管理文秘 第三章
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电话礼貌三要素：声音、态度、言词
第三节 办公室电话工作
一、树立电话形象
电话是企业工作效率、社会形 象的一个展示窗口。在电话工作中， 人们彼此不能谋面，看不到对方的 表情、举动，只听到电话中应答的 声音，人们只能通过声音去揣测对 方的心理、态度。以礼貌的态度、 专业的方式处理好每一个电话，应 在电话里表现出良好的职业规范和 高超的电话技巧。
第一节 办公室环境的维护和管理
二、秘书对办公室责任区的管理 （一）秘书办公责任区
1、个人办公责任区——东西触手可得、井然有序 2、公用区域 3、由你辅助的上司办公区域——整理上司办公区前要征得
上司同意。
第一节 办公室环境的维护和管理
（二）秘书对办公室责任区的管理（书：69-71）
1、经常清洁和整理个人的责任区 2、主动清洁、整理本人参与的公共区域 3、自觉整理上司办公区域 4、注意办公室常见和有碍健康和安全的隐患
第三节 办公室电话工作
来电/来方记录单
紧急Fra Baidu bibliotek
接受人姓名：腾兰
留言人姓名：穆青
留言人单位：三羊公司销售部
目录
办公室环境的维护和管理 办公程序管理与时间管理 办公用品的管理和发放
办公室电话工作 办公室接待工作 邮件信函处理工作
学习目标
了解办公环境构成、类型，知晓办公程序管理。 了解秘书对办公环境管理的注意事项。 了解办公用品管理与发放、邮件信函处理和办公室接待工 作的要求。 掌握时间管理的基本原理以及办公室接听电话的注意事项。
错误的姿势：边打电话边吃、喝或吸烟，手敲键盘，转笔，敲桌子， 双脚架在桌面或跷二郎腿等。 正确的姿势：挺胸、收腹、双脚平放地面。
（四）注意聆听——全力呼应
Listen（聆听） Express（表达） Smile（微笑） Polite（礼貌）
（五）语言委婉，有礼貌 （六）善于辨析声音
第三节 办公室电话工作
第三节 办公室电话工作
（一）让对方听到你的笑容 “微笑”是能让对方听到的
（二）施展声音的魅力
声音清晰、明朗——用电话谈话，声音是唯一的使者。传到电话
那端的必须是一个清晰、生动、欢快、中肯、让人感兴趣的声音。
• 咬字准确 • 音量控制 • 速度适中 • 语句简短
第三节 办公室电话工作
（三）保持正确的姿势
2.涂改液、橡皮擦 等
3.夹子、胶水、胶 带等
4.打码机、各类印 章、日期戳等
装订类消耗品
办公设备耗材
1. 大头针、曲别针、
图钉、订书针等
2. 剪刀、美工刀等
3. 订书机、打孔机 等
4. 橡皮筋、起钉器、 塑料或金属书夹 等。
5. 各种文件夹、档 案袋等
1. 打印机、墨盒、 色带等
2. 计算机软盘、移 动硬盘、U盘、 光盘等
封闭式。
第一节 办公室环境的维护和管理
6、办公室的走廊、楼梯、通道的宽窄，应符合安全需要。 7、办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。 8、安排好公用区域，保证公用区域的整洁和舒适。 9、办公室的面积大小要根据实际需要，并考虑投入和产出的关系。
总之，要综合考虑本单位的规模、人数、结构、经营特点和 工作性质等方面的情况，科学地安排办公环境的布局。
息须处理。
第三节 办公室电话工作
三、接听电话的技巧
（一）积极接听：话铃声一旦响起，要立即放下手头的事去接听电
话（原则上在响铃三声内）
（二）接听电话首先问候通报
❖ 如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打来； ❖ 可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后在同他(她)联系； ❖ 可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告之对方你要转给人员的
案例思考
分析：
❖ 从秘书马红一天的工作状况可知，秘书的工作内容十分 繁琐，总会出现大大小小的毛病，如果能够掌握一些日 常办公室事务管理的技巧的话，那么在工作的时候条理 性会更加清楚，工作起来游刃有余。
第一节 办公室环境的维护和管理
❖ 办公室环境的构成 ❖ 市场营销环境的特征 ❖ 营销活动与营销环境 ❖ 营销部门与内部环境
第一节 办公室环境的维护和管理
