文件把件号设置为3，就把新文件插入在需要的位置了。

删除一个件号表示在现连接的件号序列中删除一个空的件号，是插入件号反操作。

例如:若有A分类方式下有件号为 1、2、4、5的四个文件，发现空出一个件号3，因件号要求连贯
- 9 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
的，这时在A分类方式下删除件号3，原四个文件件号变为了1、2、3、4。

3.3.2.6文件导入
“文件导入”:点击“导入”按钮。

a、年度/文件日期为数字，不能录入全角的中文数字，年度为YYYY格式的数字，必须
为4位数，文件日期为YYYYMMDD格式的数字，必须为8位数字。

b、保管期限、年度、机构问题、件号、文件题名是不能为空的，必须有内容。

3.3.2.7文件分类汇总统计
“文件分类汇总统计”:点击“统计”按钮。

用来分类统计文件数，提供最多支持四个分类统计。

- 10 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3.3文件查询
文件的查询在“文件查询”模块中进行，先打开“文件查询”模块，点击“查询”按钮打开查询条件区，然后在查询条件区录入要查找的条件，条件之间是并的关系，最后点击“执行查询”按钮。

3.3.4文件借阅
文件借阅:包括文件的借阅、归还以及借阅记录查询。

3.3.
4.1文件的借阅
文件的借阅:操作在“文件管理”模块中进行，首先打开找到要借阅的文件，选中在右键菜单中点“文件借阅”，然后弹出界面中录入借阅信息，点击确定即可。

3.3.
4.2文件的归还
文件的归还:点“归还”按钮，在“文件借阅”模块中进行，首先打开找到要借阅的文件，选中在右键菜单中点“文件借阅”，然后弹出界面中录入借阅信息，点击确定即可。

3.3.5处理单打印
软件支持以下书签:
收发编号、公文种类、保管期限、年度、机构问题、件号、盒号、全宗号、责任者、收发日期、文件日期、文件字号、文件题名、密级、紧急程度、份数、页数、主题词、备注、文本一、文本二、文本三、日期一、选择一、选择二“处理单打印”:先设置处理单模板，点击“打印/处理单模板设置”，模板文件为一个Word文件，根据实际情况设置好Word书签，
打开模板后在Word菜单“工具/选项”中“视图”页中显示与关闭“书签”标识
- 11 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册“书签”的删除:以“收文编号”为例说明，在Word中先把光标移到要删除书签“收文编号”的位置，然后选择Word 菜单“插入/书签”，删除“收文编号” 书签
“书签”的添加:以“收文编号”为例说明，在Word中先把光标移到要添加书签“收文编号”的位置，然后选择Word菜单“插入/书签”，添加“收文编号” 书签
- 12 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
“书签”的格式设置: 选择有书签表格，然后设置字体及排列格式
设置好“处理单模板”,然后然后点击Word中保存按钮，关闭Word打开的“处理单模板”，在档案软件中点击“打印/处理单打印”打印。

3.3.6 归档目录打印
首先点击“打印”按钮下的“归档文件目录打印”，然后在打印界面设置需要打印的内容，点击“打印”按钮即可。

- 13 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
3.3.7档案设置
文件条目名称设置:点击“管理”界面下的“设置”按钮下“设置条目名称及默认值”,可以将条目名称设置为你所需要的。

树型层次区、文件附件区是否显示设置:点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“显示树型层次”、“显示文件附件”来开关是否显示此区，打勾了表示已显示。

树型层次显示顺序设置:点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“设置树型层次显示顺序”设置树层次，有四层可以定义。

序号:为层号。

- 14 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册表格内容排序设置:点击“文件管理”界面下的“设置”按钮下“设置表格内容排序方式”设置树层次。

按序号的顺序来优先排序。

各区显示大小调整:鼠标光标移到区的边线处，出现如图的光标后就可用改变区大小了。

- 15 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
表格列的宽度调整:操作与EXCEL操作一样，鼠标光标移到列的边线处，出现如图的光标后就可用改变列宽了。

提示:系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格
表格行的高度调整:操作与EXCEL操作一样，鼠标移到行的边线处，出现如图的光标后就可用改变行高了。

(提示:系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格，
表格标题行的高度在“设置软件界面”中设置，此处仅是调整表格内容区行的高度)
表格列的排列顺序调整:鼠标移到要移动的列的标题上，然后按住鼠标左键不放，向左向右移到您所需的位置后，放开鼠标左键即可。

(提示:系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格)
表格升降排序:点击表标标题就可在不排序、升序、降序之间切换。

- 16 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
表格列的列是否显示设置:“设置”选择“设置表格显示列”菜单，会弹出若下界面，不需要显示的把勾去掉即可。

(提示:系统将保存您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示表格。

同时打印只打印表格中显示的条目，这样根据需要定义打印表格中内容了，当打印字
较小时可设置一些条目不显示或把表格的高调大点以多行打印)
表格导出功能:点击导出菜单后，系统将弹出一个对话框，录入导出的保存文件及文件类型后，按保存按钮即可。

(提示:导出支持EXCEL、WORD、网页、文本文件四种格式)
- 17 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册表格颜色字体设置:“设置”中选择“设置软件界面”菜单，会弹出若下界面，根据个人喜好设置表格奇偶行、选中行颜色及字体。

提示:系统提供五种配置好的主题方案, 系统保存
您的设置，下次再打开时将按上次的设置显示界面
- 18 -
3.4 数据备份与恢复
说明:创奇文书档案管理软件是绿色软件，软件目录复制到其它计算机上就能运行了～获取软件的安装目录:点击计算机桌面上“创奇文书档案管理软件”图标，右键选择属性
然后弹出若下界面:
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册接下来跳到软件安装目录
点击向上备份整个目录
备份:把当前软件目录复制到其它计算机、优盘，或压缩成一个文件刻录到光盘为了便于记
忆最好作个备份说明文档，记录备份日期、备份人等。

恢复:把备份好的软件目录复制过来即可，注意覆盖时先要对原软件目录作个一个备份。

提示:dagl.exe为软件程序文件,进入系统运行此文件，可把此文件在操作系统桌面上作个快
捷方式，data80.dbf为软件数据库文件，upfilew\upfilea\upfilek目录为软件附件存放目
录，系统目录下的dagl80.ini为软件界面设置文件，删除此文件便可初始化设置软件
界面。

- 20 -
创奇文书档案管理软件V8.0使用手册
4.关于购买
欢迎您选择创奇软件的产品《创奇文书档案管理软件V8.0》，本软件为共享软件。

试用版本限制:
1、只能使用80次，到时会锁定数据。

购买正式版:
1、获得全部功能无限使用。

2、获得技术支持。

购买方式及价格:
网站:
电邮: fsqcling@
QQ: 908281168
- 21 -。