如何提高财务人员工作效率

如何提高财务人员工作效率

没完没了的加班是财务人员习以为常的事情‚其实就是一个恶梦.提高效率是财务人员面临的迫切问题‚暂就此问题发表个人看法‚抛砖引玉‚期望各位积极回馈探讨.操作方法来自日常总结‚本人和同事实践‚也有视野论坛各位同行的新知.行文为日常白话‚避免专业术语‚力求生动.

一、优化流程

1.先记帐、后付款(先单后款)

所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果‚即在款项支付之前必须先填制好记账凭证;而不是按传统方法——付款后再做凭证.其好处有:

a)账务与业务同步.打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况;且下游等待上游‚督促上游环节加快步伐‚使上游无法在将来处理业务‚只能现在完成‚这是对人性弱点的直接消除.

b)提前发现异常.账务处理过程可以发现业务处理的不当之处.比如支付应账款‚超付时多数财务软件均有红字提示.尽早发现‚尽早处理‚避免资金损失或搭上超多追讨时间.

c)互相监督.有上进心的出纳能发现记账凭证的错误.出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对‚将错误消除在初始阶段.

d)零活运用.先单后付并不强求100%业务均如此‚对于紧急异常业务适当零活.但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间.

e)做好衔接.出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据‚互相理解.

f)坚持应用.即使在月末结帐时‚仍须先单后款‚保证日清.

多数企业资金收付业务占总凭证量的比例在50%左右‚先单后款可以极大提高工作效率.

2.分散工作

将月末工作分散‚提前到月初月中‚不在月末突击、集中‚最终会减少甚至不在月末加班.

a)趁热打铁.在本月报表出具后‚立即填制下月报表的上期及期初数.

b)提前填制摊销、预提凭证.

3.分割和整合

将原来的整体工作分成小块‚原来小块的工作整合在一起完成.

a)小变大.综合考虑‚设置固定的办理期间‚减少因经办人外出而带来的不必要等待.如报销时间的规定.如果业务较少‚就应每周集中一天报销‚减少日常现金存量‚避免安全问题.如果业务较多就应每日定时报销.

b)大变小.把原来一月处理一次事宜‚改成每周处理一次.比如出库单生成记账凭证‚如果每周处理‚月末只剩一周业务‚业务量自然就小‚即使出错‚也容易查找原因.这样的改变‚总体业务量可能增加‚但可取之于减少月末工作量.

4.倒推、挤压

以出报表的时间‚减去经压缩的财务处理时间(通过提高效率)‚倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间.此处强调一点‚规定数据报送时间的文件一定得由公司第一把手签发‚否则没有效力.

应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点‚否则一半以上的非财务人员会认为:财务只是算工资或发工资的.普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据.

5.合理规划

合理规划财务部整体与个人工作‚区分出不同的紧急、重要级别‚自行安排.此处涉及时间四象限法的运用.补充如下:

时间"四象限"法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论‚把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分‚基本上可以分为四个"象限":

1)既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)

2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)

3)紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)

4)既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)

处理顺序为:先是既紧急又重要的‚接着是重要但不紧急的‚再到紧急但不重要的‚最后才是既不紧急也不重要的.

"四象限"法的关键在于第二和第三类的顺序问题‚必须非常小心区分.另外‚也要注意划分好第一和第三类事‚都是紧急的‚分别就在于前者能带来价值‚实现某种重要目标‚而后者不能.

上述是传统的四象限法解法‚下述是经修正及个人理解:

1)四个象限是会转换的‚"不紧急不重要"会变成"紧急而重要"‚也就是千里长堤‚溃于蚁穴的道理.就像到了飞机场发现没带身份证一样.及时、妥善处理小事情‚会避免因小失大.

2)对于领导人员‚应将所有工作按上述标准划分为四象限‚通过"授权"和"提前规划"这两个工具‚将第一、第二、第三象限事项下分‚自己只处理不紧急不重要的业务.

二、工作量整合

1.消除浪费.

浪费包括方方面面‚成本费用增加是浪费‚效率低下也是流费‚只不过浪费的是时间.

1)准确率与复核之间的辩证关系.

复核不产生任何价值‚如果前一环节就保证准确‚根本不需复核.

2)全局观.

自己出错会造成自己或下游环节使用几倍的时间来更正错误‚甚至根本没有反悔的机会.

自己的少量付出可以节约下游大块的时间‚那么就该多做一些.如果自己的大量付出可以节约下游更大的节约‚那么想考虑增加本岗业务‚撤销或合并下一岗位.

2.消除无关劳动.

多数财务人员总做非财务业务‚如果只是低级重复性工作‚那么拒绝好了.理由很简单‚财务是专业工作‚应想办法研究如何更专业‚从财务角度创造更大效益.而不是将人人都能完成的工作拿在手里‚影响财务进步‚落后于经营发展.这是中国目前企业的通病‚老板以实际行动来鄙视财务.

3.主管以上岗位应消除低价值工作‚培养下属完成.

如果一个人从事出纳业务10年‚财务经理应该心理不安‚因为这会导致其学不会其他技能‚几乎断绝其职业后路.也说明‚培养下属不到位.其实培养是针对下级‚对同级甚至上级就叫传播‚取星星之火可以燎原之意‚不保守.这样‚就可以把自己熟练掌握(可以相对称为低价值)的工作交予他人‚保持自己领先.如果所有人都这样想‚人人都是多能的‚业务水平会整体提高.

4.简化工作.

定期梳理工作‚去掉不必要的环节.

三、精益求精

1.合理化建议.

不论大小‚只要有改‚就是进步.不积小流‚无以成江河.采纳应奖‚鼓励创新.

2.自我完善‚多学习、多请教.