马上就要成为自食其力的社会人了~好兴奋哦！ 新的办公桌，新的办公椅……一切都是新的。为了 更好的适应新的办公环境，大家一定要有一个新的 精神面貌。为了培养大家的办公室工作技巧，下面 我们一起来学习，为自己加油吧！
第一节 办公室环境的维护和管理
一、办公室环境的构成
——方便、舒适整洁、和谐统一、安全 1、树立企业良好的组织形象 2、提高企业员工的工作绩效，有益员工身体健康 3、创造适宜的组织沟通氛围
二、了解办公电话的主要功能和系统
电话机的功能：
（1）呼叫限制——只能拨叫市内电话和DDD电话，不能打IDD电话； （2）呼叫转送——可以在分机间转接； （3）呼叫记录——能记录使用电话的情况，计算电话费； （4）数码声音应答系统——可以自动播放录制好的信息回应呼叫者 （5）不同的铃声——由于铃响不同，可以区分内、外线，公司设置为外
几个有关库存量的概念：
❖ 最大库存量：某类物品应该存储的最大数量，这个数字考虑到存储 费用、存储空间和保存期限。
❖ 再订货量：当库存达到余额这个水平，必须订购新的货物来使余额 达到最大库存量。
❖ 最小库存量：当余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已 经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。
部门，并征求对方同意；
第三节 办公室电话工作
（三）做好电话记录 ▪ 记录的方法
• 电话旁随时放着便笺和铅笔； • 5W+2H技巧：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行、
需要花费的时间和费用，并注意确认； • 记录完毕后重复核对
▪ 留言的方法
• 给别人留言时内容请简明扼要； • 留言清楚，切忌词义不明。
第二节 办公用品的管理和发放
（二）办公用品的计划与预算
根据实际需要和现有库存拟制采购计划和预算
（三）办公用品的采购
1、通常的采购程序：购买申请—求购—收货—入库—付款 2、选择供应商：
（1）提供的价格和费用支出（2）质量和交货 （3）服务和位置（4）安全可靠性
3、购买方式：
直接购买、电话订购、传真订购、网络服务
第一节 办公室环境的维护和管理
❖ 开放式办公室内的每个办公位置 通常包括办公桌椅、电脑、电话、 文件柜、档案柜和办公文具等设 备和用具。所有单个工作位置的 组合主要是以工作运转流程和信 息的流程来安排，而每位公司员 工的工作位置是由分配给她的任 务决定的。
第一节 办公室环境的维护和管理
3、封闭式办公室（又称为传统式办公室）
线；两声短铃，内线一声长铃；
第三节 办公室电话工作
（6）暂停等待按钮——接应者可以按下按钮，让对方暂时听不到接应 者说话声，又保持线路不断；
（7）分机锁定——用键入的密码锁定分机不让他人使用，公司目前还 没有锁定；
（8）免提按钮——不用拿起话筒接应电话； （9）中断提示——用嘟嘟声提示接应者又有电话打进来； （10）等待音乐——播放轻松音乐让呼叫者等待时感受到愉快；
第二节 办公用品的管理和发放
❖ 办公用品的管理 ❖ 办公用品的发放
第二节 办公用品的管理和发放
一、办公用品的管理
（一）识别办公用品
纸簿类消耗品
1. A4等复印纸 2. 信纸、信封 3. 笔记本、工作记
录本、便签本等 4. 直线纸、复写纸、
单位便签纸、卷 宗等
笔尺类消耗品
1.铅笔、水笔、钢 笔、圆珠笔、签 字笔等各种笔
第二节 办公用品的管理和发放
（三）认真清点核实发放办公用品 （四）制定有效的办公用品节约制度 （五）严格办公设施使用制度
❖ 在使用昂贵的办公设备时，要限制使用； ❖ 彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本； ❖ 控制国内国际长途电话的使用； ❖ 严格监督因特网的使用。
第三节 办公室电话工作
❖ 树立电话形象 ❖ 注意基本礼仪 ❖ 了解办公电话的主要功能和系统 ❖ 接听电话的技巧 ❖ 拨打电话的技巧
第三章 办公室日常事 务管理
授课教师：张驰 Tel:661029
公共卫生与管理学院 市场营销教研室
办公室事务管理是秘书工作的一个重要范畴，是秘 书工作辅助性的一个重要体现，有效的办公室管理，可 以促使组织整体功能得到最大程度的发挥。 ❖ 什么是办公室事务管理？ ❖ 办公室事务管理有哪些内容？ ❖ 如何才能有效做好这份工作？
本章要点：办公室布局、办公责任区、ABCD工作法、办
公程序管理、时间管理、电话礼仪、接待规格、邮件礼 仪等
案例思考
忙碌的总经理秘书马虹
