品质记录&表单填写要求

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七.如何管理品质记录
分类整理，依性质 或日期归档，以取 阅方便为原则
A 记录归档
每月的各分类表单 要标识并装订成册, 标识应统一
标识的内容应包
括:编号/版本/页 号/日期等
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七.如何管理品质记录
各部门指定专人负 责储存于固定场所， 按记录发生日期或 类别进行存档
（6）签署要求：记录中会包含各种类型的签署，这些签署都是这原则、权限和相互关系 的体现，是记录运作中不可少的组成部分，任何签署都应签署全名，同时尽可能的清 晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。
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六.记录的修订
我 要 修 改 表 单 怎 么 办 ？
文管中心更新品质 记录 把记录表单电子文 件及时传至文管中 部门主管审批 责任部门需填写 “文件申请单”
B 记来自百度文库维护
记录必须存放于适 宜的储存环境和易 存易取的场所
对重要文件应做到 异地存储,重点保护
技巧：为节省记录存储空间并防止记录损坏、丢失，可将记录扫描作电子文件备份
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七.如何管理品质记录
原则上所有记录均 必需保存一年以上
C 记录保存
客户合约有规定者, 依合约规定执行
无合约规定者,由部门 依实际工作及便于日 后追溯为原则拟定保 存期限
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附表1: 记录管理年限表 记录名称
管理体系各类作废文件(手册/程序文件/三级文件/外来文件等) 管审/内审/外审等审核报告及纠正与预防措施等记录 环保性之公文、资料、检测记录 客户满意度及投诉改善等相关记录
权责（保存）单位
文管中心 文管中心 文管中心 品保课
保存年限
文件作废后一年 十年 十年 五年
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五.表单填写的注意事项
（5）空白栏目的填写：空白栏目不能不填，其填写的方法是在栏目无内容空白的适中位 置画一横线，表示记录者已经关注到这一栏目，只是无内容可填，就以一横 线代之。 如果纵向有几行均无内容填写，亦可用一斜线代之。
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五.表单填写的注意事项
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二. 记录的常见形式
表单 记录
图像 记录
声音 记录
影像 记录
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二. 记录的常见形式
海能的品质记录表单 你能说出20个吗？
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三.谁在做品质记录
业务
行政 生产
研发 工程
品保
记
录
号
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三.谁在做品质记录
品保 生 产
IQC
PQC
仪器治具校准记录
信赖性试验记录 环境管理物质的测试报告、记录资料 各纠正行动及预防措施报告记录 检验记录(包括供方提供的检验报告) 不合格异常报告、特采记录及各纠正与预防措施等记录 各生产报表及记录 教育培训与考核记录、相关证件
品保课
品保课 品保课 品保课、品管课 品管课 品保课、品管课 制造部 管理课
仪器报废后一年
五年 五年 五年 五年 五年 五年 员工离职后三个月
供方评审、考核、合约书等资料
各类物料采购、发货、物料出入库等记录 各类仪器和设备点检、保养、维修记录 产品设计与开发资料 产品设计及工程变更记录 合同与订单评审等记录
采购中心、品保课
采购部,生管课,仓储课 制造部,品管课,工程部 研发部 研发部、工程课 业务部、生管课
文管人员每半年主
导资料进行盘点
记录保管人或 文件管理人员
确认超保存期 /无查证价值
E 记录销毁
超过保存期限或无
查证价值之记录， 申请销毁
填写文件/记 录销毁申请单
部门主管 核准
管理者代表 核准
文控中心 统一销毁
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八.常见错误
表单填写 不完整
空白栏目 未画线
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一.为什么要做品质记录
信息管理
过程记载
客观证据
改善依据
追溯管理
品质记录是 信息管理的 重要内容。 离开记录， 信息管理就 没有实际义。
品质记录是 记载过程状 态和过程结 果的文件。
品质记录是 一种客观证 据，是一个 组织质量保 证的证实文 件。
品质记录为 采取预防措 施和纠正措 施提供了依 据。
品质记录有 利于产品标 识和可追溯 性。
合作关系终止后一年
五年 五年 永久 五年 五年
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七.如何管理品质记录
所有记录调阅权限 属部门归档负责人 及其主管，其他人 无故不得调阅
D 记录调阅
任何人调阅时不得修 改或变动记录，使用 完成后应及时归位
调阅前应根据电子索 引快速定位，避免打 乱其他文件的位置
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七.如何管理品质记录
OQC
DQC
员工
助拉
线长
组长 课长
经理
QE
组长
课长
经理
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四.品质记录的要求
做我所写，写我所做；
字迹工整，及时有效！
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五.表单填写的注意事项
（1）用笔可靠性：可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不准用红笔/铅笔/可擦拭笔， 用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性；
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五.表单填写的注意事项
（2）数据原始性：记录即是证据，首要属实，如实记录，不允许添加点滴水分； （3）清晰规范化：字体/语言/用字规范清晰.不但使自己能看清楚,也能使别人都看清楚.
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五.表单填写的注意事项
（4）笔误处理法：正确的处理笔误:在笔误的地方上，用原使用的笔墨画一横线，再在 笔误处附近填上正确的文字和数值，并签名,附上日期,一般一页笔误处不超过三处， 不可在笔误处乱写，不可涂成黑色或用涂改液/修正纸修改。
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表单填写及 品质记录
制作单位: 中央品保 制作日期: 2014-8-13
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一. 为什么要做品质记录
二. 记录的常见形式
目 录
三. 谁在做品质记录
四. 品质记录的要求
五. 表单填写的注意事项
六. 记录的修订
七. 如何管理品质记录
八. 常见错误
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八.常见错误
空白栏目 未画线
签名未签 全名
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八.常见错误
记录填写/ 签名不及时
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八.常见错误
使用 涂改液
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八.常见错误
笔误方式 处理不当
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八.常见错误
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Q&A Thank you
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