来访人员管理制度

北京东华原医疗设备有限责任公司

其它管理制度

TITLE ：

来访人员管理制度

REV ：2.0

日期： 2016.05.30 Page ：1 of 6

分发部门：研发中心、生产中心、营销中心、财务管理中心、经营管理本部、人资行政中心

分发部门会签：

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1.目的

为保证公司日常接待工作制度化、规范化、科学化，提高工作效率，特制定本办法。

2.范围与定义

2.1范围

适用于公司对外接待之管理。

2.2定义

2.2.1接待：公司经营管理活动所必需之接送、食宿、订票、会谈及陪同参观等方面之安排与工作。

2.2.2订票：公司员工出差的机票、火车票预订。

2.2.3贵宾接待：指公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门之接待，由行政

部负责。

2.2.4业务接待：指营销客户之接待，由营销中心相关业务助理负责。

2.2.5普通接待：指一般来客之接待，相关部门责任人负责。

3权责部门

行政部负责来访人员管理制度的制订、修改、解释及废止。

3.1行政部值班保安：负责来访人员之登记与告知受访单位/人员。

3.2行政部前台：负责接待来访人员、安排接待室并告知受访单位/人员。

3.3行政部文员/助理：负责安排接送、食宿、订票等事项。

3.4行政部车队：接送来访客人。

3.5相关部门：

3.5.1向行政部提供预约访客信息、日程及需求；

3.5.2负责接待洽谈并陪同始终。

4.实施

4.1来访接待分类

1）贵宾接待：公司高层的来访客人（当地各级政府部门人员，高层领导朋友等）；

2）业务接待：公司的来访客户

3）普通接待：即公司员工的家属、应征者、供货商、送货人员等。

4）特殊接待：带有恶意的来访，包括精神不正常及蓄意滋事者

4.1贵宾接待

4.1.1接受任务：弄清贵宾基本情况：单位、人数、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次

或航班。

4.1.2布置安排：提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排费用预算，并报上级批准。必要时

准备横幅标语（热烈欢迎*****领导莅临指导！）；会议室；会客室；所需设施（投影仪、无线麦克

等）；会议所需资料；水果茶水（礼品）。

4.1.3迎接安排：根据贵宾身份、人数、性别，预订宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点、按

抵达时间，派人派车迎接。

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4.1.4商议日程：公司相关人员看望贵宾，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通

知有关部门。

4.1.5安排有关领导会：按接待规格和礼仪，安排有关领导会见贵宾，接待人员安排会见时间、地点、

陪同人员。

4.1.6组织活动实施：按贵宾来访日程和目的及商议之日程安排组织实施活动。

4.1.7送别：根据贵宾意见，预定车、船、机票，协助贵宾结算食宿项目，话别送行，派人派车送至车站、

码头或机场。

4.1.8小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

4.2业务接待

4.2.1客户来访预约：客户来访前通过电话或E-mail与营业处业务助理预约，如有住宿、接送安排告

知业务助理。

4.2.2通知行政部。业务助理根据客户需求填写《客户来访接待表》，通知行政部。

4.2.3后勤准备：行政部根据《客户来访接待表》安排接送行程、预订宾馆、预留接待室等事项。

4.2.4接待洽谈。业务助理根据客户来访目的进行洽谈接待。

4.2.5送别。按4.1.7办理。

4.3普通接待

4.3.1来客登记。非预约来访人员在门卫处登记，保安告知受访部门/人员。经同意后来访人员凭有效

证件换公司通行证后方可进入公司。

4.3.2前台接待。前台安排来访人员在大厅休息处等待、提供茶水并告知受访部门/人员。

4.3.3接待洽谈。受访部门相关人员与来访人员进行洽谈接待。

4.4特殊接待：指带有恶意或精神异常的来访人员

值班保安应当做好解释、劝说工作，对于劝说无效，仍强行入内滋事者，值班保安立即拨打报警电话（110），请公安机关出面帮助处理，同时向行政部门负责人报告情况。

4.5订宾馆事务

4.5.1预订依据。如来访人员有住宿需求，接待人员须在《客户来访登记表》或《联络单》中注明，并提

交行政部。

4.5.2预订程序。

4.5.2.1行政部凭《客户来访登记表》或《联络单》填写《酒店宾馆预订单》并传真至预订酒店（宾馆）；

4.5.2.2酒店（宾馆）根据客房预订情况将《酒店宾馆预订单》回传至行政部；

4.5.2.3行政部确认房间预订无误后将房间信息反馈至受访部门接待人员。

4.5.2.4受访部门接待人员将酒店（宾馆）房间预订信息反馈至来访人员。

4.5.3预订范围。

4.5.3.1与我司有服务协议之酒店（宾馆）：

4.5.3.2其他来访人员指定之酒店（宾馆）。

4.5.4预订原则。

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4.5.4.1尊重来访人员（客户）意愿；

4.5.4.2就近原则；

4.5.4.3一人一房原则；

4.5.4.4访客费用自付原则。如需公司支付费用，《酒店宾馆预订单》中有效签单人必须是有签核

权本人。

4.6接送安排

4.6.1接送范围。公司员工出差接送机；营销客户接送机及接送宾馆等。

4.6.2接送安排。行政部专员/助理根据《客户来访接待表》、《国内外出差申请单》安排接送行程，具

体见《接送行程安排表》。

4.6.3接送实施。行政部车队按照《接送行程安排表》进行安全准时接送，必要时根据《接机接车牌模

板》制作接机牌/接车牌。

4.7订票事务

4.7.1订票范围：公司员工出差之机票、火车票、汽车票。

4.7.2订票程序。

（1）相关人员向行政部提供、《国内外出差申请单》或《联络单》及必要证件、身份证、护照等。

（2）A.行政部文员/助理根据出行员工实际需要及公司惯例为其订购机票、火车票或汽车票。

B.订机票需填写《机票预订单》,传真至航空公司，航空公司将电子机票传回我司，出行人员凭

电子机票及个人有效证件在规定时间到机场领取登机凭证。

C.火车票、汽车票之订购由专门人员到火车站、汽车站办理。

4.7.3机票改签程序。

(1)改签机票人员填写《机票改签申请单》，经上级领导核准后交行政部办理改签。

(2)行政部人事专员/助理电话通知航空公司相关负责人进行机票改签，航空公司将改签后电子机

票传真回我司。

4.8接待一般规定

4.8.1来宾﹑访客﹑洽公及送货人员﹐经接待或业管单位同意后﹐均应以有效证件(护照﹑身份证

﹑驾照或贴有照片之工作证等)﹐办理登记及换取来宾证﹐离开时换回。

4.8.2洽公时间原则订为周一至周六上午8时30分至中午12：00，下午13：00至17：30﹐如被访

单位同意其它时间接待时﹐请事先通知保安室。

4.8.3来宾﹑访客于节(法定)假日来参观时,保安室先以电话报告并请相关部门主管接待,再依4.3.1办

理相关手续。

4.8.4本公司员工之眷属和一般亲友来公司会客时间﹐订为周一至周五：8：00-

17：30。

4.8.5洽公﹑送货及施工人员如因公未能按时离开时﹐请主管部门先行通知保安室。

4.8.6访客是本公司员工因不名誉事件(如偷窃﹑违法﹑开除…等)离职者﹐不得办理会客。

4.9前台接待礼仪