❖ 提前10分钟上班，打扫卫生（包括总经理的办公室） ❖ 面见总经理，接受任务指派，端上咖啡 ❖ 与刘丽交谈处理报销问题 ❖ 与公司生意伙伴的机要秘书电话沟通 ❖ 接待客人 ❖ 张副总临时委托工作
建筑成本和能源成本较高 空间利用率低 不利于沟通交流 不利于监督指导 受组织结构的限制 需要配套的公共使用的沟通场 所
第一节 办公室环境的维护和管理
（三）办公室布局安排应考虑的因素
1．本企业的规模和员工人数。 2．企业的机构设置和工作设计。 3．组织经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 4．确保公司部门之间的联系以及工作流程设计的科学有效。 5、办公室的间隔设计根据工作的需要考虑采取开放式还是
（三）办公室的布局优缺点
开放式办公室
封闭式办公室
半封闭式办公 室
优点
降低建筑成本和能源成本 提高办公室的空间利用率 易于沟通交流 易于监督指导 可以共享办公设备和资源 满足独立办公的需求 易于集中精力 易于保密
结合以上两种形式的优点 适合事业部和项目团队式的 组织结构
缺点
缺少单独办公的机会 干扰性强，难以集中注意力 安全性差，难于保密 办公区噪音大
第二节 办公用品的管理和发放
二、办公用品的发放
（一）健全发放制度
1、严格按照领用审批制度执行。 2、适时适量发放。 3、保证重点，兼顾一般。对于企业内部的一些重要部门和办公用品消
耗量大的部门，在条件允许的情况下，要首先满足它们的需要，使 各部门的精力集中于优质高效地完成自身的任务。
（二）要建立严格的发放登记制度，指定人员发放。
办公环境
硬环境
办公室的空气、光线、声 音、色彩、办公设备的摆
放及办公室布局等
软环境
办公室工作氛围、人际关系、 秘书人员的素养等。
第一节 办公室环境的维护和管理
（一）构成办公环境的要素
空气
光线
声音
空间
绿化
第一节 办公室环境的维护和管理
办公室一般由办公桌、文件柜、通讯设备、电脑 等电子产品、绿色植物等组成。
办公室的布置根据行业、工作任务的不同而有多 种布置方法。但都要求整洁、安静。
第一节 办公室环境的维护和管理
（二）办公室的布局类型
1、全开放式办公室 指一个完全敞开的大的空间，没有任何隔板，整个办
公空间一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每 位员工的座位。 2、半开放式办公室
一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作 部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身 来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。
第二节 办公用品的管理和发放
（四）库存保管中应采取的措施
• 储藏间或物品柜要上锁。 • 各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地。 • 先来的物品先发出去，保证物品不会因过期，而销毁。 • 体积大、分量重的放置在最下面，小的、常用的物品，放在
较大物品的面前，以便于见到和领取。
第二节 办公用品的管理和发放
办公室的含义，不同的语境有不同的理解，主要体现 在两个方面：
（1）办公室的房子，是工作人员办理公务的地方 （2）机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构（级别高称办公
厅），是设在领导身边直接为领导服务的综合部门。
本章中的“办公室”概念，在“办公室环境管理”部 分，侧重于指作为办公室处所的含义，其他部分则着重 于指作为办事机构的含义。
第三节 办公室电话工作
（11）重拨按钮——自动重拨电话号码； （12）电话会议——可以参加总公司组织的电话会议，与外地分公司
的同行探讨问题； （13）转接功能——可以将来电转到办公室经理手机上； （14）电话留言——带有答录机可以让对方留言，然后再提取处理； （15）信息待处理提示——如果有了留言，可出现小灯闪光提示有信
❖ 指用墙壁分隔成若干有门、窗的独立房间 的办公室布局，每个房间都有一人或多人 办公。适合保密性强，分工细致的工作。
❖ 这是传统组织形式经常采用的办公布局。 一般是按照工作任务或职能分工划分办公 室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传 真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机 等。
第一节 办公室环境的维护和管理
第三节 办公室电话工作
一、树立电话形象
电话是企业工作效率、社会形 象的一个展示窗口。在电话工作中， 人们彼此不能谋面，看不到对方的 表情、举动，只听到电话中应答的 声音，人们只能通过声音去揣测对 方的心理、态度。以礼貌的态度、 专业的方式处理好每一个电话，应 在电话里表现出良好的职业规范和 高超的电话技巧。
第一节 办公室环境的维护和管理
二、秘书对办公室责任区的管理 （一）秘书办公责任区
1、个人办公责任区——东西触手可得、井然有序 2、公用区域 3、由你辅助的上司办公区域——整理上司办公区前要征得
上司同意。
第一节 办公室环境的维护和管理
（二）秘书对办公室责任区的管理（书：69-71）
1、经常清洁和整理个人的责任区 2、主动清洁、整理本人参与的公共区域 3、自觉整理上司办公区域 4、注意办公室常见和有碍健康和安全的隐患
第三节 办公室电话工作
来电/来方记录单
紧急Fra Baidu bibliotek
接受人姓名：腾兰
留言人姓名：穆青
留言人单位：三羊公司销售部
目录
办公室环境的维护和管理 办公程序管理与时间管理 办公用品的管理和发放
办公室电话工作 办公室接待工作 邮件信函处理工作
学习目标
了解办公环境构成、类型，知晓办公程序管理。 了解秘书对办公环境管理的注意事项。 了解办公用品管理与发放、邮件信函处理和办公室接待工 作的要求。 掌握时间管理的基本原理以及办公室接听电话的注意事项。
错误的姿势：边打电话边吃、喝或吸烟，手敲键盘，转笔，敲桌子， 双脚架在桌面或跷二郎腿等。 正确的姿势：挺胸、收腹、双脚平放地面。
（四）注意聆听——全力呼应
Listen（聆听） Express（表达） Smile（微笑） Polite（礼貌）
（五）语言委婉，有礼貌 （六）善于辨析声音
第三节 办公室电话工作
第三节 办公室电话工作
（一）让对方听到你的笑容 “微笑”是能让对方听到的
（二）施展声音的魅力
声音清晰、明朗——用电话谈话，声音是唯一的使者。传到电话
那端的必须是一个清晰、生动、欢快、中肯、让人感兴趣的声音。
• 咬字准确 • 音量控制 • 速度适中 • 语句简短
第三节 办公室电话工作
（三）保持正确的姿势
2.涂改液、橡皮擦 等
3.夹子、胶水、胶 带等
4.打码机、各类印 章、日期戳等
装订类消耗品
办公设备耗材
1. 大头针、曲别针、
图钉、订书针等
2. 剪刀、美工刀等
3. 订书机、打孔机 等
4. 橡皮筋、起钉器、 塑料或金属书夹 等。
5. 各种文件夹、档 案袋等
1. 打印机、墨盒、 色带等
2. 计算机软盘、移 动硬盘、U盘、 光盘等
封闭式。
第一节 办公室环境的维护和管理
6、办公室的走廊、楼梯、通道的宽窄，应符合安全需要。 7、办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。 8、安排好公用区域，保证公用区域的整洁和舒适。 9、办公室的面积大小要根据实际需要，并考虑投入和产出的关系。
总之，要综合考虑本单位的规模、人数、结构、经营特点和 工作性质等方面的情况，科学地安排办公环境的布局。
息须处理。
第三节 办公室电话工作
三、接听电话的技巧
（一）积极接听：话铃声一旦响起，要立即放下手头的事去接听电
话（原则上在响铃三声内）
（二）接听电话首先问候通报
❖ 如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打来； ❖ 可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后在同他(她)联系； ❖ 可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告之对方你要转给人员的
案例思考
分析：
❖ 从秘书马红一天的工作状况可知，秘书的工作内容十分 繁琐，总会出现大大小小的毛病，如果能够掌握一些日 常办公室事务管理的技巧的话，那么在工作的时候条理 性会更加清楚，工作起来游刃有余。
第一节 办公室环境的维护和管理
❖ 办公室环境的构成 ❖ 市场营销环境的特征 ❖ 营销活动与营销环境 ❖ 营销部门与内部环境
第一节 办公室环境的维护和管理
马上就要成为自食其力的社会人了~好兴奋哦！ 新的办公桌，新的办公椅……一切都是新的。为了 更好的适应新的办公环境，大家一定要有一个新的 精神面貌。为了培养大家的办公室工作技巧，下面 我们一起来学习，为自己加油吧！
第一节 办公室环境的维护和管理
一、办公室环境的构成
——方便、舒适整洁、和谐统一、安全 1、树立企业良好的组织形象 2、提高企业员工的工作绩效，有益员工身体健康 3、创造适宜的组织沟通氛围
二、了解办公电话的主要功能和系统
电话机的功能：
（1）呼叫限制——只能拨叫市内电话和DDD电话，不能打IDD电话； （2）呼叫转送——可以在分机间转接； （3）呼叫记录——能记录使用电话的情况，计算电话费； （4）数码声音应答系统——可以自动播放录制好的信息回应呼叫者 （5）不同的铃声——由于铃响不同，可以区分内、外线，公司设置为外
几个有关库存量的概念：
❖ 最大库存量：某类物品应该存储的最大数量，这个数字考虑到存储 费用、存储空间和保存期限。
❖ 再订货量：当库存达到余额这个水平，必须订购新的货物来使余额 达到最大库存量。
❖ 最小库存量：当余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已 经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。
部门，并征求对方同意；
第三节 办公室电话工作
（三）做好电话记录 ▪ 记录的方法
• 电话旁随时放着便笺和铅笔； • 5W+2H技巧：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行、
需要花费的时间和费用，并注意确认； • 记录完毕后重复核对
▪ 留言的方法
• 给别人留言时内容请简明扼要； • 留言清楚，切忌词义不明。
第二节 办公用品的管理和发放
（二）办公用品的计划与预算
根据实际需要和现有库存拟制采购计划和预算
（三）办公用品的采购
1、通常的采购程序：购买申请—求购—收货—入库—付款 2、选择供应商：
（1）提供的价格和费用支出（2）质量和交货 （3）服务和位置（4）安全可靠性
3、购买方式：
直接购买、电话订购、传真订购、网络服务
第一节 办公室环境的维护和管理
❖ 开放式办公室内的每个办公位置 通常包括办公桌椅、电脑、电话、 文件柜、档案柜和办公文具等设 备和用具。所有单个工作位置的 组合主要是以工作运转流程和信 息的流程来安排，而每位公司员 工的工作位置是由分配给她的任 务决定的。
第一节 办公室环境的维护和管理
3、封闭式办公室（又称为传统式办公室）
线；两声短铃，内线一声长铃；
第三节 办公室电话工作
（6）暂停等待按钮——接应者可以按下按钮，让对方暂时听不到接应 者说话声，又保持线路不断；
（7）分机锁定——用键入的密码锁定分机不让他人使用，公司目前还 没有锁定；
（8）免提按钮——不用拿起话筒接应电话； （9）中断提示——用嘟嘟声提示接应者又有电话打进来； （10）等待音乐——播放轻松音乐让呼叫者等待时感受到愉快；
第二节 办公用品的管理和发放
❖ 办公用品的管理 ❖ 办公用品的发放
第二节 办公用品的管理和发放
一、办公用品的管理
（一）识别办公用品
纸簿类消耗品
1. A4等复印纸 2. 信纸、信封 3. 笔记本、工作记
录本、便签本等 4. 直线纸、复写纸、
单位便签纸、卷 宗等
笔尺类消耗品
1.铅笔、水笔、钢 笔、圆珠笔、签 字笔等各种笔
第二节 办公用品的管理和发放
（三）认真清点核实发放办公用品 （四）制定有效的办公用品节约制度 （五）严格办公设施使用制度
❖ 在使用昂贵的办公设备时，要限制使用； ❖ 彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本； ❖ 控制国内国际长途电话的使用； ❖ 严格监督因特网的使用。
第三节 办公室电话工作
❖ 树立电话形象 ❖ 注意基本礼仪 ❖ 了解办公电话的主要功能和系统 ❖ 接听电话的技巧 ❖ 拨打电话的技巧
第三章 办公室日常事 务管理
授课教师：张驰 Tel:661029
公共卫生与管理学院 市场营销教研室
办公室事务管理是秘书工作的一个重要范畴，是秘 书工作辅助性的一个重要体现，有效的办公室管理，可 以促使组织整体功能得到最大程度的发挥。 ❖ 什么是办公室事务管理？ ❖ 办公室事务管理有哪些内容？ ❖ 如何才能有效做好这份工作？
本章要点：办公室布局、办公责任区、ABCD工作法、办
公程序管理、时间管理、电话礼仪、接待规格、邮件礼 仪等
案例思考
忙碌的总经理秘书马虹
❖ 提前10分钟上班，打扫卫生（包括总经理的办公室） ❖ 面见总经理，接受任务指派，端上咖啡 ❖ 与刘丽交谈处理报销问题 ❖ 与公司生意伙伴的机要秘书电话沟通 ❖ 接待客人 ❖ 张副总临时委托工作
建筑成本和能源成本较高 空间利用率低 不利于沟通交流 不利于监督指导 受组织结构的限制 需要配套的公共使用的沟通场 所
第一节 办公室环境的维护和管理
（三）办公室布局安排应考虑的因素
1．本企业的规模和员工人数。 2．企业的机构设置和工作设计。 3．组织经营的性质和内容，业务部门的职能特点。 4．确保公司部门之间的联系以及工作流程设计的科学有效。 5、办公室的间隔设计根据工作的需要考虑采取开放式还是
（三）办公室的布局优缺点
开放式办公室
封闭式办公室
半封闭式办公 室
优点
降低建筑成本和能源成本 提高办公室的空间利用率 易于沟通交流 易于监督指导 可以共享办公设备和资源 满足独立办公的需求 易于集中精力 易于保密
结合以上两种形式的优点 适合事业部和项目团队式的 组织结构
缺点
缺少单独办公的机会 干扰性强，难以集中注意力 安全性差，难于保密 办公区噪音大
第二节 办公用品的管理和发放
二、办公用品的发放
（一）健全发放制度
1、严格按照领用审批制度执行。 2、适时适量发放。 3、保证重点，兼顾一般。对于企业内部的一些重要部门和办公用品消
耗量大的部门，在条件允许的情况下，要首先满足它们的需要，使 各部门的精力集中于优质高效地完成自身的任务。
（二）要建立严格的发放登记制度，指定人员发放。
办公环境
硬环境
办公室的空气、光线、声 音、色彩、办公设备的摆
放及办公室布局等
软环境
办公室工作氛围、人际关系、 秘书人员的素养等。
第一节 办公室环境的维护和管理
（一）构成办公环境的要素
空气
光线
声音
空间
绿化
第一节 办公室环境的维护和管理
办公室一般由办公桌、文件柜、通讯设备、电脑 等电子产品、绿色植物等组成。
办公室的布置根据行业、工作任务的不同而有多 种布置方法。但都要求整洁、安静。
第一节 办公室环境的维护和管理
（二）办公室的布局类型
1、全开放式办公室 指一个完全敞开的大的空间，没有任何隔板，整个办
公空间一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每 位员工的座位。 2、半开放式办公室
一般是用高低不等的软包装隔板区分开不同的工作 部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身 来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。
第二节 办公用品的管理和发放
（四）库存保管中应采取的措施
• 储藏间或物品柜要上锁。 • 各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地。 • 先来的物品先发出去，保证物品不会因过期，而销毁。 • 体积大、分量重的放置在最下面，小的、常用的物品，放在
较大物品的面前，以便于见到和领取。
第二节 办公用品的管理和发放
办公室的含义，不同的语境有不同的理解，主要体现 在两个方面：
（1）办公室的房子，是工作人员办理公务的地方 （2）机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构（级别高称办公
厅），是设在领导身边直接为领导服务的综合部门。
本章中的“办公室”概念，在“办公室环境管理”部 分，侧重于指作为办公室处所的含义，其他部分则着重 于指作为办事机构的含义。
第三节 办公室电话工作
（11）重拨按钮——自动重拨电话号码； （12）电话会议——可以参加总公司组织的电话会议，与外地分公司
的同行探讨问题； （13）转接功能——可以将来电转到办公室经理手机上； （14）电话留言——带有答录机可以让对方留言，然后再提取处理； （15）信息待处理提示——如果有了留言，可出现小灯闪光提示有信
❖ 指用墙壁分隔成若干有门、窗的独立房间 的办公室布局，每个房间都有一人或多人 办公。适合保密性强，分工细致的工作。
❖ 这是传统组织形式经常采用的办公布局。 一般是按照工作任务或职能分工划分办公 室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传 真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机 等。
第一节 办公室环境的维护和管理